8 лучших способов использовать Google Таблицы как профессионал

Google Sheets — идеальная программа для работы с электронными таблицами, если вам нужна простота и быстрые результаты. Создавать качественные и точные диаграммы, графики или таблицы в этом приложении для повышения производительности от Google очень просто.

Вы можете повысить свой уровень пользователя Google Sheets до профессионального уровня, изучив несколько простых шагов. Это также будет способствовать быстрому и последовательному выполнению задач. В этой статье вы найдете секретный рецепт, который используют опытные пользователи Google Таблиц, чтобы добиться цели!

1. Собирайте автоматические данные с помощью Google Forms

Google Forms — это мощный инструмент для сбора данных. Google Таблицы. Вы можете создать анкету или обзор рынка с интуитивно понятными действиями. Вы всегда можете изменить количество вопросов, формат ответов и даже тех, кто может взаимодействовать с формой.

Вы можете добавить форму на лист, выполнив следующие действия:

1. На панели инструментов нажмите на Инструменты а затем выберите Создать новую форму.
instagram viewer
2. Нажать на Добавляйте сюда вопросы баннер для построения формы.
3. Данные формы появятся на Форма ответов 1 лист. Вы можете настроить это имя.
4. От Инструменты меню, нажмите на Управление формой для доступа к жизненно важным действиям Google Forms в Google Sheets, например Отправить форму, Отключить форму, и так далее.

Ты можешь сейчас быстро создавайте удивительные формы Google в Google Sheets и собирайте важные данные для своей работы, не полагаясь на кого-то еще.

Связанный: Лучшие лайфхаки для Google Таблиц, о которых вы, вероятно, не знали

2. Сведите к минимуму взаимодействие с пользовательским интерфейсом с помощью ярлыков

Вы можете быстрее перемещаться по Google Таблицам, используя ярлыки. Пользователи Google Pro запоминают множество ярлыков, чтобы избежать использования мыши. Нажмите Ctrl + / чтобы просмотреть список удобных ярлыков Google Таблиц на экране.

Вы можете создавать таблицы содержимого вручную, ссылки на содержимое, ссылки на веб-сайты и перенаправлять на другой лист с помощью гиперссылок в Google Таблицах. Попробуйте выполнить следующие шаги для создания гиперссылок:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Вставить ссылку.
2. Вы можете вставить URL-адрес с веб-сайта в поле поиска.
3. Вы можете выбрать автоматические предложения под окном поиска.
4. Вы также можете нажать на Листы и именованные диапазоны для ссылки на любой элемент существующего рабочего листа.

3. Встраивание данных таблиц в документы или слайды

Быстро импортируйте данные в Документы или Презентации из Таблиц. Этот хак экономит время и представляет вас публике как профессионала. Попробуйте выполнить следующие действия, чтобы импортировать/экспортировать данные в Документы или Презентации из Таблиц:

1. В целевом файле документов нажмите Вставлять а затем выберите Диаграмма.
2. Вы увидите вариант Из листов. Нажмите на это.
3. Выберите все листы с диаграммами для предварительного просмотра.
4. Выберите один и нажмите на Импортировать.
5. Либо скопируйте диаграмму из Таблиц и вставьте ее в файл Документов. Этот метод работает и для табличных данных.
6. Выбирать Ссылка на таблицу для живого графика или Вставить несвязанный для автономной диаграммы.

В Google Slides вы можете выполнить те же действия, что и выше, чтобы импортировать данные из Таблиц.

4. Блокировка ячеек для совместных рабочих листов

Если вы тратите время на проверку целостности формул, самое время использовать функцию блокировки ячеек. Это удобно для совместных таблиц, где определенные диапазоны ячеек должны оставаться неизменными.

Чтобы заблокировать диапазон ячеек или листы, выполните следующие быстрые действия:

1. Выделите диапазон ячеек или одну ячейку.
2. Нажмите на Данные на панели инструментов, а затем выберите Защита листов и диапазонов.
3. На правой боковой панели переключайтесь между Диапазон или Лист.
4. Сделайте свой выбор, а затем нажмите на Установить разрешения.
5. Измените настройки разрешений и нажмите Сделанный.

Блокировка ячеек помогает защитить руководства по стилю рабочего листа, формулы и правила ввода данных.

5. Добавьте ценности своим данным с помощью изображений

Изображения — отличные элементы, которые превращают скучные табличные данные в живые отчеты. Есть много способов вставить изображения в ваш рабочий лист.

Есть также много причин, таких как создание реестра ИТ-устройств, обращение к содержимому веб-сайта или создание содержательных блок-схем. Вы можете начать, следуя этим инструкциям:

1. На панели инструментов нажмите на Вставлять а затем выберите Изображение. Вы можете выбрать между Вставить изображение в ячейку или Вставить изображение поверх ячеек. Из шести источников, которые вы видите, выберите любой, например URL-адрес, фотографии, Google Диск и т. д.
2. Использовать URL изображения") формулы в импорт изображений в ячейки непосредственно с веб-сайтов.
3. От Вставлять панели инструментов, вы также можете выбрать Рисунок для создания ручных блок-схем и рабочих процессов. На чертежной доске есть такие элементы, как линии, фигуры, изображения и текстовые поля.

6. Шаблоны для управления данными

Шаблоны позволяют выполнять задачи еще быстрее. Google Таблицы предлагают вам удобные шаблоны, которые идеально подходят для различных реальных рабочих сценариев. Кроме того, эти шаблоны бесплатны, в отличие от других приложений для работы с электронными таблицами, которые взимают плату за шаблоны.

Вы найдете организованные шаблоны в соответствии с их функциями, такими как «Личные», «Работа» и «Управление проектами». Если вам нужна помощь в обработке данных, вы можете попробовать такие шаблоны, как список дел, Google Finance Investment Tracker, список команд, еженедельный табель учета рабочего времени, отчет о расходах и т. д.

Вы можете легко получить доступ к вышеуказанным шаблонам, выполнив следующие действия:

1. На открытом рабочем листе нажмите Файл и наведите курсор на Новый.
2. Вот увидишь Из галереи шаблонов. Нажмите на нее, чтобы получить доступ к библиотеке шаблонов.

7. Проверьте данные в вашем рабочем листе

Вы часто извлекаете неправильные форматы электронной почты или URL-адреса из своей базы данных клиентов, клиентов или подписчиков на рассылку новостей? Вы можете остановить это, проверив существующие данные Sheets, используя различные формулы, такие как ARRAYFORMULA(ISEMAIL(диапазон ячеек)).

Например, приведенная выше формула проверяет правильность формата группы адресов электронной почты или URL-адресов. Формула не может сказать вам, активно ли электронное письмо или нет. Но вы можете избежать простых ошибок, таких как отсутствие знака @ или доменных имен.

8. Автоматизируйте Google Таблицы с помощью макросов

Ты сможешь используйте макросы для автоматизации повторяющихся шагов на листах. Это может быть настройка цвета ячейки, фильтрация, сортировка, создание формулы, настройка размера шрифта и так далее. Вы сможете быстрее выполнять задачи, нажимая несколько кнопок на клавиатуре.

Предположим, что вам нужно получить информацию о продукте, такую ​​как рейтинг, количество отзывов, цена и т. д., с сайтов интернет-магазинов. Затем вы фильтруете их по цене или рейтингу и отправляете данные другому члену команды для дальнейшей работы.

Получите данные исследования вашего продукта с торговых сайтов. Затем начните запись макроса, выбрав Записать макрос в Макросы внутри Расширения панель инструментов. Продолжить с Относительные ссылки и выполните шаги, которые вы обычно делаете. Теперь сохраните макрос и назначьте ему ярлык.

Для следующего продукта просто нажмите сочетание клавиш для этого макроса, чтобы автоматически проанализировать данные после шага ввода данных.

Станьте профессиональным пользователем Google Таблиц без особых усилий

Вы можете попробовать описанные выше шаги в следующий раз, когда вам понадобится создать ежемесячный бюджет личных расходов, счет-фактуру или несколько графиков для вашей работы. Вы будете работать на профессиональном уровне с минимальными усилиями.

Есть и другие приемы, которые вы можете изучить и реализовать в Google Таблицах, например сумасшедшие формулы и визуализация данных.

6 сумасшедших формул Google Sheets, которые чрезвычайно полезны

Узнайте о самых важных и сложных формулах Google Sheets самым простым способом.

Читать далее

Об авторе