Как создать временную карту для повышения производительности

Как часто вы теряетесь, не в силах справиться с бесконечным потоком задач, возникающих на вашем пути? Вы лежите на своей кровати ночью, думая обо всей работе, которую вы могли бы выполнить в течение дня, но не смогли.

Вы думаете о том, как вы могли бы лучше управлять своим временем и сделать больше. Но день потерян. Если бы вы все это планировали заранее. Если приведенный выше сценарий описывает вашу ситуацию, вам необходимо рассмотреть возможность отображения времени.

Что такое отображение времени? Чем это отличается от временной блокировки?

Картирование времени относится к процессу создания структуры, отображающей вашу деятельность (работу, встречи, личные обязательства) во времени. Карту времени легко спутать с планированием или традиционными методами управления временем, такими как блокировка времени. Однако есть заметная разница.

Карта времени предлагает целостное представление о вашем дне, неделе или месяце. Это дает ясность в отношении того, как вы должны проводить свои дни, что вам нужно делать и когда. После того, как у вас есть представление о том, как вы планируете проводить свое время, вы можете начать планировать временные блоки для высокоприоритетных задач (блокировка времени).

В отличие от других методов тайм-менеджмента, тайм-мэппинг — это не просто распределение времени для работы. Это полный план того, как вы проводите свое время, от работы и хобби до отдыха и семейного времени. И как только вы войдете в привычку составлять карты времени, произойдет волшебство.

Вы получаете четкую карту того, что вы должны делать, поэтому усталость от принятия решений исчезает. Дни жонглирования между различными проектами уходят, потому что вы уже запланировали временные блоки для высокоприоритетных задач. Вы знаете, когда пора работать, а когда пора отложить заботы и выпить чашечку горячего кофе. Вы больше не торопитесь и делаете больше работы.

Звучит красиво, правда? Давайте поговорим о том, как создать карту времени, чтобы повысить продуктивность и взять под контроль свою жизнь.

Как создать временную карту для повышения производительности

Не существует стандартного способа создания временной карты, потому что временная карта является индивидуальной. У людей разные цели, темпераменты и обстоятельства. То, что работает для одного, может не работать для другого. Тем не менее, следующее руководство дает набросок типичного процесса создания карты времени, которому вы можете следовать и формировать в соответствии с вашими конкретными обстоятельствами.

Шаг 1. Подумайте, как вы проводите время

Прежде чем приступить к созданию временной карты, важно спросить себя: зачем вы создаете временную карту и чего вы ожидаете от нее? Это важные вопросы, которые влияют на то, насколько эффективным будет для вас тайм-мэппинг. Вот почему так важно быть правдивым, отвечая на эти вопросы.

Вы можете начать с размышлений о том, как вы проводите свое время в обычный день. Довольны ли вы своим нынешним распорядком? Если нет, подумайте, что бы вы хотели улучшить. Не забывайте, что вы создаете временную карту для себя.

Это означает, что при ответе на эти вопросы вы должны учитывать свою личность, часы пиковой продуктивности и привычки. Например, если вы знаете, что лучше всего работаете поздно ночью, вы можете установить временные блоки для своих наиболее приоритетных задач в ночное время, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

Как только вы взглянете на свой образ жизни с высоты птичьего полета, рассмотрите недостатки своего распорядка дня, вещи, которые вы хотите улучшить, и поняли, чего вы хотите достичь с помощью карты времени, переходите к следующему шаг.

Шаг 2: Создайте список дел

Перечислите действия, которые вы хотите выполнить в установленные сроки. Для вашей первой карты лучше придерживаться более коротких временных рамок, предпочтительно недели. Это потому, что более короткие временные рамки помогают вам ставить реалистичные цели и чувствовать себя менее подавленным.

При составлении списка занятий на неделю создайте категории для различных областей вашей жизни (работа, хобби, здоровье, друзья и семья). Вы можете легко управлять своими задачами, разделив их на соответствующие категории. Но не переусердствуйте. Лучше оставить категории между 3-5, чтобы избежать беспорядка.

Шаг 3: Цветовая маркировка различных действий

Создание временных карт не должно быть скучным. Вы можете (должны) добавить цвет к различным категориям карты времени. Это делает вашу карту времени увлекательной, а различные цвета помогают визуализировать вашу карту времени. Но не добавляйте цвета случайным образом. Разные цвета представляют разные чувства, поэтому цветовой код соответствует этому.

Зеленый олицетворяет природу и изобилие, поэтому мы присвоили зеленый цвет моей категории здоровья в Clockify.

Шаг 4: Расставьте приоритеты задач

Перечисляя действия, которые вы хотите выполнить за неделю, вы поймете, что на выполнение всех задач недостаточно часов. Здесь вам нужно будет начать расставлять приоритеты. Однако большинству людей трудно расставить приоритеты. Если это ты, используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты в своих задачах.

Матрица Эйзенхауэра помогает разделить задачи на четыре квадранта в зависимости от их важности и срочности. Самые важные и срочные задачи получают наивысший приоритет, а наименее важные и менее срочные задачи планируются на потом, делегируются или удаляются из списка дел.

Шаг 5: Запланируйте временные блоки

После того, как вы расставили задачи по приоритетам, следующим шагом будет блокировка времени. Вот как создать временные блоки в календаре:

1. Создавайте временные блоки для первоочередных задач.
2. После этого создайте временные блоки для встреч.
3. Если у вас осталось достаточно времени, создайте временные блоки для других важных задач или проектов.

Хотя процесс кажется простым, поначалу вы будете делать ошибки. Но не волнуйтесь, со временем у вас это получится. Однако, чтобы облегчить вам процесс и свести к минимуму вероятность ошибки, вот несколько советов, о которых следует помнить:

• Держите временные блоки достаточно гибкими, чтобы оставить место для неожиданных звонков и неизбежных отвлекающих факторов.
• Установите фиксированное время для рутинных дел (завтрак, утренняя пробежка, ужин).
• Планируйте встречи (если возможно) в один временной блок, потому что встречи, разбросанные по всему дню, могут снизить производительность.
• Не забывайте создавать временные блоки для отдыха.
• Оставьте пустые блоки времени для внезапных, неожиданных событий.

Шаг 6: Обзор и пересмотр

Теперь, когда вы создали свою временную карту, пришло время просмотреть ее. Посмотрите, идеально ли ваша еженедельная карта времени отражает то, как вы хотите провести неделю. Если нет, измените его. Например, если вы сложили много интенсивной работы в понедельник и вторник, в то время как у вас есть в среду остается много свободного времени — вы можете добавить часть работы в среду, чтобы сбалансировать ваши дни.

Ваша карта времени не является постановлением суда, поэтому не стесняйтесь изменять ее и вносить коррективы, которые вы считаете нужными. Но сделайте это до того, как начнете следовать ему, потому что изменение вашей временной карты на полпути может нарушить ваше расписание на всю неделю.

Следя за своей временной картой, посмотрите, насколько хорошо она работает. Спросите себя: смогли ли вы пройти через это? Это увеличило вашу производительность? Есть ли области, которые нуждаются в дальнейшем улучшении? Основываясь на своих ответах, внесите необходимые коррективы в свои будущие временные карты.

Программное обеспечение для составления карт времени не обязательно, но оно делает процесс более эффективным. Все, что вам нужно, это ручка и бумага, чтобы создать карту времени, перечислив и расставив приоритеты еженедельных действий и создав временные блоки на неделю.

Но с этим есть проблема. Вы не можете вносить изменения. Программное обеспечение для картографирования времени делает картирование времени проще и эффективнее. Кроме того, ваша карта времени всегда доступна на вашем телефоне.

Clockify — одна из лучших программ для тайм-менеджмента. Он предлагает аккуратный, простой в навигации интерфейс и множество функций, которые помогают создавать подробные временные карты.

Вы можете легко создавать временные блоки в приложении. календарь. Щелкните любой период времени (который еще не заблокирован) и Добавить запись времени появится всплывающее окно. Теперь заполните данные и нажмите кнопку ДОБАВЛЯТЬ кнопка. Повторите процесс для любого количества блоков времени.

Ты можешь используйте TimeCamp, чтобы сэкономить время и повысить производительностьи создавать временные карты. После добавления блоков времени на неделю (или месяц) интегрируйте Календарь Google в свой TimeCamp.

Блоки времени из вашего Календаря Google автоматически появятся в вашем расписании TimeCamp в назначенное время. Более того, TimeCamp предлагает автоматическое отслеживание времени — спасение для людей, которые часто забывают добавлять записи о времени.

Planyway позволяет интегрировать Trello, Jira, Google Calendar и Microsoft Teams. Если вы управляете проектами в Trello и планируете встречи в Календаре Google, вам может быть трудно понять, что и когда делать.

Planyway объединяет все это в одном месте, что упрощает создание временной карты. Вы можете перетаскивать временные блоки по календарю Planyway, что упрощает внесение изменений в последнюю минуту.

От написания статей и составления бюджета до создания списка просмотра моих любимых фильмов — вы можете многое сделать с помощью набора редакторов Документов Google. Создание временной карты ничем не отличается.

Google Sheets предлагает все необходимое для создания идеальной временной карты. Что отличает Google Sheets от других программ для составления карт времени, так это свобода, которую оно дает вам. Вы можете создать свою временную карту так, как вам нравится, не ограничивая себя интерфейсом приложения.

Но если вы не хотите возиться с созданием временной карты с нуля, вот Шаблон карты времени Google Sheets которые вы можете использовать и персонализировать.

Прокрастинация — враг

Карта времени поможет вам лучше управлять своим временем. Он дает вам направление и путь, по которому нужно следовать. Но вы должны посвятить себя этому, чтобы показать свои чудеса. И самое большое препятствие, с которым вы столкнетесь на пути, — это прокрастинация.

Многие люди борются с прокрастинацией и используют разные методы борьбы с ней. Хотя все эти методы имеют свои плюсы, правило пяти минут является одним из самых эффективных.