Обмен файлами — обычная практика в командной работе. Но это контрпродуктивно, когда файлы, которыми вы делитесь, не организованы и засоряют вашу систему. Среди беспорядка мало что можно сделать.
Организация ваших общих файлов является ключом к оптимизации вашего рабочего процесса. Если вы этого не сделаете, вы можете потерять важные файлы или перепутать их в процессе работы. Узнайте об эффективных способах организации общих файлов для повышения производительности.
1. Просмотрите существующие файлы
Периодический просмотр существующих файлов необходим для поддержания вашей системы в порядке. Есть большая вероятность, что в вашей системе есть файлы, которые вы больше не используете или не нуждаетесь. Эти файлы могут оставаться там и занимать место без вашего ведома.
Всегда находите время для просмотра своих файлов, чтобы вы могли удалить те, которые вам больше не нужны, и обновить устаревшие, чтобы извлечь из них максимальную пользу. Может быть сложно следить за просмотром ваших файлов в одиночку. Обучайте членов вашей команды или сотрудников важности просмотра существующих файлов. Эта простая обязанность создает чистое рабочее пространство для повышения эффективности.
2. Создайте и назовите свои папки в деталях
Нет ничего более дезориентирующего, чем необходимость тратить большую часть своего рабочего времени на поиск файлов в вашей системе. Избавьте себя от хлопот, создав разные папки для файлов в соответствии с их категориями.
Мастеринг как организовать ваши папки в деталях экономит время и повышает производительность. Вы можете быстро перемещаться по своим файлам или папкам, не открывая их для идентификации или доступа к ним. Точно так же создание и присвоение имен вашим папкам помогает членам вашей команды определить, какие файлы принадлежат им для доступа, а какие содержат конфиденциальную информацию.
При именовании своей папки старайтесь, насколько это возможно, избегать использования длинных и сложных имен, потому что их трудно запомнить. Кроме того, избегайте использования специальных символов и символов, потому что они не только невидимы, но и бессмысленны. Наконец, если вы должны использовать пробелы для разделения слов, используйте вместо них символы подчеркивания или тире.
3. Ограничьте свои папки
Хотя создание и присвоение имен папкам является хорошей практикой для организации общих файлов, не переусердствуйте. Наличие одной папки для каждого файла создаст беспорядок. У вас будет слишком много файлов в вашей системе, и это может быть ошеломляющим.
Таким образом, вместо того, чтобы создавать папку для каждого файла, объедините файл в папку с аналогичным содержимым. Вы точно знаете, где искать файлы в той же категории.
4. Откажитесь от локального хранилища
Локальное хранилище раньше было незаменимым, но с оцифровкой появились более жизнеспособные варианты. Итак, если вы все еще используете локальное хранилище для хранения файлов, вы застряли в прошлом. Помимо дороговизны в обслуживании из-за приобретения более высокой пропускной способности для хранения большего количества файлов, локальное хранилище представляет угрозу безопасности. Если кто-либо вмешается в ваше устройство хранения данных, вы можете потерять всю имеющуюся на нем информацию.
Поэтому вместо локального хранилища используйте облачное хранилище. С облачным хранилищем вы можете получить удаленный доступ к своим файлам, иметь больше места для хранения и обеспечить более надежную защиту. Проверьте самые дешевые поставщики облачных хранилищ для экономии затрат.
5. Внедрение программного обеспечения с контролем версий
Существует высокая вероятность того, что вам потребуется изменить файлы после их создания. Контроль версий помогает отслеживать изменения, внесенные в файл или коллекцию файлов. Отслеживание изменений вручную пугает и может запутать вас.
Так же, как вы можете использовать приложения контроля версий для повышения вашей производительности, вы можете использовать программное обеспечение для организации файлов с контролем версий, чтобы отслеживать изменения, которые вы вносите в файл, чтобы не перепутать их.
Удерживать всех членов команды на одной странице — это роль системы контроля версий. Что наиболее важно, это гарантирует, что все в команде сотрудничают и работают над одним и тем же проектом, гарантируя, что все они используют самую последнюю версию файла.
6. Создание ярлыков и избранного
Если у вас ограниченный бюджет или вам нужно быстро действовать, лучше всего создать ярлыки и избранное. Ярлык — это ссылка на файл на жестком диске. Программа, файл или папка могут быть определены своим указателем.
Поскольку он содержит информацию о расположении исходного файла, ярлык представляет собой крошечный файл, который занимает очень мало места для хранения. Дубликат не совсем соответствует исходному файлу. Таким образом, исходный файл остается неповрежденным при удалении ярлыка.
С помощью ярлыков вы можете разместить наиболее часто используемые программы и ярлыки папок в легкодоступных местах, таких как рабочая панель или панель быстрого запуска.
7. Предварительно создайте шаблоны папок
Еще один способ упорядочить общие файлы — предварительно создать временный шаблон. Вы можете предварительно создать шаблоны папок, если не знаете, какой шаблон использовать в данный момент.
Предварительное создание шаблона папки поможет вам хранить некоторые файлы в папке, а не оставлять их где-либо в вашей системе. Это также предотвращает космические грибы. Если вы, наконец, определитесь со своей позицией в этих предварительно созданных папках, вы можете или не можете переместить их в свое постоянное хранилище.
8. Используйте автоматизированное программное обеспечение для организации
Один из наиболее эффективных способов упорядочить ваши общие файлы — это включить в вашу систему программное обеспечение для автоматической организации. Организация файлов вручную не только утомительна, но и занимает много времени. Перемещение различных файлов в определенные места требует внимания к деталям.
Тем не менее, есть тенденция к тому, чтобы вещи проскальзывали сквозь трещины. Но совсем другое дело, когда вы автоматизируете процесс с помощью организующего программного обеспечения. Эффективное программное обеспечение для организации поместит ваши общие файлы в нужные места практически без контроля. У вас и вашей команды будет больше свободного времени, чтобы сосредоточиться на более важных задачах и повысить свою производительность.
9. Удалить устаревшие файлы
Устаревшие файлы бесполезны для вас. Если вы не планируете их обновлять, им нечего делать в вашей системе. Если вы проведете инвентаризацию своих файлов, вы можете обнаружить, что файлы, которые вы больше не используете, занимают значительное место в хранилище. Их удаление даст вам больше места для создания и хранения соответствующих файлов.
Кроме того, оставление устаревших файлов в ваших системных файлах может случайно объединиться с более новыми или текущими файлами, что приведет к путанице. Этот сценарий может возникнуть, когда эти файлы находятся в руках новых или неопытных сотрудников. Чтобы автоматизировать этот процесс, вы можете выбрать программное обеспечение для удаления файлов, например PrivaZer, Файловый шредер, а также Глари Утилиты, среди прочих.
Организация общих файлов для повышения производительности
Чистое рабочее место повышает производительность. Вы можете легко получить доступ к любому документу, который вам нужен, и перемещать вещи без препятствий. Организация ваших общих файлов не только повысит вашу производительность, но и сделает вас более эффективным, поскольку вы будете больше сосредоточены на текущих задачах.
Интересно, что вам не нужно делать все это самостоятельно. Вы можете использовать автоматизированные инструменты для подъема и размещения, чтобы заниматься другими задачами, требующими вашего внимания.
