Как настроить повторяющийся автоответчик в Gmail

Вы, вероятно, знакомы с автоответчиком Gmail об отсутствии на работе. Это автоматическая электронная почта, которую вы можете включить, когда отправляетесь в отпуск. Он сообщает вашим друзьям и коллегам, что вас нет рядом с вашим компьютером, и вы ответите им, когда вернетесь.

Какой бы полезной ни была эта функция, иногда ее недостаточно. Например, если у вас есть обычный выходной в течение недели, вы можете захотеть, чтобы уведомление об отсутствии на работе всегда запускалось в этот день.

Хотя Gmail не может сделать это сам по себе, вот два других способа добиться автоматического повторения электронной почты.

Используйте Auto Reply Pro для электронной почты вне офиса

Первый вариант — надстройка Google Marketplace под названием Автоответчик Pro. Хотя это платная функция, у нее также есть бесплатный уровень, который позволяет отправлять 50 автоматических электронных писем в месяц. Если ваш почтовый ящик не получает такого большого трафика, это может быть идеальным решением для вас.

Выполните следующие действия, чтобы настроить его:

1. Установите приложение и подключите его к нужной учетной записи Gmail.
2. В своей учетной записи Gmail нажмите кнопку Автоответчик Pro значок в правой части экрана. Оно выглядит как голубое квадратное счастливое лицо.
3. В появившемся окне нажмите Начать.
4. Нажмите Добавить / управлять правилами в приложении. Это запустит новое окно.
5. Нажимать Пропускать чтобы попасть на главный экран приложения.
6. С левой стороны нажмите Автоответчик, и в открывшемся меню нажмите Добавить новый вне офиса.
7. Назовите правило и нажмите Следующий.
8. На этом экране вы можете выбрать условия. Например, только электронные письма с определенной темой или от определенных получателей. Поскольку мы хотим отправить это на все электронные письма, мы ничего не отмечали и нажимали Следующий.
9. Отметка Включить только для определенной даты и времени.
10. Здесь вы можете установить, когда электронное письмо будет отправлено. Однако это немного сложно. Ты можешь выбрать Давать возможностьПовседневная, который будет отправлять электронное письмо в определенные часы каждый день (например, в обеденное время и после работы).
11. Если вы хотите заблокировать целый день, вам нужно выбрать Включить для событий календаря. Здесь у вас есть два варианта. Либо вы выбираете свой обычный календарь и также регулярно блокируете в нем свои выходные, либо создаете новый календарь, предназначенный только для блокировки выходных. Имейте в виду, что если вы выберете первое, электронное письмо будет отправляться каждый раз, когда у вас есть событие, даже если оно не выходной день.
12. После того, как вы ударили Следующий, нажмите Добавить новое действие>Создать и отправить новое электронное письмо (в новой теме).
13. Здесь вы, наконец, можете настроить свою электронную почту. Добавьте контент, нажмите Дополнительные настройки почты установить Тема и любые другие настройки, которые вы хотите. Как только вы закончите, нажмите Создать ответ об отсутствии на работе внизу экрана.

Вот и все, все готово. Если вы немного не понимаете, как настроить календарь для работы с автоответчиком, читайте подробнее о как заблокировать время в гугл календаре. Вы также можете установить определенное рабочее время если у вас есть учетная запись через организацию.

Как настроить обычный автоответчик с помощью Zapier

Еще один хороший вариант для установки повторяющегося автоответчика. Запир. Эта опция требует платной подписки; тем не менее, это может стоить того для некоторых людей. Он намного более гибкий и позволяет автоматизировать многие части ваших рабочих процессов, а не только электронную почту.

Вот как вы создаете вне офиса после подписки на услугу:

Создать новый триггер

Чтобы начать работу, вам нужно сообщить Zapier, когда вы хотите, чтобы действие произошло. Это называется триггер.

1. Нажмите Создать Зап в верхней левой части главного экрана.
2. Выбирать Gmail как Триггер для Зап.
3. Из выпадающего меню под Триггерное событие, выберите Новый E-mail и нажмите Продолжать.
4. Войдите в свою учетную запись Gmail, чтобы разрешить доступ, и после этого нажмите Продолжать.
5. Выберите папку, к которой вы хотите применить это. Обычно достаточно отправить автоответчик на ваш почтовый ящик. Однако, если у вас есть фильтр, в котором новые электронные письма направляются напрямую на разные ярлыки, вы можете выбрать и их. Параметр по умолчанию для всех электронных писем. Нажимать Продолжать.
6. Нажимать Тестовый триггер чтобы убедиться, что соединение работает и Продолжать.

Применить фильтр

Затем вам нужно убедиться, что Zapier отправляет ответ не на каждое новое электронное письмо, а только на те, которые были отправлены в определенную дату. А Фильтр помогает настроить это.

1. Под Действие, выберите Фильтр.
2. Под Продолжайте, только если…, выберите из выпадающего меню Дата>(Текст) Начинается с и в последнем поле напишите три буквы дня, когда вы хотите, чтобы оно было отправлено. В нашем примере мы положили Сб или Вс, включая все выходные.
3. После того, как программа проверит фильтр, нажмите Закрывать, а затем + чтобы добавить действие.

Установите свой ответчик

Пора, наконец, настроить автоответчик и заставить этого ребенка работать.

1. Выбирать Gmail снова как твой Событие приложения.
2. Выбирать Отправленный адрес электронной почты как твой Событие действия и нажмите Продолжать.
3. Поскольку вы уже вошли в свою учетную запись, вам просто нужно выбрать ее в меню и продолжить.
4. На этом экране вы можете настроить электронную почту по своему вкусу. Два обязательных поля: Тема и Тело. Мы также добавили нашу обычную подпись, чтобы выглядеть более профессионально.
5. Опять же, после того, как вы нажмете Продолжать, вы можете протестировать письмо, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит в Gmail. Проверьте свои Отправлено папку, чтобы увидеть, если вы одобряете.
6. Если вы довольны результатом, нажмите Включить Зап.

Научитесь получать удовольствие от автоматизации

Возможность отправки повторяющегося сообщения об отсутствии на работе может быть чрезвычайно полезна для фрилансеров и малого бизнеса. Вы не хотите быть привязанным к своему компьютеру, и это помогает гарантировать, что ваши клиенты в какой-то момент вернутся к ним.

С помощью этих двух приложений вы также можете автоматизировать другие процессы и электронные письма, чтобы в долгосрочной перспективе облегчить себе жизнь. Вскоре вы обнаружите, что, попробовав автоматизацию, легко стать зависимым.

Лучшие инструменты автоматизации, позволяющие фрилансерам вернуть свое время

Читать дальше

Об авторе