Как написать профессиональное электронное письмо с запросом на отпуск (с шаблонами)

Утвердить время отпуска сложно. Но надежное электронное письмо с запросом на отпуск может помочь вам получить столь необходимый отпуск. Электронное письмо с запросом на профессиональный отпуск требует, чтобы вы заранее изучили политику компании в отношении отпусков.

Вы также должны записать всю необходимую информацию, включая даты отпуска, вашу стратегию и любые второстепенные способы контакта. Вот подробное руководство по написанию профессионального электронного письма с просьбой об отпуске, а также шаблоны, которые помогут вам начать работу.

Что нужно сделать перед написанием электронного письма с запросом на отпуск

Вот некоторые вещи, которые вы должны сделать, прежде чем написать электронное письмо с просьбой об отпуске:

Изучите политику компании в отношении отпусков

В разных компаниях действуют разные процедуры и рекомендации, связанные с запросами на отпуск. Соблюдение этих стандартов необходимо, если вы хотите, чтобы ваш запрос на отпуск был одобрен. Таким образом, вы должны заранее изучить политику отпусков вашей компании.

Это скажет вам, как рано вы должны уведомить при подаче заявления на отпуск. Это также поможет вам определить количество дней отпуска, на которое вы имеете право, исходя из ваших обстоятельств.

Проконсультируйтесь с вашими коллегами

Очень важно поговорить со своими коллегами перед подачей заявления на отпуск. Обсуждайте их доступность в дни вашего отсутствия, чтобы предотвратить потенциальные узкие места в рабочем процессе.

Также неплохо пообщаться о политике компании и отношении руководства к заявкам на отпуск. Кто знает, может, коллега с прошлым опытом составления запросов на отпуск сможет помочь вам написать выигрышную апелляцию.

Случайно упомяните об этом заранее

Не стоит ослеплять своего начальника электронным письмом с просьбой об отпуске. Так что подумайте о том, чтобы небрежно упомянуть о своих планах заранее.

Это может быть простым или более тонким, в зависимости от стиля общения, который предпочитает ваш начальник. Знать подобные мелочи о своем начальнике очень важно, если вы хотите улучшить отношения с начальником.

Небрежно упомянув о ваших планах отправиться в отпуск, ваш начальник успеет скорректировать рабочий процесс. Они также смогут запланировать дополнительные смены, чтобы компенсировать ваше отсутствие, если это будет необходимо.

Как написать профессиональное электронное письмо с запросом на отпуск

Вот пошаговое руководство по написанию профессионального электронного письма с просьбой об отпуске:

1. Начните с правильной темы письма

Выберите четкую и лаконичную тему письма. Цель строки темы — передать намерение вашего электронного письма, которое в данном случае состоит в том, чтобы запросить отпуск. Итак, вы можете пойти с чем-то вроде «Запрос на отпускные дни» или «Запрос на отпуск». Таким образом, ваш начальник будет сразу знать, о чем ваше письмо.

2. Сразу к делу

Вы должны сразу перейти к делу, когда пишете первые несколько строк электронного письма с запросом на отпуск. Напишите в вежливой форме и скажите своему начальнику, что вам нужен отпуск.

Хотя вы не обязаны раскрывать причины, по которым просите отгул, вы можете записать их, если у вас близкие отношения с начальником. Но если вы ненадолго уведомляете своего начальника, будет хорошей идеей раскрыть ваши обстоятельства, независимо от того, насколько вы близки с начальником.

3. Не забывайте о датах

Затем вы должны указать точные даты, когда вы будете не на работе. Если вы упомянули даты своего отпуска в строке темы, проверьте еще раз, чтобы убедиться, что они совпадают с датами в теле письма. Если в вашей компании предусмотрены оплачиваемые выходные, не забудьте указать, сколько часов вы будете брать.

4. Детализируйте свою стратегию

В разделе стратегии вашего электронного письма вы расскажете своему начальнику, как будет выполняться ваша работа, пока вас нет. Вы должны рассказать, над какими проектами вы сейчас работаете и какие обязанности влекут за собой эти проекты.

Это хорошая идея, чтобы перечислить все задачи, над которыми вы работаете во время составления электронного письма. Затем укажите, какие задачи вы можете и не можете выполнить до запрошенного отпуска.

Кроме того, сообщите им, какие задачи вы будете делегировать и каковы их сроки во время вашего отсутствия. Эта информация должна включать имя и контактные данные коллеги или команды, которые будут выполнять ваши обязанности.

Отключение от работы перед отпуском это хорошая идея. Но если вы хотите, чтобы ваша организация могла связаться с вами во время вашего отпуска, рассмотрите возможность включения раздела о предпочитаемом вами способе связи.

Запишите время, в течение которого вы будете доступны в этом режиме связи. При желании вы также можете указать номер службы экстренной помощи на случай, если компании потребуется связаться в часы, когда вы не будете доступны по предпочитаемому вами способу связи.

6. Передайте свою благодарность и открытость к любым вопросам

Обычно принято заканчивать электронное письмо, говоря своему начальнику, что вы открыты для любых вопросов. Чтобы облегчить это, вы можете добавить предпочтительный рабочий контакт, например рабочий адрес электронной почты. Вы даже можете сказать своему боссу, что готовы поговорить с глазу на глаз, если это необходимо.

Заканчивая электронное письмо с просьбой об отпуске, не забудьте поблагодарить своего начальника за уделенное вам время. Простое «Спасибо». будет достаточно.

Шаблоны писем с запросом на отпуск

Вот несколько шаблонов писем с просьбой об отпуске, которые помогут вам начать работу с собственной апелляцией:

Шаблон 1:

Тема: [Ваше имя] Запрос на отпуск

Уважаемый [Имя начальника],

Надеюсь, это письмо найдет вас хорошо.

Я хотел бы запросить время отпуска с [указать дату] до [указать дату]. Я завершу все свои проекты до даты начала запрошенного отпуска. Кроме того, [вставьте имя коллеги] согласился взять на себя мою работу во время моего отсутствия.

Для экстренной связи во время моего отпуска вы можете позвонить мне по номеру мобильного телефона [вставьте номер телефона]. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной, используя мой рабочий адрес электронной почты: [вставьте адрес электронной почты].

Спасибо за ваше время.

[Ваше имя]

читать далее

Шаблон 2:

Тема: [Ваше имя] Электронное письмо с запросом на отпуск

Уважаемый [Имя начальника],

Привет дня!

Я пишу по электронной почте, чтобы запросить время отпуска с [указать дату] до [указать дату]. Мне нужен этот отпуск, потому что [вставьте причину]. Я поручил свои незавершенные проекты и задачи [вставить имя коллеги], который согласился взяться за мои проекты во время моего отсутствия.

Моя команда также согласилась оплачивать мою работу во время отпуска. В это время я буду недоступен для связи, но если я вам срочно понадоблюсь, вы можете позвонить мне по телефону [вставьте номер телефона].

Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете связаться со мной по адресу [вставьте адрес электронной почты].

Спасибо за ваше время.

[Ваше имя]

читать далее

Шаблон 3:

Тема: [Ваше имя] Запрос отпуска в период с [дата] по [дата]

Уважаемый [Имя начальника],

Надеюсь ты в порядке.

Как мы уже обсуждали ранее, я хотел бы запросить отпуск с [указать дату] до [указать дату]. Я закончу свои причитающиеся проекты после того, как вернусь из отпуска. Между тем, моя команда согласилась взять на себя мою работу во время моего отсутствия.

Если у вас есть вопросы по моему запросу, пожалуйста, напишите мне по адресу [insert email]. Если вам нужно связаться со мной, пока меня нет, вы можете позвонить мне по номеру мобильного телефона [вставьте номер телефона].

Ждем вашего ответа в ближайшие дни.

Спасибо за ваше время.

[Ваше имя]

читать далее

Запрос на отпуск не должен быть проблемой

Чтобы убедиться, что ваш запрос на отпуск принят, обязательно изучите политику вашей компании в отношении выходных. При написании электронного письма придерживайтесь сути и подробно опишите, как будет выполняться ваша работа в ваше отсутствие.

Кроме того, сообщите своему начальнику, как он может связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации. Также рекомендуется сообщить об этом своему начальству, прежде чем отправлять электронное письмо с запросом на отпуск. Это предотвратит их слепое зрение или случайное игнорирование электронной почты.