Вам больше не нужно обмениваться документами Word по электронной почте между коллегами, чтобы добиться цели. Вы могли бы, но с веб-текстовыми процессорами, такими как Google Docs, совместная работа и общение становятся проще простого.
В программном обеспечении вы найдете различные инструменты и функции, которые помогут вам оставаться в курсе событий и не мешать друг другу. В этой статье вы найдете полное руководство по использованию этих инструментов в Документах Google.
Чтобы оптимизировать обратную связь и совместную работу вашей команды, упомяните других и эффективно используйте комментарии в Документах Google.
Упоминание других в ваших Документах Google
Чтобы упомянуть контакт где-либо в Документе Google, введите @ и продолжите с его адресом электронной почты. Если вы сохранили их как контакт в своей учетной записи Google, их имя появится в списке, когда вы это сделаете. Там вы можете щелкнуть их имя, чтобы завершить их добавление.
Упоминание их в документе не приведет к отправке им уведомления, но создаст тег, на который вы можете навести курсор, чтобы увидеть карточка контакта с ярлыками для отправки им электронной почты, создания или планирования встречи или просмотра ваших последних взаимодействий с Google.
Если вы еще не предоставили коллеге доступ, есть несколько способов поделиться своими документами Google, самый быстрый из которых Делиться кнопку в правом верхнем углу. После того, как вы нажмете на нее, вас попросят указать адрес электронной почты и необязательное сообщение. Затем нажмите Отправлять.
Комментарии будут пинговать ваших коллег, привлекая их внимание к вашему общему документу. Чтобы использовать комментарии:
- Выделите текст или медиа, где вы хотите оставить комментарий.
- Панель инструментов появится в правой части документа. Там выберите синий значок речи с символом плюс. Кроме того, вы можете найти этот символ в сером цвете на верхней панели инструментов или щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть список дополнительных параметров.
- Появится панель комментариев. Введите свои мысли в поле, используя @ и адрес электронной почты, чтобы добавить своих коллег.
- Когда будете готовы поделиться, нажмите Комментарий, и ваша заметка появится в документе. Любой, кто отмечен внутри, получит уведомление. Любой, у кого есть доступ к документу, может просматривать и добавлять свои мысли.
Чтобы комментарии не загромождали ваш документ, вы можете устранить их после прочтения или выполнения связанных с ними задач. Для этого нажмите на галочку в шапке темы. Это действие скроет заметку, но вы сможете получить к ней доступ и восстановить разрешенные комментарии в Google Docs путем доступа к вашей истории. Вы можете найти это, выбрав значок речи в правом верхнем углу экрана.
Как использовать предложение правок в Документах Google
Иногда при совместной работе полезно вносить предложения, а не вносить изменения. Вместо того, чтобы пинговать своего коллегу с помощью play-by-play или просеивать историю версий вашего документа, вы можете предложить изменения, используя Режим предложения в Google Документах. Для этого:
- Выделите текст или медиафайл, на который вы ссылаетесь.
- Панель инструментов появится в правой части документа. Там выберите карандашом зеленый значок речи. Кроме того, вы можете переключаться между режимами, щелкнув значок карандаша на панели инструментов или щелкнув правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть список дополнительных параметров.
- Как только вы перейдете в режим предложения, любые внесенные вами изменения будут отображаться как предложение, а текст, который вы заменяете, по-прежнему будет отображаться с зеленой зачеркиванием. Справа отобразятся поля для комментариев, отражающие любые предлагаемые изменения.
- Когда будете готовы, отметьте коллегу, которому вы хотите предложить изменения, в одной или нескольких ветках комментариев и нажмите «Повторить», чтобы отправить уведомление.
Когда вы будете готовы вернуться в режим редактирования, щелкните правой кнопкой мыши и выберите вариант из списка или щелкните значок режима предложения в правой части панели инструментов.
Если вы просматриваете чужие предложения, вы можете щелкнуть поля для комментариев, чтобы просмотреть их. Когда вы это сделаете, щелкните галочку в верхней части цепочки для принятия и x для отклонения. Если вы примете изменения, в документ будут внесены изменения вашего коллеги. Вы также можете оставлять им комментарии в ветке, чтобы общаться по конкретным вопросам.
Настройки уведомлений для Документов Google
Быстрый способ найти настройки уведомлений для документов — использовать значок речи в правом верхнем углу экрана. Открыв панель, щелкните значок колокольчика, чтобы открыть меню настроек. Здесь вы можете настроить типы уведомлений, которые вы получаете для обоих Комментарии и Правки.
Что касается комментариев, вы можете выбрать все из них, только те, в которых другие упоминают вас, или ни один из них. Если вы выберете ничего, вы все равно получите визуальный индикатор, но не получите уведомление или электронное письмо. При этом вам нужно будет уделять особое внимание тому, чтобы не пропустить обновление от коллеги.
С правками вы можете выбрать получение уведомлений каждый раз, когда кто-то вносит изменения в документ или вообще ничего. Но вы по-прежнему можете видеть, кто что изменил в истории версий вашего документа.
Как использовать историю версий в Google Docs и почему это удобно
Поскольку вы сотрудничаете с другими, хорошо иметь резервную копию документа на случай, если кто-то случайно удалит или перепишет важную информацию. В верхней части экрана есть гиперссылка, в которой указано, когда произошло самое последнее редактирование. Нажмите здесь, и вы увидите резервные копии предыдущих рабочих сессий и внесенных изменений.
Использование истории версий удобно, потому что вы можете увидеть, что изменили другие, если это неясно. Кроме того, вы можете вернуться к предыдущей версии, если вас не устраивает текущий документ или что-то пошло не так.
Как узнать, работает ли кто-то еще с документом Google
К счастью, Google поможет вам узнать, редактирует ли ваш коллега документ в данный момент. Если они находятся в рабочей области с вами, их изображение профиля появится в верхней части экрана с цветной рамкой. Если они есть, но неактивны, они будут блеклыми.
Вы также можете увидеть, где именно они находятся, посмотрев на их курсор соответствующего цвета. Таким образом, вы сможете избежать дублирования или вернуться позже, если предпочитаете работать в одиночку.
Получите совместную работу с Документами Google
Благодаря Google Docs совместная работа с коллегами становится проще простого. Вы можете внести свой вклад в документы или предложить изменения. Кроме того, существует множество функций, таких как настраиваемые настройки уведомлений, история версий и обновления в реальном времени, чтобы ваш рабочий процесс был плавным и стабильным.
