Форматирование чисел является основной частью Excel для всех, кто часто его использует. С помощью этих встроенных форматов вы можете автоматически добавлять символы в свои ячейки, иметь различные форматы для положительных или отрицательных значений и многое другое.
Хотя встроенные форматы Excel полезны, в некоторых случаях они могут не включать тот формат, который вам нужен. В этом случае вы можете использовать пользовательское форматирование в Excel, чтобы создать именно тот формат, который вы хотите для своих ячеек.
Использование пользовательского форматирования в Excel
В Excel много встроенных числовых форматов, но что делать, если конкретный формат, который вам нужен, не включен во встроенные форматы?
Для этого вам нужно будет создать свой собственный формат в Excel. Как правило, вы можете настроить почти все в Excel. Вы можете даже создать кнопку с пользовательской функцией в Excel.
Создавать пользовательские числовые форматы в Excel с самого начала непросто, но как только вы освоите символы и то, что они делают, это станет легкой задачей. Для начала ознакомьтесь с таблицей ниже. Эта таблица представляет собой сводку некоторых важных символов пользовательского форматирования.
| Символ | Функция |
|---|---|
| # | Необязательный номер. Если пользовательский формат #, то ячейка отобразит любое число в ней. |
| .0 | Десятичная точка. Десятичные точки определяются количеством нулей, которые вы ставите после точки. Если пользовательский формат — #.00, а значение ячейки — 1,5, ячейка будет отображать 1,50. |
| , | Разделитель тысяч. Если пользовательский формат #,### и значение ячейки равно 5000, ячейка будет отображать 5000. |
| \ | Отображает символ, следующий за ним. Если пользовательский формат #\М и значение ячейки равно 500, ячейка будет отображать 500M. |
| @ | Текстовый заполнитель. Если пользовательский формат @[Красный] и значение ячейки равно MUO, ячейка будет отображать MUO красным цветом. |
| " " | Отображает пользовательский текст. Если пользовательский формат # "Годы" и значение ячейки равно 5, ячейка будет отображать 5 лет. |
| % | Умножает число на 100 и показывает его в процентах. Если пользовательский формат #% и значение ячейки равно 0,05, тогда ячейка будет отображать 5% |
| [ ] | Создает условие. Если пользовательский формат [>10]#;; и значение ячейки меньше 10, ячейка будет пустой. |
Другим важным фактором, который следует учитывать при создании пользовательского формата, является порядок. Вы можете включить различные форматы для положительных чисел, отрицательных чисел и нуля в свой собственный формат, поставив точку с запятой (;) между ними. Рассмотрим формат ниже:
"Положительный"; "Отрицательный"; "Нуль"При применении этого форматирования, если значение ячейки положительное, ячейка будет отображать строку Положительный. Для отрицательных значений будет отображаться Отрицательный, а для нуля будет отображаться Нуль. Пользовательский формат не обязательно должен включать все три условия. Если вы введете только первый, он будет использоваться для всех трех.
То, о чем мы говорили здесь, — это не все, что нужно для пользовательского форматирования в Excel, но это хорошая отправная точка. Теперь давайте превратим эти знания в навыки на нескольких примерах.
1. Пример пользовательского форматирования Excel: текстовые суффиксы
Чтобы дать вам представление о пользовательских форматах в Excel, мы начнем с простого примера. Допустим, вы хотите ввести продолжительность некоторых операций в диапазон ячеек.
Создав пользовательский формат, который добавляет Часы суффикс к ячейке, вы можете просто ввести числовое значение лет и пропустить ввод текста. Вот как это сделать:
- в Дом вкладку, перейдите в Число раздел и нажмите на Общий.
- В меню выберите Дополнительные числовые форматы. Это откроет новое окно.
- В новом окне под Категория, выбирать Обычай.
- Выберите любой из форматов.
- Введите строку ниже под Тип:
# "Часы" - Нажимать ХОРОШО.
Теперь ваш пользовательский формат готов. Выберите ячейки, к которым вы хотите применить это пользовательское форматирование, затем повторите шаги, описанные выше, и выберите только что созданный пользовательский формат. Обратите внимание, что значения ячеек не изменились, несмотря на Часы суффикс, отображаемый в ячейках.
Хэштег (#) в коде представляет любое необязательное число, но, поскольку мы не включили в формат десятичные дроби, десятичные дроби не отображаются в ячейках. На самом деле все цифры округлены.
2. Пример пользовательского форматирования Excel: разделитель десятичных и тысячных разрядов
Пришло время получить пример пользовательского форматирования для различных значений в Excel. Как упоминалось ранее, вы можете создавать разные форматы для положительных, отрицательных и нулевых значений в одном пользовательском формате ячейки.
Давайте основываться на предыдущем примере. Здесь у нас та же электронная таблица, но мы хотим изменить отображаемые значения для отрицательных значений и нулей. Чтобы повысить точность и удобочитаемость отображаемых чисел, мы также добавим разделитель тысяч и десятичную точку.
- в Дом вкладку, перейдите в Число раздел и нажмите на Общий.
- В меню выберите Дополнительные числовые форматы. Это откроет новое окно.
- В новом окне под Категория, выбирать Обычай.
- Выберите формат, который вы создали в предыдущем разделе.
- Введите строку ниже под Тип:
###,###.0 "Часы"; "Значение отрицательное!"; "-" - Нажмите ХОРОШО.
Теперь, если вы примените этот формат к ячейкам, вы увидите, что он добавляет Часы суффикс к положительным значениям, отображает Значение отрицательное! где значения отрицательные, а выводит — для нулей. Добавление десятичной точки к этому пользовательскому формату не позволяло Excel округлять числа, а разделитель тысяч облегчал чтение чисел.
Пользовательские форматы с текстовыми строками позволяют создавать новые вещи в Excel. Например, вы можете использовать пользовательское форматирование для создать маркированный список в Excel.
3. Пример пользовательского форматирования Excel: цвета и условия
Теперь давайте попробуем что-то новое с пользовательским форматированием. В этом примере у нас есть оценки некоторых учеников. Оценки выставляются из 20, и если студент получил 10 или выше, он сдал экзамен. Если нет, то они, к сожалению, потерпели неудачу.
Цель состоит в том, чтобы создать собственный формат, который будет отображать Проходить зеленым цветом, если значение ячейки равно 10 или выше, и отображать Неудача красным цветом, если значение ячейки ниже 10.
Как упоминалось ранее, вы можете создавать собственные условия внутри скобок ([ ]) и используйте скобки для указания цвета шрифта. Давайте приступим к делу. Имея это в виду, давайте создадим собственный формат с условиями.
- В новом окне под Категория, выбирать Обычай.
- Выберите любой из форматов.
- Введите строку ниже под Тип:
[>=10][Зеленый]"Проходить";[<10 [Красный]"Неудача" - Нажмите ХОРОШО.
Как только вы примените формат к ячейкам, ячейки ниже 10 будут отображаться Неудача красным, а остальные будут отображаться Проходить в зеленом. Опять же, обратите внимание, что значения ячеек не изменились по сравнению с исходными числами.
Используя пользовательское форматирование, вы можете сохранить значения ячеек без изменений и отображать текст на основе значений ячеек. Если вы заинтересованы в использовании условий для ваших пользовательских форматов, вам обязательно следует проверить условное форматирование в Excel.
Получите то, что вы хотите от Excel
Excel — это инструмент, предназначенный для того, чтобы снять с ваших плеч бремя работы с данными и числами. Форматирование ячеек — это одна из функций Excel, которая помогает в этом аспекте, но если нужное форматирование не указано во встроенных форматах Excel, вам не нужно идти на компромисс.
С помощью пользовательского форматирования в Excel вы можете создать уникальный формат ячеек, который точно соответствует вашим потребностям. Теперь, когда вы знаете достаточно, чтобы приступить к пользовательскому форматированию ячеек в Excel, пришло время поэкспериментировать и улучшить свои электронные таблицы.