Как совместно работать над документом Word в режиме реального времени

Работа с другими людьми над документом Word может оказаться настоящей проблемой. Даже опытным пользователям Microsoft 365 может быть сложно редактировать и просматривать общие документы.

Однако вы можете легко совместно работать над документом Word в режиме реального времени, отслеживая любые изменения и одобряя или отклоняя их. Мы рассмотрим необходимые инструменты и то, как их можно использовать для наиболее эффективного сотрудничества.

Что нужно для совместной работы над документом Word?

Если вы хотите совместно работать над документом Word в режиме реального времени, вам необходимо сохранить его в своей учетной записи OneDrive. Для этого откройте документ, перейдите в Файл > Сохранить как, и сохраните его в OneDrive.

Кроме того, мы рекомендуем использовать более позднюю версию Microsoft 365 и иметь активную подписку. В соответствии с Майкрософт, вы по-прежнему можете редактировать документ одновременно с другими людьми, но у вас не будет функции совместной работы в режиме реального времени.

Чтобы увидеть чужие изменения, необходимо периодически обновлять документ. Если срок действия вашей подписки истек, есть несколько способов получите скидку на новую подписку Microsoft 365.

Как поделиться документом Word

Теперь, когда вы знаете, что вам нужно для работы с другими людьми над одним документом Word, давайте посмотрим, как вы можете поделиться им. Первый вариант — поделиться им из Word. Открой Файл меню и выберите Делиться.

Вы заметите, что есть два разных варианта:

• Поделиться по электронной почте. Вам необходимо ввести адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться документом.
• Поделиться ссылкой. Таким образом, каждый, у кого есть ссылка, сможет получить доступ к документу. Если вам нужно поделиться документом с большим количеством людей, этот вариант может быть более эффективным. Однако, если вы работаете над чем-то конфиденциальным, возможно, лучше вручную добавить каждого участника.

Независимо от того, какой метод вы используете, найдите время и установите правильные разрешения. Нажмите кнопку Редактировать и выберите, смогут ли люди, с которыми вы делитесь документом, только просматривать или редактировать его.

Затем нажмите кнопку Настройки обмена вариант. Там вы можете установить дату истечения срока действия документа и даже установить пароль для обеспечения безопасности информации. Когда вы будете довольны настройками общего доступа, нажмите Применять.

Кроме того, вы можете поделиться документом Word через OneDrive, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав OneDrive > Поделиться. Затем вам нужно будет установить настройки общего доступа, как показано выше.

Как отслеживать и просматривать изменения в Microsoft Word

В зависимости от установленного разрешения люди, которым вы предоставили доступ к документу, могут редактировать его. Чтобы следить за изменениями, вносимыми всеми, следует включить Отслеживать изменения особенность.

Для этого откройте Обзор вкладку и перейдите к Отслеживание меню. Там откройте Отслеживать изменения меню и выберите Для всех. Когда эта функция включена, Word будет подчеркивать добавленный текст, а удаленный текст будет отмечен зачеркиванием.

Теперь, если вы хотите, чтобы кто-либо еще не случайно отключил эту функцию, нажмите кнопку Блокировка отслеживания вариант и установите пароль. Таким образом, вы можете быть уверены, что не пропустите ни одного изменения, внесенного в документ.

Выберите, как изменится отображение Microsoft Word

Для большей эффективности Word позволяет выбрать способ отображения изменений, внесенных в документ. в Обзор вкладку, откройте раскрывающееся меню рядом с вкладкой Отображение для проверки икона. Там выберите один из следующих вариантов:

• Оригинал. Показывает исходный документ. Однако он не удалит никакие комментарии или изменения, внесенные другими.
• Без разметки. Удаляет разметку и отображает документ с уже одобренными вами изменениями.
• Вся разметка. Любые изменения отображаются разными цветами для каждого соавтора.
• Простая разметка. Отмечает изменения красной линией.

Как принять или отклонить изменения в Microsoft Word

Чтобы принять или отклонить изменения, щелкните правой кнопкой мыши отслеживаемое изменение и выберите либо Принять вставку или Отклонить вставку, в зависимости от того, добавил ли кто-то или удалил текст. Если кто-то другой удалил часть документа, вы увидите Принять удаление и Отклонить удаление параметры.

Хотя процесс прост, вы можете пропустить некоторые изменения, если над одним документом работает много участников. Если вы хотите убедиться, что ничего не упускаете, воспользуйтесь Изменения раздел вместо того, чтобы вручную просматривать документ. Там используйте Предыдущий и Следующий кнопки для навигации по изменениям.

Существует больше способов управления отслеживаемыми изменениями. Например, вы можете нажать Принять > Принять и перейти к следующему. Если вы уже обсуждали с коллегами правки, вы можете использовать Принять все изменения вариант.

Аналогично, вы можете отклонить изменения, нажав кнопку Отклонять кнопку или Отклонить > Отклонить и перейти к следующему. Чтобы удалить все изменения, перейдите на вкладку «Обзор», нажмите на стрелку ниже. Отклонятьи выберите Отклонить все изменения. Это может быть очень полезно, если кто-то импортировал большой объем данных в Word без предварительной консультации с вами.

Используйте панель «Рецензирование» для отслеживания изменений в Microsoft Word

Еще один эффективный способ отслеживать любые изменения — использовать панель проверки. Этот инструмент покажет вам количество видимых отслеживаемых изменений и комментариев в вашем документе.

Чтобы получить к нему доступ, перейдите в Обзор > Отслеживание и нажмите на Панель обзора. Затем выберите один из Панель просмотра по вертикали или Панель просмотра по горизонтали параметры.

Как отслеживать изменения, внесенные конкретными людьми в Microsoft Word

Возможно, было бы более эффективно отсортировать изменения по автору. Чтобы сделать это в Microsoft Word, перейдите в Обзор > Отслеживание и расширить Показать разметку меню. Там выберите Специфичные люди и снимите все флажки, кроме тех, которые соответствуют авторам, изменения которых вы хотите просмотреть.

Как прекратить общий доступ к документу или изменить разрешения в Microsoft Word

Если вы хотите прекратить делиться документом с конкретными участниками, откройте документ и перейдите в раздел Делиться меню. Там выберите Управление доступом.

Чтобы удалить доступ к одному из участников, выберите его имя пользователя. Затем нажмите Прямой доступ и откройте раскрывающееся меню. Выбирать Удалить доступ и подтвердите действие. Альтернативно, используйте то же меню, чтобы изменить способ доступа к общему документу.

Удобная совместная работа в Microsoft Word

Использование инструментов Microsoft Word для совместной работы может сэкономить вам много времени, поскольку вам не придется отправлять членам вашей команды электронное письмо о любых изменениях, внесенных в документ. Помимо возможностей совместной работы, Microsoft Word имеет множество функций и инструментов, поэтому вам не понадобится другой текстовый процессор для завершения ваших проектов. Например, вы можете конвертировать таблицы в графики или переводить языки на ходу.