Как упростить отслеживание изменений в Microsoft Word

Отслеживать изменения — один из лучших инструментов для редактирования документов Word и совместной работы с другими, но его использование может оказаться сложным и запутанным. Если вы новичок в использовании этой функции в Microsoft Word или не переносите красные отметки и странные настройки, не отказывайтесь от отслеживания изменений.

Как только вы поймете, как работают различные компоненты, эту функцию станет проще использовать. Вы можете настроить эту функцию, чтобы обеспечить более удобную систему при редактировании документа или просмотре чужих правок. Вот несколько идей.

1. Показать изменения в выносках

Отслеживать изменения — это не просто переключатель включения-выключения. Как только вы изучите основы использование отслеживания изменений MS Word, вы можете изучить его возможности и еще больше настроить свой пользовательский интерфейс.

Одним из основных компонентов, которые вы можете изменить, является отображение разметки. Когда ты идешь в

Обзор > Показать разметку > Позиции, у вас есть три варианта:

• Показать изменения в выносках
• Показать все версии в режиме онлайн
• Показывать только форматирование в выносках

«Отслеживание изменений» по умолчанию использует встроенные версии, то есть вычеркивает удаленные слова и вставляет ваши изменения в текст самого текста. С несколькими такими исправлениями можно справиться, но целая книга из них может стать бельмом на глазу. Кроме того, этот параметр не выделяет форматирование — попытка найти эти изменения затруднительна.

Использование выносок только для форматирования — это шаг вперед по сравнению с встроенными изменениями. Удаление и вставка по-прежнему отображаются в основном тексте, но любые изменения формата отображаются в выносках на панели справа от текста.

Если вам вообще не нравится встроенное редактирование, переключитесь на исправления в выносках. Затем вы можете удалять, вставлять и форматировать все, что захотите, и список ваших изменений появится на правой панели. Красный по-прежнему присутствует, но ваши изменения стали намного аккуратнее и ими легче управлять.

2. Используйте «Нет» или «Простую разметку», чтобы не отвлекаться

В зависимости от вашего стиля редактирования вы можете предпочесть сначала прочитать документ, прежде чем вносить в него изменения, чтобы получить представление о его последовательности, читабельности и потенциальных пробелах. Заполнение текста пометками с самого начала может оказаться контрпродуктивным.

Track Changes предлагает два решения в Отображение для проверки выпадающее меню. Простая разметка скрывает выноски и встроенные изменения и отображает только вертикальные красные линии, показывающие, где были внесены изменения. Нажмите любую из этих строк, чтобы быстро отобразить изменения. Нажмите еще раз, чтобы скрыть их.

Без разметки также удаляет вертикальные линии. Вы можете спокойно читать и редактировать, пока не решите иначе. Работа с любой из этих настроек обеспечивает четкий документ с минимальными отвлекающими факторами. Если вы работаете в команде, установите лучшие способы совместной работы в Word в режиме реального времении установите правила отслеживания изменений, чтобы каждый мог работать с комфортом.

3. Используйте всю разметку или умеренно используйте оригинал

Вам не обязательно отображать полную разметку документа Word, если вы специально не хотите просмотреть определенную редакцию или интегрировать изменения.

Просмотр исходного текста еще менее необходим. Вы можете просмотреть исходный текст, чтобы кратко сравнить две версии, например, с точки зрения стиля или длины, но это все. Таким образом, вам не нужно активировать ни одну из этих настроек, пока они вам действительно не понадобятся. Это может помочь свести к минимуму ваше недовольство отслеживанием изменений.

4. Персонализируйте цвета и маркировку

Когда несколько пользователей работают над документом Word и вносят изменения, функция «Отслеживание изменений» выделяет их изменения разными цветами. Самой неприятной проблемой Track Changes часто является красный цвет его маркировки по умолчанию, особенно когда он доминирует в текстах с большим количеством изменений.

Хорошая новость в том, что вы можете изменить этот цвет. Фактически, вы можете раскрасить каждый документ, над которым работаете.

в Отслеживание раздел, нажмите кнопку Изменение параметров отслеживания стрелка. Вы увидите некоторые основные настройки, которые вы можете изменить, но чтобы получить доступ к дополнительным параметрам, нажмите Расширенные настройки. Откроется окно, предлагающее дополнительные способы самостоятельного отслеживания изменений.

Вы можете выбрать лучшие цвета для вставок, удалений, форматирования и многого другого. Вы даже можете изменить способ обозначения каждой функции: от жирного до двойного перечеркивания и символов. Кроме того, вы даже можете настроить внешний вид воздушных шаров. Черпайте вдохновение из приложения для повышения производительности с эффективным цветовым кодированием или просто выберите цвета, которые приятны для глаз при использовании «Отслеживать изменения».

Оставление комментариев — это следующий лучший способ оставить отзыв о Microsoft Word, помимо отслеживания изменений. Однако чрезмерное использование комментариев может усложнить процесс редактирования и чтения.

Что упрощает использование комментариев вместе с отслеживанием изменений, так это заранее решить, как вы собираетесь использовать каждую функцию. Что касается комментариев, вы можете зарезервировать их для вопросов автору или идей по улучшению текста — вещей, которые вы не можете сказать через «Отслеживание изменений», не добавив больше красного цвета.

Кроме того, лучше всего выделять только те слова, которые относятся к вашим комментариям, а не целые абзацы. Вы даже можете размещать свои комментарии только в начале или конце глав.

Если у вас возникли проблемы с документом, перегруженным примечаниями и комментариями, попробуйте изучить параметры, доступные в Показать комментарии выпадающее меню. Эта функция может помочь вам организовать комментарии удобным для вас способом, независимо от того, читаете ли вы или редактируете текст.

В качестве альтернативы, если документ, который вы редактируете, небольшой, но вам есть что сказать, подумайте о том, чтобы обратиться к пустая страница в начале или конце документа и перечисление отзывов, которые вы бы оставили в комментариях. там. Вы можете сделать это и для отдельных глав. Инструмент комментариев более практичен, но вы можете использовать его по своему усмотрению.

Не стесняйтесь проявлять творческий подход к имеющимся в вашем распоряжении функциям, таким как добавление номеров строк Microsoft Word к тексту, а затем ссылаться на определенные строки в своем отзыве. Потратьте время, чтобы изучить все, что может предложить это программное обеспечение для обработки текстов, и соответствующим образом адаптировать каждое задание по отслеживанию изменений.

7. Принять или отклонить группы изменений

Как писателю, просматривающему редакции редактора, важно тщательно учитывать большинство изменений, даже при внесении собственных правок.

Однако, когда дело доходит до мелких исправлений, таких как исправления форматирования или орфографии, есть более быстрый способ интегрировать изменения или избавиться от них. Просто выделите весь абзац, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите либо Принять изменение или Отклонить изменение. Ваш выбор повлияет на все изменения в этом параграфе.

Вы можете пойти еще дальше и интегрировать изменения всего документа. Для этого щелкнув правой кнопкой мыши по выделенному абзацу, выберите стрелку вниз под Принимать на панели инструментов, а затем Принять все изменения. Прямо под ним у вас также есть возможность автоматически остановить отслеживание изменений.

8. Настройте панель рецензирования

Как упоминалось ранее, вы можете использовать все, что улучшит ваше взаимодействие с пользователем при отслеживании изменений, в том числе надстройки производительности для Microsoft Word. Однако даже простая реорганизация вашего цифрового рабочего пространства может улучшить ваш рабочий процесс.

Панель просмотра в разделе «Отслеживание изменений» — это еще один способ просмотреть все изменения, не загромождая ими экран. Вы можете редактировать документ без разметки и позволить панели создать простой список изменений. Нажав стрелку рядом с Панель проверки, вы можете переключить его из вертикального положения в горизонтальное и обратно.

Заставьте изменения трека работать на вас

На первый взгляд это может показаться сложным, но программа Microsoft Track Changes на самом деле очень проста и полезна, если вы изучите все тонкости. Независимо от того, вносите ли вы изменения или получаете их, настройте параметры отслеживания изменений, прежде чем приступить к работе, чтобы упростить задачу. Организуйте, как пометки, комментарии и панель рецензирования должны выглядеть внутри и вокруг текста.

Отслеживать изменения в Microsoft Word станет проще, если вы создадите макет и цветовую схему, которые будут мотивировать вас, а не чрезмерно стимулировать.