Такие читатели, как вы, помогают поддерживать MUO. Когда вы совершаете покупку по ссылкам на нашем сайте, мы можем получать партнерскую комиссию.
Представьте, что вам нужно отправить важное электронное письмо начальнику, клиенту или даже другу. Вы печатаете идеальное письмо и нажимаете «Отправить», полагая, что получите ответ до истечения срока. Что бы вы сделали, если бы электронное письмо не было доставлено за несколько минут до крайнего срока?
Ситуация выше описывает хаос возвращенных писем. В этой статье мы рассмотрим, что такое отказы по электронной почте, их типы, причины и способы борьбы с ними.
Что такое отклоненное электронное письмо?
Когда ты Отправить письмо который не доставляется, это называется отказом электронной почты. Обычно есть ответное сообщение по электронной почте, чтобы уведомить вас. В большинстве случаев они также информируют вас о причине возврата электронной почты.
Существует два типа возвратов электронной почты: мягкий возврат и жесткий возврат. Давайте рассмотрим, что они означают.
Мягкий отскок
Мягкие отказы — это недоставленные электронные письма по временным причинам. Причинами мягких отказов являются заполненные почтовые ящики, неактивные почтовые ящики, простои серверов и слишком большие сообщения электронной почты.
Эти типы отскоков менее серьезны по сравнению с жесткими отскоками. Часто они не требуют от вас никаких действий для решения. Они автоматически разбираются, как только проблема, вызвавшая ее, была решена.
Жесткий отскок
Когда электронное письмо не может быть доставлено постоянно, оно классифицируется как жесткий отказ. Причины жестких отказов включают неправильно написанный адрес электронной почты, несуществующий идентификатор электронной почты и сбой сервера. Думайте об этом как о ситуации типа «категорическое нет» или «прямой отказ»; ваше письмо не прошло и никогда не пройдет.
Возможные причины, по которым электронные письма могут возвращаться
Первый шаг к решению проблемы с возвратом электронной почты — понять, что ее вызвало. Вот несколько возможных причин, по которым электронное письмо может быть возвращено:
1. Ошибки в написании или несуществующие адреса электронной почты
Некоторые возвращенные электронные письма помечаются как «несуществующий адрес электронной почты»; это говорит о том, что адрес электронной почты не существует. Часто это может быть связано с орфографической ошибкой в идентификаторе электронной почты, или электронное письмо может быть удалено, если оно принадлежит сотруднику, уволившемуся из организации.
Также возможно, что адрес электронной почты является поддельным, или случайно сгенерированное электронное письмо, созданное людьми, чтобы навести порядок в исходном электронном письме. В этих случаях вы не сможете отправить электронное письмо на этот адрес.
2. Проблемы с сервером
Некоторые возвращенные электронные письма могут быть помечены как «недоставленные»; это можно проследить до почтового сервера получающего адреса электронной почты. Обычно сервер перегружен или недоступен из-за технического обслуживания. Если вы неоднократно получаете это уведомление, возможно, сервер электронной почты отключен.
3. Полный почтовый ящик
Электронная почта работает с хранилищем; так же, как вы не можете загружать новые приложения из своего магазина приложений, когда у вас мало памяти, так и ваш получатель не будет получать ваши электронные письма с заполненным почтовым ящиком.
Это не большая проблема, если получатель активно использует свою почту, потому что в конечном итоге он очистит свой почтовый ящик, чтобы освободить место для новых.
4. Размер электронной почты
Другая причина, по которой ваша электронная почта может быть возвращена, заключается в том, что ее размер слишком велик. Это обычное дело, когда электронное письмо имеет вложения. Например, Gmail не отправляет электронные письма с вложениями размером более 25 МБ. Большинство популярных почтовых провайдеров также имеют аналогичные ограничения.
5. Заблокированный аккаунт
Если получатель заблокировал вам возможность связаться с ним, все ваши электронные письма на этот адрес электронной почты будут возвращены, и вы получите уведомление об этом. Они также могут иметь мощные спам-фильтры которые блокируют электронные письма, которые могут показаться подозрительными.
6. Отпуск/Автоответ
Когда люди уезжают в отпуск, им нравится убегать от всех и всего, предоставляя доступ лишь небольшому проценту людей. Обычно у них есть отдельная линия или электронная почта, по которой с ними можно связаться, в то время как обычные каналы связи находятся в режиме отпуска.
Если они останутся в этом режиме, ваши сообщения на этот адрес электронной почты будут неоднократно возвращаться.
Как решить проблему с отказом электронной почты
Может быть неприятно узнать, что ваша электронная почта была отклонена, особенно если ее содержимое чувствительно ко времени или важно. К счастью, вам не нужно складывать руки и смотреть, когда это произойдет. Вот четыре способа решить и, возможно, предотвратить отказы электронной почты:
1. Двойной/проверить идентификаторы электронной почты
Одной из наиболее распространенных причин отказов электронной почты является неправильно написанный или несуществующий идентификатор электронной почты. Хорошей практикой является перепроверка идентификатора электронной почты получателя, прежде чем нажать «Отправить». Когда вы уверены, что у вас правильный адрес, он автоматически исключает это как причину возврата электронной почты.
Также не помешает подтвердить, что у вас есть правильный адрес от владельца, когда вы его получите.
2. Обновить информацию
Имейте привычку обновлять свою контактную информацию. Ситуации людей часто меняются, и ваши контакты могут потерять доступ к своим адресам электронной почты или поменять их. Регулярно связывайтесь со своими контактами, чтобы убедиться, что имеющаяся у вас информация актуальна. Это уменьшит количество отказов электронной почты, с которыми вы сталкиваетесь.
3. Соблюдайте правила рассылки
Ранее мы упоминали, что некоторые электронные письма не доставляются из-за невероятно большого размера. Gmail ограничивает размер ваших вложений до 25 МБ, и другие почтовые провайдеры имеют аналогичные ограничения. Пожалуйста, ознакомьтесь с различными правилами, которыми руководствуется ваш почтовый сервер.
Кроме того, обратите внимание, что существует несколько доступных способов отправляйте большие вложения по электронной почте без проблем.
4. Отформатируйте свои электронные письма
Это упускает из виду практически всех нас, но важно, чтобы ваша почта не была написана как спам. Все почтовые серверы имеют спам-фильтры, которые предотвращают бомбардировку своих пользователей контентом, который их не касается.
Вы можете использовать онлайн-ресурсы, такие как tester.com и isnotspam.com, для проверки своей электронной почты на наличие спама.
5. Отправить письмо позже
В случае простоя сервера-получателя вам следует подождать некоторое время, чтобы повторно отправить электронное письмо, и, если сервер находится в резервной копии, ваше электронное письмо будет доставлено. Если это продлится дольше, вам, возможно, придется обратиться в службу поддержки поставщика услуг электронной почты вашего получателя, чтобы сообщить им о вашей ситуации.
Возврат вашей электронной почты — это не конец света
Несмотря на то, что отказы электронной почты не всегда являются причиной для беспокойства, они все же могут быть довольно раздражающими, когда вы отправляете важное электронное письмо, а оно не доставляется. Это может даже заставить вас беспокоиться о том, получил ли вообще получатель ваше сообщение, но не беспокойтесь.
Вы можете разрешить ситуацию, не вызывая особого беспокойства, с помощью исправлений, перечисленных в этой статье. Есть и другие вещи, которые вы можете сделать, чтобы отслеживать электронные письма.
