Как раскрасить свой календарь Outlook по категориям

Хорошо известно, что использование цвета для маркировки различных фрагментов информации улучшает сохранение памяти и, в свою очередь, повышает производительность. Вы могли использовать цвет для выделения заметок в школе или на собраниях или использовать цвет для построения графиков. В любом случае, есть причина, по которой люди его используют.

Когда вы планируете свое расписание или бронируете встречи, календарь Outlook оснащен множеством инструментов, которые помогут вам организовать работу. Одним из этих инструментов является функция «Категории», которая позволяет классифицировать встречи по цвету. Здесь мы рассмотрим, как эффективно использовать категории в Outlook.

Как настроить категории в календаре Outlook

Есть два разных способа настроить категории в календаре Outlook. Это зависит от того, используете ли вы веб-версию или приложение, но оба дают одинаковый результат.

Для версии приложения самый простой способ выглядит следующим образом:

1. Щелкните встречу одним щелчком мыши в календаре Outlook.
instagram viewer
2. На ленте значок Деловое свидание, встреча вкладка должна открыться.
3. Нажмите Распределите по категориям.
4. В раскрывающемся меню выберите Все категории открыть Цветовые категории окно.
5. Выбирать Новый для создания новой категории.
6. Назовите свою категорию и выберите цвет по вашему выбору.
7. Повторите эти действия для любого количества категорий и нажмите Ok в обоих окнах, чтобы применить его.

Связанный: Обеспечьте безопасность своей электронной почты Outlook и учетных записей Microsoft

Затем вы можете классифицировать все свои встречи, щелкнув уже существующие события календаря и выбрав категорию из того же Категоризировать падать. Когда вы создаете новую встречу, Категоризировать опция появится в Новая встреча панель.

Для веб-версии календаря Outlook:

1. На синей панели инструментов в верхней части экрана щелкните значок Cog значок для Настройки.
2. В строке поиска введите «Категории”И выберите Категории от результатов.
3. в Категории в окне настроек нажмите Создать категорию.
4. Назовите свою категорию и выберите цвет из вариантов на экране.
5. При необходимости повторите и нажмите Сохранить.
6. Нажмите Икс для выхода из настроек.

Затем вы можете щелкнуть и Редактировать любые существующие или новые встречи, и где это говорит Календарь с цветным кружком рядом с ним, вы можете выбрать категорию из раскрывающегося списка. Вы можете удалить или изменить свои категории, выполнив те же действия для каждой версии и просто нажав кнопку Редактировать или Удалить варианты по мере необходимости.

Выбор правильных цветов

Как упоминалось ранее, категоризация календаря с использованием цвета имеет свои преимущества. Все, что вам нужно сделать, это посмотреть в свой календарь на предстоящую неделю, и вы получите краткий обзор того, чего ожидать. Вы автоматически узнаете, что происходит, без необходимости читать весь текст и различать его самостоятельно.

Исследования показали, что цвет влияет на наше поведение, эмоции и обучение, и некоторые цвета лучше, чем другие, когда дело касается продуктивности. Эти:

• Красные, оранжевые и желтые цвета для деталей и восстановления памяти.
• Зелень для концентрации и внимания.
• Фиолетовый для творчества.
• Блюз для успокаивающих эффектов.

Однако вам следует избегать использования цветов, которые вызывают у вас негативные ассоциации.

Связанный: Синхронизация Microsoft Outlook с Календарем Google

Как эффективно классифицировать календарь Outlook

Когда вы заполняете свой календарь Outlook, ваши категории должны добавлять ценность, а не просто ставить галочку. Умение распределять встречи по категориям окажет оптимальное влияние на вашу продуктивность.

Во-первых, чтобы сделать его простым и эффективным, постарайтесь выделить около шести отдельных категорий, чтобы их не было слишком много. Возможно, вам понадобится больше, но не переусердствуйте.

Связанный: Как жить в своем календаре для управления задачами

Во-вторых, это должны быть четко разные виды работ. Это будет отличаться в зависимости от ваших должностных обязанностей, но может выглядеть примерно так:

• Встречи
• Сотрудничество или проектная работа
• Клиентская работа
• Администрация
• Обучение и навыки

Конечно, будут события, которые не всегда точно вписываются в каждую метку, но выбирают ту, которая наиболее точно совпадает. Делайте то, что для вас имеет смысл, и если вы обнаружите, что на самом деле не используете его, удалите его.

Календарная категоризация работает

Календарь Outlook - один из самых важных инструментов, которые вы будете использовать в течение обычной рабочей недели. В нем хранятся все ваши встречи и задачи, к которым вам нужно получить доступ, поэтому имеет смысл использовать его в полной мере.

Поиграйте с разными цветами и типами категорий и придерживайтесь этого. Вы почувствуете себя более организованным и сможете лучше читать свое расписание, что может значительно сэкономить время в эти загруженные периоды.

Как улучшить управление временем с помощью функции задержки доставки в Outlook

Отсрочка доставки электронной почты может помочь вам управлять своей рабочей нагрузкой, продолжая при этом работать.

Читать далее

Об авторе