Есть два способа забыть задачу. Первый способ, вы не записываете, а вспоминаете в самый неподходящий момент. Во-вторых, задача полностью оставляет вас до тех пор, пока кто-то не привлечет вас к ответственности. Обе ситуации не веселые.
Вот почему идеально сочетать список дел с невыполненной работой. Также полезно хранить его в доступном месте, например в Google Таблицах. Итак, как создать список невыполненных работ и использовать его вместе со списком дел в Google Таблицах? Читай дальше что бы узнать.
Что такое бэклог и зачем его использовать?
Если вы просто держите все, что вам нужно сделать, в одном рабочем списке, вы никогда не почувствуете, что что-то делаете. Используя бэклог, вы можете оставить все свои дела, которые не являются текущими приоритетами, в другом месте и полностью сосредоточиться на своем ежедневном списке. Хотя незавершенные задачи по-прежнему важны, они пока просто отложены до тех пор, пока вы не будете готовы к ним приступить.
Например, у вас уже есть список вещей, над которыми вы работаете, и коллега просит вас вычитать его презентацию. Вы бы поместили его в свой список невыполненных работ, чтобы не забыть просьбу коллеги, и чтобы он напоминал вам при написании следующего списка.
Хранение невыполненной работы идеально, потому что оно предотвращает попадание задач в пропасть. Это также поможет вам сосредоточиться на текущем списке, а не погружаться в новые проекты или запросы по мере их появления. Когда вы записываете это, вы признаете, что вернетесь к этому позже, поэтому вам не нужно беспокоиться об этом сейчас.
Создание списка дел с отслеживанием невыполненных работ в Google Sheets
Ты можешь создать простой список дел в Google Sheets следуя этим шагам:
- Добавьте заголовок в ячейку B: 1 вашего листа и задайте цвет верхней строке.
- Выделите от 1 до 10 ячеек в первом столбце листа, щелкнув его заголовок, независимо от того, сколько задач вы обычно выполняете ежедневно.
- Идти к Вставлять в верхнем меню.
- Выбирать Флажок.
Теперь у вас будет простой контрольный список.
Далее нажмите плюсик (+) в левом нижнем углу, чтобы создать новую вкладку и назвать ее Отставание— и тот, что с вашим текущим списком Делать если вы еще этого не сделали. На вкладке Backlog добавьте заголовок и немного цвета в верхнюю строку.
Если вы не любите хранить все свои задачи в одном общем месте, вы можете сохранить элементы, относящиеся к проекту, или даже разделить их, добавив заголовки в несколько столбцов. Некоторыми примерами могут быть домашние невыполненные работы, невыполненные работы, невыполненные ремонтные работы, творческие невыполненные работы и т. д.
Другой вариант — хранить отдельные вкладки или документы для работы, учебы или дома. На самом деле это то, что лучше всего работает для вас, но вы хотите, чтобы ваши списки были доступны и чтобы вы использовали их ежедневно. Для некоторых сохранение одного может быть идеальным подходом.
Как только вы настроите свой верхний ряд, пришло время провести инвентаризацию всего, что вам нужно сделать. Избегайте чрезмерных размышлений об этом. Добавьте это в список, если это имеет смысл, а не является чем-то естественным, например, ежедневной привычкой. Найдите минутку после этого, чтобы просмотреть пункты в вашем списке.
Проверьте любые задачи, которые вы можете отпустить. Например, вы хотите научиться рисовать, но теперь этот процесс кажется рутиной. Удалите этот урок из списка невыполненных работ или, если вы действительно хотите сделать это когда-нибудь, создайте третий Пересмотреть tab и переместите их туда на данный момент. Там он не может ворчать на вас, пока вы занимаетесь другими делами.
Как переместить задачи из списка невыполненных работ в Google Sheets
Составляя ежедневный список дел, начните с переноса любых незавершенных задач. Затем проверьте свой список дел, которые вы хотите сделать приоритетными в этот день.
Чтобы переместить их с одного листа на другой, вырежьте ячейку и вставьте ее в свой ежедневный список. Если вы вырежете его, а не скопируете, он будет удален из вашего списка невыполненных работ. Вы увидите, что ячейка теперь пуста, поэтому вы можете либо щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы удалить ее, либо заполнить ее чем-то новым.
Чтобы помочь расставить приоритеты в вашем списке невыполненных работ, вы можете создать систему ранжирования, чтобы оценить сложность, продолжительность или важность вашей задачи. Например, вы можете использовать числа 1–3 в другом столбце рядом с задачей, чтобы дать себе оценку того, насколько обременительным является элемент в вашем невыполненном списке. Таким образом, вы не будете ставить перед собой слишком много сложных задач одновременно.
Чтобы добавить цветовое кодирование в вашу систему ранжирования, вы можете использовать Условное форматирование, найденный под Формат меню. Выбрав столбец ранжирования, выберите Текст содержит под Форматировать ячейки, если..., добавьте число в поле и выберите соответствующий цвет фона.
Советы по ведению невыполненной работы в Google Sheets
- Не добавляйте ежедневные привычки в список дел и невыполненных дел. Это только загромодит их и добавит дополнительные шаги в процесс.
- Добавляйте задачи, как только вы о них думаете или узнаете о них.
- Разбивайте большие задачи или проекты на более мелкие действия, чтобы сделать их менее обременительными.
- Часто проверяйте наличие нерелевантных или устаревших элементов, чтобы не загромождать журнал невыполненных работ.
- Убедитесь, что вы балансируете свою рабочую нагрузку при перемещении предметов. Старайтесь не заполнять свой день сложными и длительными задачами. Сделайте несколько быстрых, чтобы не отставать.
- Если вам нужно изменить приоритеты в ежедневном списке, верните незавершенные задачи в список невыполненных задач.
- Если элемент остается или продолжает возвращаться в ваш список невыполненных работ, это может быть признаком того, что он не является приоритетным, или вам нужно поместить его в начало списка и просто убрать с дороги.
- Чтобы архивировать выполненные задачи, создайте новую Архив на вкладке, добавьте диапазон дат за неделю в верхнюю часть столбца, а затем вырежьте и вставьте сюда отмеченные задачи, прежде чем создавать новый список. В противном случае удалите их.
- Разделите рабочую нагрузку с кем-то еще, создав бэклог команды. Таким образом, вы можете решать задачи вместе, избегая дублирования. Вам также не нужно будет говорить им, что нужно сделать, и наоборот.
Предотвратите провал задач с помощью незавершенной работы в Google Sheets
Если вам часто нужны напоминания о задачах или вы совсем о них забываете, бэклог поможет вам не отставать от них. Это также поможет вам расставить приоритеты в своем ежедневном списке дел и решить, когда перегружать менее значимые задачи. Благодаря Google Sheets начать работу очень просто, и вы можете получить к нему доступ на нескольких устройствах.