Управление распределенной командой может быть сложной задачей. Как вы обеспечиваете совместную работу, когда члены вашей команды находятся в разных часовых поясах? И есть ли у всех ресурсы, необходимые для продуктивной работы и достижения целей вашей команды?
Хотя при управлении удаленными сотрудниками есть о чем подумать, многие проблемы можно решить, если вы используете систему управления проектами monday.com, чтобы оставаться на связи. Но поскольку это платформа с бесчисленным количеством опций, полезно знать несколько лучших практик, чтобы ваша удаленная команда процветала, где бы она ни находилась. Вот восемь лучших.
1. Управление расписанием вашей команды
Удаленные сотрудники могут находиться в разных часовых поясах, что затрудняет отслеживание того, кто находится в сети и в какое время. Даже для тех, кто работает локально, красота удаленной работы означает, что члены вашей команды могут предпочесть войти в систему, когда они чувствуют себя наиболее продуктивно. Некоторые могут быть ночными совами, в то время как другие могут рано вставать и начинать работать до восхода солнца.
Вместо того, чтобы полагаться на калькуляторы часовых поясов или пытаться отслеживать расписания каждого в своей голове, используйте Понедельник чтобы отобразить все это в черно-белом цвете. Используйте раздел обновлений вашего еженедельного расписания, чтобы отметить отсутствие или запросить изменение смены.
2. Используйте каталог компании
В зависимости от размера вашей организации у вас могут быть сотни или даже тысячи сотрудников, работающих в разных местах. Настройте каталог компании, чтобы все были на связи и сотрудничать на monday.com.
Вы добавите членов команды в соответствии с их ролью, а затем добавите столбец для отображения изображения их профиля, контактной информации и местного часового пояса. Еще лучше, нажмите на карту, чтобы увидеть их глобальное местоположение.
3. Организация встреч
Удаленные видеовстречи может быть важно для командных наверстываний, но это может быть сложно координировать, когда члены команды находятся в разных часовых поясах. Также важно, чтобы эти личные взаимодействия не снижали продуктивности.
Используйте monday.com для создания доски собраний с позициями, описывающими тему собрания. Чтобы все прошло гладко, заранее загрузите повестку собрания и назначьте действия конкретным членам команды. Таким образом, каждый знает, что нужно обсудить, и может заранее подготовить свои слова и документацию.
Добавьте сводку основных моментов встречи после ее завершения, чтобы все были в курсе того, что обсуждалось, включая необходимые действия. А если кто-то не успел? Monday.com интегрируется с Увеличить, поэтому вы можете добавить запись встречи, чтобы ваша команда могла наверстать упущенное позже.
4. Настройка библиотеки ресурсов группы
Удаленным сотрудникам необходим доступ к общим ресурсам, таким как рекомендации по фирменному стилю компании, шаблоны и документы по адаптации сотрудников. Но просмотр общего диска или папок в папках с электронными письмами в поисках нужного документа может занять много времени.
Вместо этого создайте библиотеку ресурсов на Monday.com и добавьте все необходимые файлы и ссылки в одном централизованном месте. Вы также можете добавлять комментарии к каждому документу, чтобы члены команды могли задавать вопросы или оставлять отзывы без необходимости искать нужного человека, с которым можно связаться.
5. Отслеживание целей команды
Поддержание прозрачности является ключом к успешной работе удаленной команды. Когда все видят, как работает команда и что еще нужно сделать, они могут оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Используйте функцию отслеживания целей monday.com, чтобы ставить цели и ключевые результаты (OKR) для своей команды. Используйте такие виджеты, как дисплей заряда батареи или графики, чтобы каждый мог видеть, насколько вы близки к цели.
6. Использование автоматизации
Monday.com предлагает ряд функций для автоматизации задач и поддержания связи с вашей командой, даже когда вы не в офисе. Автоматизация позволяет легко максимизировать эффективность, не нарушая рабочий процесс. Их можно настроить для таких вещей, как отправка напоминаний, обновление статусов и назначение задач.
Например, вы можете создать автоматизацию, которая отправляет сообщение члену команды, когда ему назначена задача. Или вы можете настроить автоматизацию для обновления статуса задачи, когда кто-то комментирует ее. Максимально используйте возможности платформы по настройке автоматизации, чтобы выполнять такие действия, как перемещение элементов в отдельный рабочий процесс или запуск специального оповещения для вашей команды всего одним нажмите.
Чтобы настроить автоматизацию monday.com, выберите триггер, например изменение статуса или человека, назначенного для элемента. Вашим триггерам потребуется назначенное им условие, а затем вы выберете точку действия, например, уведомление Slack-канала или отправка электронного письма.
7. Использование шаблонов команды
Упростите работу членов вашей команды, создав серию командных шаблонов для задач, которые они регулярно выполняют. Например, если ваша команда проводит еженедельные статусные собрания, вы можете создать шаблон собрания с повесткой дня и форматом собрания. Таким образом, члены команды могут просто каждую неделю заполнять соответствующие данные, не начиная с нуля.
Вы также можете создавать шаблоны для адаптации новых членов команды, планов проектов и маркетинговых кампаний.
8. Функции быстрого поиска
Продуктивность — это все в удаленной работе. Легко перегрузиться теми самыми средствами связи и совместной работы, которые были предназначены для упрощения наших ролей. Чтобы ежедневно экономить массу времени, привыкните к следующим функциям:
- Быстрый поиск: использовать CTRL/CMD + К чтобы получить доступ к быстрому поиску и сразу же погрузиться в недавно использованные доски.
- Пакетный выбор: отсюда возьмите несколько элементов, используя функцию «Пакетный выбор» на доске. Нажмите на поле действия слева от любого элемента, затем удерживайте СДВИГ чтобы щелкнуть другое поле на отдельном элементе.
Воспользовавшись такими функциями Monday, как шаблоны, автоматизация и быстрый поиск, вы сможете оптимизировать рабочий процесс своей команды и повысить производительность.
Если вы не заинтересованы в использовании Monday, стоит обратить внимание и на другие инструменты управления проектами, такие как Asana и Trello. Самое главное — найти инструмент, который работает для вас и вашей команды. Имея правильную систему, вы сможете успешно управлять своей удаленной командой, где бы она ни находилась.