Большинство людей используют программное обеспечение для работы с электронными таблицами для сбора данных или представления информации с помощью диаграмм и графиков. Однако, если мыслить нестандартно, есть несколько вариантов использования Google Sheets. Одним из самых удобных альтернативных вариантов использования является создание расписания.
И вам даже не нужно начинать с нуля. В библиотеке шаблонов есть готовый лист, готовый к работе. Читайте дальше, поскольку мы подробно рассказываем, как правильно создавать и форматировать расписание и почему вам следует рассмотреть возможность использования листов для своего расписания.
Как создать расписание в Google Sheets
Хотя вы можете создать расписание с нуля в Google Таблицах, мы рекомендуем использовать шаблон, особенно если вы спешите и не нуждаетесь в особой настройке.
Вы можете использовать галерею шаблонов в Google Таблицах, чтобы найти готовый лист. Для начала вы должны зайти в Google Таблицы и создать учетную запись. Если у вас уже есть учетная запись Google, вы можете использовать ее для входа. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать расписание с помощью галереи шаблонов в Google Таблицах:
- Перейдите на главную страницу Google Таблиц.
- Нажмите на Галерея шаблонов под строкой поиска. Откроется новая страница, содержащая несколько шаблонов, из которых вы можете выбрать.
- Мы будем использовать Расписание шаблон для этого урока, так что нажмите на него. Откроется новая таблица с уже примененным шаблоном.
В шаблоне Google Sheets строки и столбцы уже настроены так, чтобы в течение дня были почасовые деления. Вы можете установить начальный день недели в ячейке C2. Дата указывается в 3-й строке автоматически в зависимости от ввода в ячейке C2. Четвертая строка содержит формулу, которая автоматически переводит дату в день недели.
В нижней части расписания находится раздел заметок, где вы можете оставлять сообщения для команды. Справа также есть раздел дел, где вы можете назначать определенные задачи своей команде.
Использование условного форматирования в расписании
Вы можете использовать условное форматирование в электронной таблице, чтобы проверить наличие определенного слова в электронной таблице. Определенное действие будет выполнено, если это условие будет выполнено.
Для демонстрации добавим условное форматирование, чтобы проверить, существует ли в ячейке слово «собрание». Если это так, ячейка должна стать красной. Вот шаги, которые необходимо выполнить для этого:
- Выберите область в электронной таблице, к которой вы хотите применить условное форматирование.
- Нажмите на Формат на главной панели инструментов экрана.
- Там нажмите на Условное форматирование. Это откроет боковую панель в правой части экрана.
- Диапазон будет добавлен автоматически, если вы выберете его на первом шаге. Если вы этого не сделали, напишите диапазон в поле Применить к диапазону текстовое окно.
- в Форматировать ячейки, если раздел, вы можете выбрать правила форматирования. Мы выбрали Текст содержит вариант и добавил ключевое слово «встреча».
- Теперь выберите эффекты, которые будут применяться к содержимому в ячейке. В данном случае мы выбрали красный цвет для применения к ячейке.
- Нажмите на Сделанный чтобы сохранить изменения.
Как видите, эффект добавляется к любой ячейке, содержащей указанное ключевое слово. Это может быть особенно полезно, когда вы хотите пометить цветом предстоящие задачи, такие как встречи и сроки. Вы также можете добавить несколько правил, что означает, что у вас может быть расписание с полной цветовой кодировкой.
Это означает, что вам не придется вручную раскрашивать каждую ячейку всякий раз, когда в расписание вносятся изменения.
Плюсы и минусы создания расписания в листах
Несмотря на то, что создание продуктивный график работы с Google Sheets это далеко не идеально. Давайте обсудим плюсы и минусы создания расписания с помощью Google Sheets:
Плюсы: бесплатное использование
Хотя на рынке есть несколько программ для создания расписаний, большинство из них платные. С другой стороны, Google Таблицы могут быть полезны при создании расписания, поскольку они бесплатны для частных лиц и малых предприятий. Это простой способ резервное копирование вашего расписания бесплатно без ручного сохранения.
Pro: легко поделиться
Самое приятное в использовании Google Sheets по сравнению с другими программами для работы с электронными таблицами заключается в том, что он позволяет вам поделиться своей электронной таблицей всего за несколько кликов. Вы также можете указать разрешения, чтобы только несколько избранных людей могли вносить изменения в электронную таблицу, а остальные могли только просматривать ее. Это может быть большим подспорьем, если вы составить график удаленной работы поделиться с вашими соавторами.
Минусы: нет уведомлений для пользователей без доступа к редактированию
Преимущество Google Таблиц заключается в совместном использовании в режиме реального времени, что означает, что зрители могут видеть изменения, внесенные в файл, в режиме реального времени. Однако если у вас есть права только на просмотр, Таблицы не будут уведомлять вас об изменениях, внесенных в электронную таблицу.
Только пользователи с доступом для редактирования могут включать уведомления по электронной почте. Вы можете использовать надстройки, которые отправляют push-уведомления, чтобы помочь устранить проблему, но это далеко не идеально.
Минусы: отсутствие автоматизации
Использование специального программного обеспечения для создания расписания не потребует от вас ввода каждой детали вручную. Другие части автоматически обновляются, если вы изменяете одну часть расписания.
Усовершенствованное программное обеспечение также уведомит вас, если вы переборщите со сменами или сделаете потенциальную ошибку. Если вы являетесь экспертом, вы можете выполнять автоматизацию в Таблицах. Однако у большинства людей нет времени или передовых технических знаний, чтобы осуществить это.
Минусы: занимает больше времени
Когда вы используете электронную таблицу, вам приходится вводить большинство данных вручную или создавать раскрывающиеся списки. Усовершенствованное программное обеспечение избавляет вас от большого количества ручного редактирования, поскольку в нем есть конструкторы расписаний с помощью перетаскивания. Они также могут отправлять автоматические электронные письма всякий раз, когда происходят изменения в расписании.
Против: не имеет современных функций
В Google Sheets отсутствуют такие функции, как отслеживание GPS, обмен сменами и управление PTO. Эти функции не являются обязательными, но могут значительно облегчить вашу жизнь в определенных ситуациях.
Планируйте свою жизнь эффективно
Google Таблицы — это лишь один из многих способов планировать свою жизнь и работу. Хотя есть несколько недостатков, тот факт, что он бесплатный и простой в использовании, делает его жизнеспособным вариантом, особенно когда вы комбинируете его с другими приложениями Google Suite, такими как Google Calendar.
