Notion стал фаворитом фанатов как для профессионального, так и для личного использования, и на то есть веские причины. Он поставляется с множеством функций, полезных для самых разных целей, от создания простых списков дел до отслеживания сотен данных.
Среди этих отличных функций — простая таблица и табличная база данных, которые по существу отображают данные в табличной форме. Хотя внешне они похожи, на самом деле они совершенно разные. Давайте рассмотрим различия между этими инструментами и то, когда вы можете использовать каждый из них.
Что такое понятие простой таблицы?
Простая таблица в Notion — это основной способ организации данных в табличной форме. Здесь вы по существу работаете со строками и столбцами так же, как с простой электронной таблицей. Вы можете изменить порядок строк и столбцов, добавить новые, настроить ширину столбца и превратить первую строку/столбец в заголовок с полужирным текстом и другим цветом фона.
Если вам кажется, что таблица выглядит слишком просто, на ваш взгляд, вы также можете отформатировать текст в ячейках, используя доступные параметры (цвет и фон текста, выделение полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, зачеркиванием, кодом и уравнением). Вы даже можете добавлять смайлики и символы в ячейки. Другие полезные вещи, которые вы можете добавить в ячейку, включают ссылку на страницу, дату, человека и напоминание.
К сожалению, это в значительной степени относится к простым таблицам. Вы не можете осмысленно сортировать данные или вставлять формулы в ячейки для вычисления содержимого определенных строк или столбцов. Также нет других типов данных, которые вы можете использовать в ячейках, таких как флажки и проценты.
Однако, несмотря на то, что простая таблица предлагает не так много функций, она все же весьма удобна, особенно когда все, что вы действительно хотите сделать, это отобразить статические данные в более организованном виде.
Что такое база данных таблиц понятий?
Табличная база данных в Notion немного похожа на простую таблицу. У вас есть строки и столбцы для размещения ваших данных, и вы можете добавить столько строк и столбцов, сколько пожелаете. Однако, в отличие от простых таблиц, табличные базы данных имеют гораздо больше возможностей.
Во-первых, табличная база данных является гибкой, когда речь идет о ее содержимом. Вы не ограничены обычным текстом, датами, напоминаниями, ссылками на страницы и людьми. Вы можете свободно добавлять в ячейку другие свойства, такие как числа, флажки, адреса электронной почты, URL-адреса, телефоны и даже файлы.
Существуют также более сложные свойства, такие как формулы, вычисляющие содержимое определенных ячеек, отношения которые связывают базу данных с другой базой данных, и сведение, которое является более сложным типом расчета в рамках база данных.
Табличная база данных также может изменять свою форму. Если вы чувствуете, что ваши данные могут быть расположены лучше, чем таблица, вы можете легко превратить их в доску, временную шкалу, галерею, список или календарь. Представление доски похоже на доску Канбан, так как оно упорядочивает ваши данные по статусу.
С другой стороны, представление временной шкалы выглядит как диаграмма Ганта, на которой представлены расписания задач. В представлении календаря также отображаются расписания задач, но вместо временной шкалы отображается весь месяц. Список и галерея соответствуют их названиям: представление списка представляет данные в виде списка, а представление галереи представляет данные как галерею фотографий.
Есть другие расширенные возможности базы данных Notion вы можете проверить, такие как фильтры, сортировка и связанная база данных.
Когда использовать простую таблицу понятий
Простую таблицу лучше всего использовать при работе со статическими данными, не требующими специальной обработки (например, вычислений и отношений). Скажем, вам нужно аккуратное и организованное представление ваших данных без сложных кнопок и инструментов базы данных. Простые таблицы прекрасно справятся с этой задачей.
Они также очень удобны для начинающих. Если вы новичок в Notion, вы, вероятно, будете напуганы наворотами баз данных. Вместо того, чтобы подавлять себя незнакомым Терминология понятий в базах данных вы можете просто переключиться на простые таблицы и перейти к базам данных.
Примеры использования Notion Simple Tables
Чтобы дать вам лучшее представление о том, где вы можете использовать простые таблицы, вот несколько примеров:
- Назначение комнаты
- Расписание занятий
- Список продуктов с указанием количества
- Мозговой штурм
- Значение терминов
- Сравнение
- Отчет класса
- Лист регистраций изменений
Когда использовать базу данных таблицы понятий
Табличная база данных может пригодиться в ситуациях, когда вам нужно больше, чем просто представление основных данных. Поскольку вы будете использовать данные, а не просто отображать их, вам потребуется больше функциональных возможностей. Именно здесь на сцену выходят табличные базы данных.
Они особенно полезны для сбора информации с повторяющимися категориальными компонентами. Одним из примеров является каталог сотрудников, где вы, вероятно, будете вводить одни и те же данные для местоположения, роли и отдела более одного раза. Вместо того, чтобы вводить элемент снова и снова, вы можете просто использовать свойство Select таблицы базы данных.
Эти дополнительные свойства также могут помочь вам лучше понять данные или отобразить их более четко. Например, вы можете сортировать сотрудников по местоположению или фильтровать их по роли. Если бы вы использовали для этого простую таблицу, вам пришлось бы вручную проверять местоположение и роль и соответствующим образом переупорядочивать данные.
Примеры использования базы данных Notion Table
Табличные базы данных также рекомендуются для управления проектами и задачами, создания буллет-журналов и даже создание простых CRM в Notion. Другие известные варианты использования табличных баз данных включают следующее:
- Репозиторий
- Дорожная карта
- Трекер бюджета
- Связаться с менеджером
- Заметка о встрече
- Трекер целей
- Календарь контента
- Планировщик путешествий
Лучшая организация данных с простой таблицей и базой данных Notion
Несмотря на очевидные различия, простые таблицы и табличные базы данных, по сути, преследуют одну цель: организовать данные таким образом, чтобы их лучше понимал пользователь или читатель. Вы столкнетесь с ситуациями, когда простая таблица может прекрасно работать, но будут случаи, особенно в офисе, когда вам понадобятся табличные базы данных.
К счастью для вас, Notion упрощает работу с обоими, и самое приятное то, что вы можете легко преобразовать одно в другое (преобразовать простую таблицу в табличную базу данных и наоборот). Таким образом, вам не нужно беспокоиться о том, что вы начнете с неправильного инструмента, так как вы можете легко превратить его в другой всего за несколько кликов.