Как создавать и использовать диаграммы Ганта в Notion

Независимо от того, работаете ли вы самостоятельно или в составе большой команды, диаграммы Ганта — отличный способ управлять сложными проектами. Многие инструменты управления проектами предлагают возможность использовать диаграммы Ганта, и Notion — один из них.

Знание того, как использовать диаграммы Ганта в Notion, может показаться сложным, если вы никогда раньше этого не делали. Но если вы ищете руководство, вы попали по адресу: именно его мы вам покажем сегодня.

Что такое диаграмма Ганта?

Прежде чем мы начнем изучать, как использовать диаграмму Ганта, стоит понять, что это такое. Диаграммы Ганта — это системы, которые можно использовать для измерения хода крупных проектов. Хотя вы часто увидите их использование в крупных организациях, вы также можете использовать диаграммы Ганта, если вы фрилансер или студент. Они также отлично подходят для команд, работающих удаленно.

Диаграммы Ганта обычно содержат описание каждой задачи в рамках проекта, например редизайн веб-сайта или запуск маркетинговой кампании. Затем вы можете увидеть график ожидаемых дат завершения, а также процент прогресса. Как и многие другие методы управления проектами, вы также можете делегировать задачи другим.

Если вы являетесь частью удаленной команды, вы можете проверить эти лучшие инструменты управления проектами для удаленной совместной работы.

Как создать и использовать диаграмму Ганта в Notion

Хотя вы можете создать диаграмму Ганта в Notion с нуля, гораздо проще использовать заранее разработанный шаблон, особенно если вы новичок. В Notion есть бесплатный шаблон диаграммы Ганта, который вы можете загрузить и использовать в предпочитаемом вами рабочем пространстве, и именно его мы собираемся использовать в этом руководстве.

Вот как получить шаблон:

1. Перейти к Страница шаблона Gnatt в Notion и выберите Начните с этого шаблона.
2. Выберите рабочую область, в которой вы хотите скопировать шаблон.
3. Подождите, пока Notion продублирует шаблон и начнет настраивать его по своему усмотрению.

Теперь, когда у вас есть шаблон, давайте перейдем к настройке и использованию диаграммы Ганта в Notion.

1. Ввод названий проектов

Прежде чем приступить к более сложным аспектам настройки, вам следует начать с ввода названий проектов. Сделать это очень просто:

1. Перейти к Проект вкладка.
2. Наведите курсор на проект, который хотите изменить, и выберите Открыть.
3. Введите новое имя вашего проекта в верхнем текстовом поле.

Кроме того, вы можете нажать на имя, которое хотите изменить, в таблице и настроить его по мере необходимости. Повторяйте любой процесс, пока не измените все имена проектов в соответствии со своими требованиями.

2. Настройка особенностей каждого проекта

После того как вы изменили название каждого проекта в диаграмме Ганта Notion, вы готовы приступить к настройке дополнительных деталей. Вы можете изменить каждое из следующих действий:

• Добавление подзадач внутри каждого окна.
• Обновление вашего статуса и прогресса.
• График

Чтобы вам было легче следовать этому процессу, мы разобьем их на несколько разделов ниже.

Добавление подзадач в каждое окно

Добавление подзадач, пожалуй, лучшее начало после того, как вы изменили названия проектов. Вот как это сделать:

1. Откройте задачу, которую хотите настроить. Вы можете сделать это, зайдя в Проект раздел или щелкнув вкладку в представлении шкалы времени.
2. Вы можете заметить заранее заданное количество задач, уже перечисленных в Notion. Нажмите на каждый из них, чтобы настроить имя, диспетчер задач и статус. При необходимости вы также можете добавить комментарии.
3. Чтобы добавить новые задачи с нуля, нажмите на кнопку + кнопка. Затем либо выберите страницу для ссылки, либо создайте новую, набрав "создавать" в строке поиска и нажмите на «Новое создание в Задачах».
4. Чтобы удалить задачи, выберите значок - значок после наведения курсора на эту конкретную задачу.

После добавления новых задач вы можете настроить все так же, как и предустановленные версии.

Обновление статуса вашей задачи

Если вы хотите обновить задачи в шаблоне Notion Gantt, откройте карточку, связанную с вашим проектом или подзадачой. Здесь вы найдете раздел под названием Положение дел; разверните раскрывающееся меню и выберите текущий статус проекта.

Вы, вероятно, заметите процентный раздел в Прогресс вкладка. Вы можете обновить это, выполнив подзадачи в своем проекте.

Если вы новичок в Notion, рассмотрите возможность ознакомления с этим руководством на полезные вещи, которые вы можете сделать в Notion.

График

Если вам нужно изменить временную шкалу для каждой задачи, вы можете использовать Сроки раздел. Выберите новые даты начала и окончания, когда появится календарь.

Вы также можете перемещать свой проект по временной шкале диаграммы Ганта, перетаскивая необходимые задачи.

3. Изменение вида

Если вы хотите изменить представление диаграммы Ганта, у вас есть несколько вариантов. С правой стороны вы увидите раскрывающееся меню с указанным временным масштабом; возможно Месяц, Год, Четверть, Или что-то вдоль этих линий.

Выберите предпочтительный промежуток времени из меню. Вы также можете использовать Сегодня вкладка, чтобы перейти к текущему дню.

Другой вариант — изменить представление задач по приоритету. Для этого выберите По приоритету в левой части экрана. Альтернативно, выберите Все проекты для полного обзора всего.

Обратите внимание, что при желании вы можете настроить все эти имена. Возможно, вы также захотите проверить это краткое руководство по шаблонам проектов и задач Notion если вы только начинаете.

4. Просмотр и делегирование задач

Если вы используете диаграмму Ганта для индивидуальных проектов, этот раздел вам не нужен. Но если вы разработали диаграмму Ганта для работы в большой команде, важно знать, как делегировать задачи.

1. Прокрутите вниз до Задания.
2. Нажать на Назначенный вкладка.
3. Введите имя человека, которому вы хотите делегировать задачу.

Альтернативно, вы можете следовать этим инструкциям:

1. Откройте задачу.
2. Перейти к подзадаче.
3. Выберите человека, которому хотите делегировать свою задачу, в Назначенный раздел.

Если позже вы решите, что диаграммы Ганта — не самый оптимальный способ управления вашими проектами, не волнуйтесь. Несколько альтернативы управлению проектами диаграммам Ганта существовать.

Создайте эффективные диаграммы Ганта в Notion

Хотя диаграммы Ганта на первый взгляд могут показаться запутанными, они также являются эффективным способом управления проектами. Знание того, как использовать диаграммы Ганта в Notion, является полезной отправной точкой, и в результате вы можете обнаружить, что ваша команда работает более продуктивно.

Даже если вы используете эти диаграммы только для отдельных проектов, вам также может быть проще отслеживать ваши большие задачи. Диаграммы Ганта можно использовать для нескольких типов проектов, особенно они удобны для долгосрочных.