Как улучшить тайм-менеджмент с помощью принципа DRY

Если вы работаете в офисе или дома, велика вероятность, что большая часть вашей продукции является цифровой, и это часто связано с трудоемкими или повторяющимися задачами, которые вы выполняете ежедневно.

Возможно, вы слышали термин «работайте умнее, а не усерднее», и именно здесь вступает в силу принцип DRY. DRY расшифровывается как «Не повторяйся», и в нем подробно рассказывается, как можно улучшить управление временем и продуктивность.

Как работает принцип DRY?

Принцип DRY был первоначально упомянут в книге «Прагматичный программист», опубликованной в 1999 году, и использовался программистами для оптимизации кода. Основная идея заключается в том, что вместо того, чтобы вручную повторять одни и те же рабочие процессы снова и снова, вы автоматизируете этот процесс, чтобы сэкономить время.

На первый взгляд это может показаться очевидным, но есть множество задач, которые рабочие повторяют каждый день. Например, сколько писем вы получаете и пишете ежедневно? Для каждого отправляемого вами электронного письма вы в основном воссоздаете одну и ту же структуру с немного другими формулировками, а это отнимает много времени.

Связанный: Лучшие инструменты отчетности для менеджеров проектов

Принцип DRY требует, чтобы вы записывали все действия, которые вы предпринимаете на работе, одно за другим. Чтобы соответствовать этому требованию, вы можете включать задачи, которые подпадают под следующие категории:

• Незапланированные, например входящие сообщения от клиентов.
• Ежемесячные и годовые обязанности, например годовые или индивидуальные.
• Рутина или дела, которые вы делаете каждый день.

С помощью этого списка вы можете начать выяснять, какие из них работают с принципом DRY. Обратите внимание на то, насколько каждый из них повторяется, отнимает много времени и / или пугает, и обратите на это внимание. Ваши главные соперники станут главными субъектами Принципа СУХОЙ, и вы можете начать их автоматизировать, насколько это возможно.

Некоторые из них нельзя полностью автоматизировать, и в этих случаях вы можете упростить некоторые аспекты ответственности.

Создавайте шаблоны для своих писем

Один из самых простых и, пожалуй, лучших способов автоматизировать вывод - создать шаблон. Как уже упоминалось, многие из выполняемых вами действий, скорее всего, основаны на одной и той же конкретной структуре, например, электронные письма, отправленные клиентам, и ежемесячные отчеты. Наличие банка шаблонов значительно сокращает повторение.

Вы можете автоматизировать электронную почту двумя способами. Вы можете использовать такое приложение, как TextExpander, что позволяет сохранять фрагменты текста в Сокращения вкладка, и когда вы собираетесь написать следующее электронное письмо, просто введите аббревиатуру, которую хотите использовать, и она автоматически выдаст этот текст. Точно так же вы также можете использовать это в Slack и других службах обмена мгновенными сообщениями.

Связанный: Как автоматически создать копию или скрытую копию в Outlook и Gmail

Кроме того, вы можете автоматизировать электронную почту в приложении. В Outlook 365 просто сделайте следующее:

1. Выделите текст, который хотите сохранить.
2. Перейти к Вставлять вкладку и щелкните Быстрые части.
3. Нажмите Сохраните выбор в галерее быстрых деталей.
4. Назовите его и нажмите В ПОРЯДКЕ.
5. Если вы хотите его использовать, перейдите в Вставить> Быстрые детали и выберите тот, который хотите использовать.

Для Gmail вам необходимо убедиться, что Шаблоны включены. Просто зайдите в Настройки> Дополнительно> Шаблоны и нажмите Включить> ОК. Затем выполните следующие действия:

1. В электронном письме выделите нужный текст.
2. Щелкните три вертикальные точки в своем электронном письме и перейдите в Шаблоны и нажмите Сохранить черновик как шаблон.
3. Затем, чтобы использовать его, щелкните вертикальные точки в сообщении электронной почты, перейдите в Шаблоны и выберите тот, который хотите использовать.

Создавайте шаблоны для своей работы

Подобно электронным письмам, вы можете создавать шаблоны практически для любой работы, которую вы выполняете. Будь то отчет, электронная таблица, проект или что-то еще. Цель состоит в том, чтобы использовать как можно меньше повторений для каждого действия, чтобы шаблон легко решал эту проблему.

У Microsoft и Google есть огромный выбор шаблонов, из которых вы можете выбирать или создавать свои собственные. Хотя первоначальная настройка может занять время, в долгосрочной перспективе она окупится с лихвой. Аналогичным образом, если вы регулярно представляете слайд-шоу, создайте стандартный шаблон, к которому вы можете вернуться и отредактировать при необходимости.

Связанный: Создать профессиональный счет с нуля

Обязательно сохраните все свои шаблоны в определенном месте, чтобы вы могли обращаться к ним при необходимости. Если вы обнаружите, что один из них не экономит ваше время, используйте текст из предыдущей работы, чтобы сообщить о своем письме.

Автоматизируйте повседневные задачи

Вы выполняете множество повторяющихся задач. От планирования событий, составления списка дел, заметок, сохранения файлов и многого другого. Хотя они могут занять у вас всего пару минут, они быстро накапливаются и отвлекают вас от работы.

Zapier - это фантастическое приложение для оптимизации нескольких рабочих потоков, поскольку оно обеспечивает связь между приложениями, которые вы используете чаще всего, и отправляет данные для выполнения задач. Например, если вы используете Gmail и Google Диск, вы можете настроить рабочий процесс, при котором ваши вложения электронной почты автоматически сохраняются на вашем Google Диске. Это как бы исключает посредника.

Когда вы создаете бесплатную учетную запись, просто сделайте следующее:

1. От твоего Приборная доска, щелкнуть Создать Zap.
2. Поиск для используемого вами приложения, в котором происходит событие, например Gmail.
3. Выберите Триггерное событие, например, вы получите электронное письмо.
4. Подключите приложение.
5. Выберите приложение, в которое нужно отправлять данные, например, Google Диск.
6. Выберите результат, т.е. сохраните файл.

После настройки Zap этот процесс будет полностью автоматизирован.

Вы покрыли принцип DRY

Поскольку все эти процессы происходят в фоновом режиме, ваше время высвобождается, поэтому вам не нужно беспокоиться о ручном выполнении этих повторяющихся частей работы. Из всех инструментов повышения продуктивности принцип DRY делает управление временем наиболее эффективным.

Используйте то время, которое у вас есть сейчас, чтобы добиться максимальной отдачи в будущем, и вы обнаружите, что можете выделить гораздо больше своего дня на самые важные дела. Всегда есть вещи, к которым вы можете применить принцип DRY, так что взгляните на свою рабочую нагрузку и посмотрите, что вы можете автоматизировать.

9 повседневных задач, которые можно автоматизировать с помощью Zapier

Вот несколько повседневных задач, которые вы можете автоматизировать без программирования в Zapier, чтобы сэкономить время и облегчить жизнь.

Читать далее

Об авторе