Если ваши задачи накапливаются, когда приближается крайний срок, и вы чувствуете себя перегруженным, возможно, вы неэффективно управляете своим временем.
Большинство из нас совершают ужасные ошибки в тайм-менеджменте, которые не только стоят нам наших драгоценных часов, но и приводят к усилению беспокойства, стресса и нарушению баланса между работой и личной жизнью.
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных ошибок тайм-менеджмента и то, как их избежать, чтобы повысить нашу продуктивность:
1. Не постановка целей
Бесцельная работа без цели может привести к снижению мотивации и продуктивности. Вы легко поддаетесь отвлечениям и плохо управляете своим временем.
Как этого избежать?
Постановка целей и приверженность им дает вам направление и мотивирует выполнять ваши задачи. Вы становитесь более сосредоточенным и лучше управляете своим временем и ресурсами для достижения своих целей.
Но помните, не все цели одинаковы. Цели SMART (конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени) эффективнее, чем неконкретные цели. Несколько исследований подтверждают это утверждение. Один такой исследование, проведенное в банковском секторе мегаполиса Кейп-Кост обнаружили, что постановка конкретных и сложных (но достижимых) целей помогает повысить производительность сотрудников.
Так что вместо того, чтобы поставить перед собой цель «закончить мой первый роман», используйте вариант SMART, то есть «заканчивайте хотя бы одну главу моего первого романа каждый месяц». Последний более конкретен, бросает вам вызов и устанавливает ограничение по времени для достижения вашей цели.
2. Не расставлять приоритеты
Если у вас нет списка дел, который поможет вам оставаться в курсе дел, вы обнаружите, что прыгаете на них бессистемно. В конце дня у вас останется много невыполненных задач и разочарований. Дело не в том, что времени не хватает, а в том, что вы плохо управляете своим временем.
Как этого избежать?
Наличие списка дел поможет вам расставить приоритеты в задачах и эффективно управлять своим временем, распределяя время в зависимости от важности и срочности ваших задач. Вот как это сделать:
- Найдите приложение, чтобы перечислить и расставить приоритеты ваших задач который соответствует вашим потребностям.
- Запишите все задачи, которые вам нужно сделать в течение дня или недели, в свой список дел.
- Ранжируйте их на основе их важности и срочности, используя систему ранжирования.
- Расположите самые важные и срочные задачи вверху, а наименее важные и срочные задачи — внизу.
- Начните с самых важных и срочных задач и двигайтесь вниз по списку.
3. Не отслеживание времени
Если вы начинаете проект, не оценив, сколько времени он займет, возможно, потребуется больше времени, чем требуется. Или вы можете стать самоуверенным и взять больше, чем вы можете сделать, не имея достаточно времени, чтобы закончить это. С меньшим количеством свободного времени вы не только не сможете уложиться в сроки, но и выполненная работа, скорее всего, будет некачественной.
Как этого избежать?
Всегда оценивайте, сколько времени должен занять конкретный проект, и стремитесь завершить проект в установленные сроки (не забудьте выделить себе дополнительное время для коротких перерывов). Вам следует используйте приложение для отслеживания времени, чтобы отслеживать, сколько времени вы тратите на проект или задача.
Как только вы узнаете, сколько времени (в среднем) занимает конкретная задача, вы сможете более эффективно планировать свои задачи. Сделайте это достаточное количество раз, и вы получите подробный отчет о времени, потраченном на различные задачи в определенный день/неделю/месяц.
Получив это, вы сможете узнать, какие повторяющиеся задачи занимают больше всего времени, и подумать о решениях, позволяющих выполнять их более эффективно или автоматизировать их, чтобы сэкономить больше времени. Интернет кишит бесплатные приложения для учета рабочего времени вы можете использовать для отслеживания ваших проектов для лучшего управления временем.
4. Прокрастинация
Прокрастинация — огромное препятствие для работы, особенно когда вам нужно выполнить сложную или скучную задачу. Добавьте к этому несколько отвлекающих факторов, например, ваш смартфон, и вы получите идеальный рецепт от прокрастинации.
Вы будете расслабляться, поддаваться на отвлечения и тратить свое время впустую, пока не подойдет крайний срок. У прокрастинаторов всегда мало времени, они отстают от сроков и практически не имеют баланса между работой и личной жизнью.
Как этого избежать?
Отличный способ избежать прокрастинации — разбить огромный проект на более мелкие, более управляемые задачи. Например, если вам нужно написать статью объемом 2000 слов, вместо того, чтобы бояться писать всю статью целиком, разбить его на подзадачи: план, введение, подзаголовок 1, подзаголовок 2, подзаголовок 3 и заключение.
Теперь назначьте себе временные интервалы для каждой из этих небольших задач и посвятите себя им. Вы почувствуете больше мотивации для выполнения этих небольших задач и с меньшей вероятностью будете откладывать дела на потом. Еще один отличный способ побороть прокрастинацию — использовать технику Помидора. Техника Pomodoro следует той же концепции.
Вот как вы можете использовать технику Помидора:
- Разбейте проект на более мелкие задачи
- Возьмите таймер и установите его на 25 минут.
- Дайте себе 25 минут и поработайте над одной подзадачей
- Сделайте 5-минутный перерыв, как только прозвенит таймер (через 25 минут).
- Выполните четыре 25-минутных цикла, а затем сделайте получасовой перерыв.
5. Неэффективное планирование
Вы замечали, что некоторые дни не так продуктивны, как другие? Это потому, что уровень нашей энергии меняется в течение недели. Мало того, у разных людей разный уровень энергии в течение дня.
Если вы не учитываете свои пиковые продуктивные часы при составлении расписания, есть шанс, что вы обнаружите, что самые важные задачи не завершены, и у вас остается мало времени и энергии.
Как этого избежать?
Вы сова или ранняя пташка? Оцените, как вы работаете, и узнайте свои пиковые продуктивные часы. Как только вы узнаете, в какие часы вы наиболее продуктивны, запланируйте свои проекты соответствующим образом.
Выделите свои самые продуктивные часы на самые важные (и интенсивные) задачи, сохраняя при этом меньше времени. важные (или менее интенсивные) задачи, например, ответы на электронные письма или организация встреч, для оставшихся Рабочие часы. Существует несколько приложений-календарей, которые могут помочь вам эффективно планировать; найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
6. Поддаться отвлечениям
А Опрос от Statista за июнь 2020 г. показали, что 53,7% людей, работающих дома, считают, что их смартфоны больше всего отвлекают их внимание. Как часто вы замечали, что работаете, и вдруг ваш телефон начинает вибрировать? Вы отвлекаетесь и теперь вынуждены проверить свой телефон.
Будь то электронное письмо от клиента, сообщение от вашего коллеги или случайное уведомление из Facebook, Twitter или Instagram; отвлекающие факторы могут стоить вам значительной части вашего рабочего времени.
Как этого избежать?
Все сводится к эффективному планированию. Установите временные интервалы для работы, проверки электронной почты, отдыха и т. д. Когда пришло время работать, отложите телефон в сторону (в режиме полета), желательно в другой комнате, и приступайте к работе.
Поскольку самый большой источник отвлечения теперь убран, становится гораздо более вероятным и легче сосредоточиться на своей работе. Поскольку вы сосредоточиваете все свое внимание и внимание на одной задаче, у вас меньше шансов совершить ошибку и больше шансов, что вы справитесь с задачей эффективно.
Что делать, если перевод телефона в авиарежим не сработал? Что, если ваши мысли блуждают по социальным сетям, и вы вынуждены брать телефон, чтобы проверить электронную почту или пролистать ленту Facebook прямо на своем ноутбуке? Если это ты, попробуй с помощью приложения Freedom, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, преодолеть прокрастинацию и достичь большего.
Раскройте весь свой потенциал
Сосредоточившись на том, как лучше управлять своим временем, легко упустить из виду, почему вы управляете своим временем в первую очередь, т. е. для того, чтобы выполнить больше работы.
Ежедневно просматривать множество приложений для повышения производительности, не выполняя больше работы, бессмысленно. Узнайте, что работает для вас, и придерживайтесь этого, не упуская из виду общую картину. Но чтобы выяснить, что работает для вас, важно понять свои потребности в тайм-менеджменте.