Вы когда-нибудь получали плохо написанное электронное письмо на свой почтовый ящик? Возможно, вы задавались вопросом, о чем было это письмо и как на него ответить. Чтобы не отправлять паршивое электронное письмо самостоятельно, просмотрите этот список распространенных ошибок в рабочих электронных письмах.
1. Отсутствует строка темы
Одна из распространенных ошибок при написании рабочих электронных писем — отсутствие строки темы. Список строк темы — это первое, что люди видят, когда открывают свои учетные записи электронной почты. Если кто-то получает тонну электронных писем, электронное письмо без описательной и соответствующей строки темы, скорее всего, будет проигнорировано.
Исследование блога HubSpot показывает, что эффективные сюжетные линии должны вызывать любопытство и быть персонализированными. Сообщите получателю, почему ваше электронное письмо важно, через строку темы. Строка темы «Информационный бюллетень 1» расплывчата и никому не интересна. Но «Информационный бюллетень 1: Лучшие исполнители этого месяца», скорее всего, наберет больше просмотров.
2. Использование неправильного тона
Тон письма может отражать то, как вы хотите, чтобы вас воспринимали. Ваш выбор слов отражает либо положительный, либо отрицательный тон. Например, комментарий о том, что чья-то идея «странна», имеет другой оттенок, чем утверждение, что эта идея «уникальна». Научитесь различать оттенки значения и подбирать нужные слова.
Рабочие письма должны звучать профессионально. Степень формальности зависит от вашей культуры работы и профессиональных отношений с получателем. Если рабочая культура дружелюбная или вы давно работаете с кем-то коллегой, вы можете начать свое рабочее письмо со слов «Привет! Джон." Но если вы обращаетесь к незнакомому человеку из другой компании, безопаснее обращаться к нему в формате "Уважаемый мистер Джон". Смит».
Если вы сомневаетесь в выборе слов, обратитесь к онлайн-тезаурусу или словарю. Онлайн-помощник по набору текста Grammarly также включает в себя детектор тона письма в его особенностях. Вы можете изменить тон в настройках, чтобы звучать уверенно и профессионально.
3. Отсутствующие детали и вложения
Досадно получать рабочее письмо с неполной информацией. Переписка по электронной почте туда и обратно для получения информации — огромная трата времени. Чтобы этого избежать, наметьте все основы: кто, что, когда, где, почему и как. Вы можете следовать следующему формату:
- Первый абзац: приветствие и основной смысл письма.
- Второй абзац: все важные детали, которые получатель должен знать о предмете.
- Третий абзац: Призыв к действию (например, нужно ли им ответить, выполнить ссылку и т. д.).
- Четвертый абзац: Спасибо.
Не забудьте прикрепить любые другие файлы, которые нужны получателю. Одна из распространенных ошибок заключается в том, что вы говорите, что прикрепили файл, не сделав этого! Вы можете избежать этого, прочитав письмо перед отправкой.
4. Пренебрежение редактированием и корректурой
Электронное письмо, изобилующее грамматическими ошибками и ошибками в предложениях, звучит непрофессионально. Ваш получатель может подумать, что вы недостаточно тщательно продумали свое сообщение. Ошибки обычно случаются, когда вы спешите или думаете быстрее, чем печатаете. Но есть способы избежать или уменьшить это.
Вы можете начать с плана, прежде чем заполнять все детали. После того, как вы составили черновик письма, найдите время, чтобы просмотреть его, прежде чем нажать «Отправить». Так как писателю труднее выявлять ошибки, используйте онлайн-инструменты. Если вам не нравится скачивать приложения и расширения, найдите лучшие бесплатные программы для проверки орфографии и грамматики.
5. Непрофессиональный адрес электронной почты
Представьте, как бы отреагировал клиент или коллега, если бы они получили электронное письмо с адреса [email protected]. Непрофессиональные адреса электронной почты заставляют вас выглядеть непрофессионально. Чтобы избежать этой досадной оплошности, используйте рабочую электронную почту.
Если у вас нет корпоративной электронной почты, прочитайте как использовать собственный адрес электронной почты с Gmail для профессиональных электронных писем. Предположим, что Gmail не ваша чашка чая. Вы можете изучить варианты настройки пользовательской электронной почты с самые популярные почтовые провайдеры, лучше, чем Gmail и Yahoo Mail.
6. Нет блока подписи
Думайте о блоке подписи как о своей визитной карточке. Этот элемент размещается после вашей подписи и содержит ваше полное имя и контактные данные. Блок подписи помогает получателю идентифицировать вашу компанию и занимаемую вами должность. Это позволяет получателям быстро находить вашу информацию, если им нужно связаться с вами по другим каналам, кроме электронной почты.
Спросите у своей компании, есть ли у нее необходимый формат для блока подписи. Если нет, вы можете добавить следующие элементы:
- Полное имя
- Роль
- Команда/Отдел
- Название компании
- Контактный номер
- вебсайт компании
- Аккаунты компании в социальных сетях
Вы можете настроить блокировку подписи в настройках электронной почты. Не забудьте также отредактировать и вычитать эту часть. После сохранения блок подписи будет включен в исходящую электронную почту.
7. Не зная разницы между копией и скрытой копией
Копия и скрытая копия это поля после К часть. Одна из распространенных ошибок — не знать, когда их использовать. Cc означает копию. Когда вы добавляете чей-то адрес электронной почты в Копия:
- Они также получат копию электронного письма.
- Их адрес электронной почты виден основному получателю в поле «Кому».
- Они проинформированы о сообщении, но не обязаны действовать или отвечать на электронное письмо.
Ты используешь Копия чтобы основной получатель знал, что вы держите других в курсе. Вы также используете его, чтобы держать человека в Копия информированный. Например, вы хотите, чтобы ваш руководитель знал, как продвигается проект вашей команды. Таким образом, адреса ваших товарищей по команде должны быть в К, а адрес вашего менеджера должен быть в Копия.
Bcc означает слепую копию. Когда вы добавляете чей-то адрес электронной почты в скрытая копия:
- Они получают копию письма.
- Их адрес электронной почты не раскрывается другим получателям.
Ты используешь скрытая копия чтобы почтовые ящики людей не переполнялись. Если кто-то из К или Копия поля хиты Ответить всем, получатели в скрытая копия не получит письмо. Вы также можете использовать скрытая копия чтобы другие получатели не знали, что кто-то еще включен в электронное письмо. Например, если вы отправляете один и тот же информационный бюллетень всем своим клиентам, вы не хотели бы раскрывать их адреса электронной почты друг другу.
8. Электронная почта в нерабочее время
Легко увлечься новым проектом и отправить электронное письмо своему начальнику или коллегам в два часа ночи. Однако это может стать проблемой. Ваш начальник или коллеги могут подумать, что вы не уважаете их время.
Если электронное письмо не является экстренным, отправьте его в рабочее время и дайте другим достаточно времени для ответа. Кроме того, если ваш вопрос срочный, лучше написать, позвонить или отправить мгновенное сообщение. Хорошим обходным путем было бы запланировать ваши электронные письма. лучшие инструменты планирования электронной почты, которые вы должны попробовать поможет вашему электронному письму попасть в чей-то почтовый ящик в подходящее время дня.
9. Отвечаю поздно
Когда вы поздно отвечаете на электронные письма, это может отражать отсутствие приверженности вашей работе. Простое эмпирическое правило заключается в том, чтобы ответить в течение 24 часов или в течение указанного срока отправителя. Общайтесь быстро и четко, если вам нужно больше времени для подготовки ответа.
Хорошей практикой было бы включить функции автоответчика вашей электронной почты, если вы заняты или находитесь вне офиса. Например, вы можете проверить как настроить повторяющийся автоответчик в Gmail. Платформа электронной почты также имеет шаблоны, которые позволяют сохранять готовые ответы.
Избегайте распространенных ошибок в электронной почте и оставляйте хорошее впечатление
Ваши электронные письма могут произвести положительное или отрицательное впечатление на ваших коллег. Чтобы улучшить свой профессиональный этикет электронной почты, избегайте этих распространенных ошибок в рабочих электронных письмах. И помните, если сомневаетесь, не отправляйте его!
Если вам нужна дополнительная помощь в создании электронных писем, попробуйте использовать шаблоны электронной почты. Использование шаблонов гарантирует, что ваше общение будет звучать и выглядеть профессионально. Начните изучать платформы, которые позволяют загружать бесплатные пакеты шаблонов, которые вы можете использовать в своем почтовом приложении.
