Как перестать забывать о вещах на работе

Представьте себе: утро понедельника. Вы мысленно записали все свои задачи на день и взволнованы тем, что достигли поставленных целей. Но к полудню вы забываете половину того, что должны были сделать, что вызывает у вас чувство разочарования.

Это сценарий, который мы все слишком хорошо знаем. Наличие работы часто означает наличие множества задач, которые нужно выполнить за день. И попытка запомнить все эти задачи может быть работой сама по себе.

Если у вас есть склонность забывать что-то делать на работе, вы можете изменить это. В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам перестать забывать о вещах на работе и чувствовать себя лучше к концу дня. Вот как оставаться в курсе того, что вам нужно делать:

1. Используйте контрольные списки

Создавайте контрольные списки для повторяющихся и разовых задач. Для повторяющихся задач используйте приложение, которое позволяет вам отмечать и снимать отметки с элементов, чтобы каждый раз не создавать список.

Для разовых задач составьте рукописный список и держите его на видном и легкодоступном месте на рабочем столе. Попробуйте использовать один блокнот и выбросьте все страницы с сделанными заметками.

2. Создайте список дел на следующий день

В списках дел нет ничего нового, но революционным моментом является создание вашего списка задач за день до рабочего дня. Вечером, когда вы расслабитесь, подумайте о том, что вам нужно сделать на следующий день, и запишите это.

Дополнительный совет: создайте список «большой пятерки» из пяти главных целей или задач на следующий день. Выделите или отделите эти задачи от остальной части вашего списка, так как это пункты, которым вы будете уделять приоритетное внимание. Даже если что-то случится, вы будете знать, что это не должно мешать выполнению задач из этого списка.

3. Подтвердите свой список дел

Прежде чем приступить к работе, просмотрите список, который вы составили накануне вечером, чтобы освежить в памяти то, над чем вы будете работать в течение дня.

И если в течение дня к вашей тарелке добавляются новые задачи, спросите себя, являются ли новые задачи более важными, чем любой из пунктов в вашем списке «большой пятерки». Если это так, замените эти элементы новыми задачами. Но если нет, просто добавьте их в список, и вы сможете добраться до них позже.

4. Используйте ярлыки (или любую другую систему тегов) для отслеживания важных писем

Пометка ваших электронных писем ярлыками или категориями — это разумный способ отслеживать ход ваших электронных писем. Если вы можете добавить несколько тегов к одному письму, вы можете пометить его в соответствии с его приоритетом, прогрессом, а также проектами и командами, к которым оно принадлежит.

Например, если вы работаете над задачей для «Проекта X», вы можете добавить четыре тега к электронному письму, относящемуся к этой задаче: первый ярлык будет для проекта. Второй ярлык будет для команды, для которой предназначен проект. Третий будет указывать, насколько важно электронное письмо, а четвертый ярлык показывает, что оно находится в процессе.

5. Автоматизируйте то, что можете

Используйте технологии, которые помогут вам выполнять дела вовремя. Например, вы можете запланировать электронную почту в Outlook, чтобы их можно было отправить позже. Если вы менеджер социальных сетей, запланируйте все свои публикации в приложении.

Автоматизация задач избавляет вас от необходимости не забывать делать что-то вовремя, особенно если вам нужно выполнить несколько срочных задач.

6. Делегируйте то, что можете

Не стоит делать все самому, если в этом нет необходимости. Ваши коллеги всегда рядом, чтобы помочь вам достичь общей цели. Используйте сильные стороны и способности членов вашей команды, чтобы облегчить себе нагрузку, делегируя определенные задачи.

Просто не забудьте заранее связаться с членами вашей команды, чтобы объединить свои приоритеты на день и оценить, могут ли они вам помочь.

7. Настройте напоминания на своем телефоне или ноутбуке

Приложение «Напоминания» — бесценный инструмент для забывчивых или занятых. Используйте его как дополнительный шаг в дополнение к вашему списку дел. Если вы не хотите загружать больше приложений, чем у вас уже есть, используйте те, которые были установлены на вашем устройстве.

При условии, что используемое вами приложение позволяет настраивать напоминания разовые, ежедневные или еженедельные — в соответствии с вашими потребностями. Обязательно установите будильник, который сработает вместе с напоминанием, чтобы не пропустить его. А если вы спешите, используйте функцию голосовых команд телефона, чтобы установить напоминание в течение нескольких секунд.

8. Используйте приложение для отслеживания привычек

Для повторяющихся задач используйте приложение для отслеживания привычек. Приложения для отслеживания привычек помочь держать вас подотчетным. Они лучше всего подходят для ежедневных и еженедельных приоритетов. Например, у Habitica есть цель «Работать над самой важной задачей на сегодня».

Примеры задач, которые вы можете добавить, включают еженедельные встречи команды, проверку электронной почты каждое утро и даже перерыв на обед. Хотя это может показаться простым для запоминания, легко забыть сделать это, когда вы гонитесь за дедлайном.

Скачать: Habitica для iOS | Гугл игры (Свободно)

9. Настройка наглядных пособий

Трудно забыть сделать что-то, когда вокруг тебя лежат яркие стикеры. Вот почему красочные стикеры — отличный способ не забывать о важных задачах.

Наклейте их на свой ноутбук или календарь. Выстройте их в порядке важности и всегда используйте одни и те же цвета для одних и тех же проектов. Вы даже можете перейти на цифровые технологии с помощью приложения для заметок Post-it®, чтобы не загромождать свой стол стопкой бумаги.

Скачать: Post-it® для Магазин приложений | Гугл игры (Свободно)

10. Хватит многозадачности!

Как часто вы пытались сделать слишком много сразу, но забывали завершить задачу? Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи, а затем переходите к следующей. Сначала начните с самых важных приоритетов, а затем переходите к менее важным задачам.

Это гарантирует, что ваши самые важные задачи будут выполнены, даже если у вас мало времени или вы отвлекаетесь на встречи в последнюю минуту и ​​незапланированные звонки.

11. Держите свой ум занятым

Дайте вашим клеткам мозга полуденную зарядку с помощью быстрой игры, чтобы избежать умственной усталости. Попробуйте браузерные игры, просто открыв новую вкладку и играя, например Wordle, игра-головоломка, которая заставляет вас угадывать новое слово каждый день.

И если у вас мало времени, вы можете играть Ввод/вывод Пинбол, персонализированная увлекательная игра в пинбол от Google, представляющая собой освежающую версию любимой игры детства.

12. Сделайте перерыв

Обязательно делайте перерывы, чтобы очистить разум и расслабиться. Используйте эту возможность, чтобы пересмотреть свой список дел, чтобы определить, какие задачи вам еще предстоит выполнить.

Выделите время, чтобы сделать это в расслабленном состоянии, это поможет вам лучше запомнить вещи, в отличие от того, когда вы находитесь под давлением за своим столом.

13. Установить будильник

Установите одноразовые или повторяющиеся будильники, чтобы напомнить себе о необходимости сделать перерыв, позвонить или посетить собрание. Просто убедитесь, что вы установили будильник за несколько минут до срока выполнения задачи, чтобы вы могли подготовиться к ее выполнению.

Например, если у вас приближается встреча, вы можете установить будильник за 15 минут до встречи, чтобы завершить то, чем вы заняты в это время. Это убережет вас от беспокойства, когда придет время идти на встречу.

Будьте активны, чтобы перестать забывать вещи на работе

Ключ к запоминанию задач, которые вы должны выполнить, — быть активным. Если вы потратите время на подготовку к своему дню, все изменится.

Будь то составление списка дел, планирование электронной почты или установка будильника, несколько минут на организацию помогут вам взять под контроль свой день. Это, в свою очередь, поможет вам перестать забывать вещи на работе.

Как создать продуктивный график удаленной работы

Читать далее