Цифровой беспорядок проявляется по-разному, включая беспорядок на рабочем столе, неоткрытые электронные письма, плохо помеченные файлы и загруженные почтовые ящики. Они проистекают из грязной виртуальной жизни.
Если вы склонны откладывать организацию своих файлов, пришло время изменить свою вредную привычку. Это мешает продуктивности. Вот несколько способов, которыми цифровой беспорядок замедляет ваш рабочий процесс, вызывает ненужный стресс и отвлекает вас от ваших обязанностей.
1. Сортировка неорганизованных файлов приводит к пустой трате времени
Дезорганизованные цифровые файловые системы вызваны вредными привычками. Большинство пользователей случайным образом отправляют различные файлы на свои рабочие столы, загрузки или папки с документами. Хотя наличие нескольких неуместных документов поначалу кажется управляемым, они могут быстро накапливаться, если вы пренебрегаете надлежащим управлением.
Помните: выбор краткосрочного удобства создает долгосрочные узкие места. Поскольку беспорядок переполняет ваши папки, поиск определенных файлов постепенно будет занимать больше времени. Возьмите приведенное выше фото в качестве примера. Ни один из файлов в этой папке не был назван; вам придется рыскать по каждому, прежде чем найти то, что вам нужно.
Чтобы исправить эту дурную привычку, практика организации файлов. Убедитесь, что все фотографии, видео или документы, которые вы сохраняете, попадают прямо в соответствующую папку. Прекратите отправлять их в свои загрузки или папки на рабочем столе по умолчанию.
2. Беспорядок отвлекает
Оставляя файлы в папках сохранения по умолчанию, вы загромождаете экран. Если вы не укажете новое место назначения, они будут продолжать заполнять ваши загрузки, документы или папки на рабочем столе. Они могут занять весь ваш экран, если вы не будете осторожны.
Этот тип беспорядка не только ужасно выглядит, но и вызывает визуальную перегрузку. Ваш мозг усердно работает над обработкой различной информации. Следовательно, дополнительный когнитивный стресс будет подавлять вас, мешать вам работать наилучшим образом и нарушать ход ваших мыслей.
Лучшее решение - разработка соглашений об именах файлов (ФНК). Назовите свои файлы в зависимости от их назначения. В идеале ваш FNC должен иллюстрировать их содержание, функцию, автора и актуальность проекта — сгруппировать активы на основе общих черт.
3. Хранение неиспользуемых программ снижает скорость работы устройства
Цифровым аборигенам необходимо несколько рабочих и личных программ. Бизнес приложений сообщает, что пользователи со всего мира загрузили 143 миллиарда приложений в 2021 году. Обычно регулярно пробуют несколько инструментов.
Несмотря на большое количество загрузок, большинство приложений забрасываются. Статистика говорит, что 25% используются только один раз. Просмотрите папку с загруженными файлами — вы найдете программы, которые вы уже забыли. Может быть, вам нужно было протестировать новый инструмент для работы, а может быть, модная игра возбудила ваше любопытство.
Хранение старых приложений под рукой может показаться удобным, но они значительно замедляют работу устройств. Установка программ занимает место на диске. Они по-прежнему потребляют вычислительную мощность, даже если вы не запускаете их часто.
Лучше перестать копить неиспользуемые программы. Если вы не видите, что повторно используете что-то, что вы скачали, удалите это. Просто переустановите стертые приложения по мере необходимости.
4. Неорганизованные активы замедляют отслеживание задач
Пользователи склонны слишком быстро осваивать рабочие приложения. Отчет за 2021 год Окта, ООО. показывает, что 10% работодателей в США используют более 199 рабочих инструментов. Да, каждая программа дает определенные преимущества. Но включение слишком многих в повседневную жизнь замедляет рабочий процесс.переключение между платформами тратит время.
Используйте только те, которые вам нужны. Создание и обслуживание нескольких систем вызывает ненужный когнитивный стресс. Если переключение вкладок занимает секунды, то для усвоения новой информации требуется как минимум несколько минут. У вас возникнут проблемы с концентрацией внимания, если вы будете постоянно переключаться между задачами.
Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, инвестируйте в платформу, которая объединяет все ваши рабочие инструменты. Например, вы можете получить инструменты управления проектами. Они позволяют назначать задачи, отслеживать ход выполнения проекта, делать объявления для всей компании и отправлять личные сообщения с одной платформы.
5. Наличие нескольких учетных записей с разными учетными данными для входа сбивает с толку
В настоящее время принято иметь несколько аккаунтов. Учитывая различные платформы социальных сетей, рабочие инструменты, системы управления проектами, информационные бюллетени и поставщиков почтовых услуг, у вас может быть дюжина профилей.
К сожалению, отслеживание нескольких учетных данных для входа является сложной задачей. Многие просто устанавливают в качестве паролей короткие словарные слова, которые легко запоминаются. Аваст даже сообщает, что 83% американцев повторно используют слабые пароли для личных и профессиональных учетных записей. Хотя они запоминающиеся, они также небезопасны. Опытный хакер может быстро обойти распространенные комбинации с помощью методов взлома методом грубой силы.
В качестве паролей выбирайте длинные буквенно-цифровые строки. Если у вас возникли проблемы с их запоминанием, инвестируйте в безопасный и надежный менеджер паролей который автоматически заполняет страницы входа.
6. Хранение старых конфиденциальных документов подвергает вас риску кражи удостоверений личности
Неорганизованные файлы не только загромождают рабочий стол, но и ставят под угрозу вашу безопасность. Документы государственных органов, работодателей, деловых партнеров, учреждений здравоохранения и коммерческих банков содержат конфиденциальную информацию. личная информация (ПИИ).
Обратите внимание, что преступники могут совершать различные виды мошенничества с этими личными данными. Если прямые идентификаторы, такие как ваш SSN, полное юридическое имя и информация о работодателе, попадут в их руки, ничто не помешает им украсть вашу личность. Они могут даже взять огромные кредиты без вашего ведома.
Как правило, предпринимайте дополнительные шаги для защиты конфиденциальных файлов. Зашифруйте свои папки, избегайте отправки личных данных по электронной почте и безвозвратно удалить старые документы с помощью файловых шредеров.
7. Информационная перегрузка вызывает стресс
Многозадачники часто открывают десятки вкладок одновременно. Они одновременно берутся за разные задачи, чтобы закончить больше работы, но по иронии судьбы, переключение контекста только убивает производительность. Американская психология ассоциации говорит, что когнитивный стресс от поглощения слишком большого количества информации и перескакивания между задачами делает вас неэффективными. К концу рабочего дня вы сделаете меньше.
Перестаньте перегружать свой мозг данными. Ваш разум будет блуждать, если вы продолжите видеть случайные задачи. В одну минуту вы заканчиваете статью для работы, а в следующую минуту бездумно просматриваете рецепты ужина.
Вместо того, чтобы оставлять различные документы, файлы и списки дел открытыми, сверните их и сложите до тех пор, пока они вам не понадобятся. Просто сосредоточьтесь на поставленной задаче. Вам нужен мир и свобода, чтобы войти в творческое, продуктивное состояние потока.
Цифровой минимализм и повышенные рейтинги производительности
Захламленное цифровое пространство так же вредно, как беспорядок на столе. Хотя организация виртуальных файлов может показаться утомительной, прочесывание сотен файлов, электронных писем и папок потребует гораздо больше энергии. Чтобы стать эффективным, убедитесь, что вы можете беспрепятственно перемещаться по своим цифровым системам.
Также обратите внимание, что расхламление выходит за рамки организации файлов. Вместо того, чтобы просто упорядочивать свои папки каждые несколько месяцев, включите в свою повседневную жизнь методы цифрового минимализма. Заведите привычку поддерживать чистоту виртуального пространства.