Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): какова лучшая платформа для повышения производительности?

Хотя каждый день может казаться жонглированием, важно смотреть на вещи в перспективе. Однако отвлекающих факторов предостаточно. Иногда может казаться, что вы постоянно сражаетесь за то, чтобы сосредоточиться на целях, которые для вас наиболее важны. Но что, если бы существовала система, которая могла бы помочь вам сократить время, затрачиваемое на менее важные дела?

Вот где пригодятся такие фреймворки производительности, как Getting Things Done (GTD) и Zen to Done (ZTD). Они обеспечивают лучшее понимание рабочего процесса, оптимизируют общение и сокращают время, затрачиваемое на неэффективные методы работы. Давайте посмотрим на обе эти системы.

Что такое структура Getting Things Done (GTD)?

«Как добиться успеха» (GTD) - это метод управления временем, разработанный гуру продуктивности Дэвидом Алленом. Основная идея методологии проистекает из концепции, согласно которой наш разум подобен загроможденному пространству, заполненному незавершенными задачами и проектами, которые нам необходимо завершить.

Цель GTD - помочь людям привести свою жизнь в порядок, методично определяя задачи, разбивая их на действия, отслеживая прогресс и, наконец, выполняя их.

Как использовать GTD Framework

GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих избавиться от беспорядка в вашем мозгу, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном. Пять шагов перечислены ниже:

Захватывать: Первый важный шаг - собрать и зафиксировать все незавершенные задачи в инструменты внешнего управления задачами или приложения со списком дел, или просто записывая их на листе бумаги. Эти задачи могут носить личный или профессиональный характер, например электронная почта, встречи или текстовые сообщения. Этот шаг имеет решающее значение, поскольку слишком много задач в вашем уме может повлиять на ваше внимание и энергию.

Прояснить: Следующий шаг - разбить все задачи на управляемые и жизнеспособные элементы действий, которые можно расшифровать с абсолютной ясностью. Это поможет вам определить практические и выполнимые вопросы, а также избавиться от ненужных.

Организовать: Третий шаг - расставить приоритеты для ваших задач и распределить их по категориям в соответствии с их сложностью, контекстом или срочностью требуемых действий. С помощью этого метода вы можете решить, нужно ли выполнять задачи сразу, отложить их на потом или вообще отказаться от них. Большинство пользователей GTD использовать папки и списки задач для управления задачами и их организации соответственно.

Обзор: Вам следует время от времени пересматривать и анализировать свой рабочий процесс. Это поможет вам определить задачи, требующие вашего внимания. Углубленный анализ рабочих процессов может иметь большое влияние на общую эффективность, поэтому важно не упустить момент при определении ваших следующих действий.

Привлекать: Теперь, когда все в порядке, последний шаг - заняться или начать работу над выбранными задачами в порядке приоритета.

Преимущества метода GTD

Модель включает в себя сбор всей информации извне и выполнение действий позже, либо в запланированное время, либо при срабатывании какого-либо внешнего триггера. Преимущества GTD можно резюмировать следующим образом:

Больше внимания, меньше беспорядка: GTD помогает вам вести учет всех ваших проектов и планов. Вы можете создавать задачи со сроками выполнения, связывать заметки с событиями календаря, упорядочивать задачи иерархически, перетаскивая и помещать их в папки, а также отображать напоминания с помощью методов визуального уведомления, используя соответствующие инструменты.

Поддерживайте здоровый баланс между работой и личной жизнью: Легко найти баланс в своей жизни, если вы можете правильно отслеживать свои обязательства и задачи. Эффективная система организации, такая как GTD, избавляет вас от беспокойства по поводу управления своим временем и ресурсами.

Связанный: Несложные приложения To-Do, позволяющие сосредоточиться на задачах и довести дело до конца

Творческий подход: GTD поможет вам лучше организовать свою работу и жизнь, чтобы вы могли найти время, чтобы следовать своему увлечению и развивать творческие идеи и занятия. Со временем вы заметите повышение уверенности в принятии решений, а также улучшение здоровья и качественные отношения.

Что такое фреймворк Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done - это подход к личной продуктивности, созданный Лео Бабаутой. Zen to Done состоит из десяти привычек, повышающих продуктивность, которые улучшат ваш стиль работы и упростят вашу жизнь. Основанный на основных принципах GTD, он может помочь вам эффективно управлять всеми важными задачами и проектами.

Как использовать ZTD Framework

Zen to Done (ZTD) рекомендует использовать десять привычек, которые повысят вашу продуктивность. В то время как полная система побуждает людей формировать десять привычек, минималистский ZTD фокусируется только на четырех основных привычках. Как только вы избавитесь от этих четырех привычек, остальные шесть станет намного проще. Давайте посмотрим на четыре основных привычки минималистского фреймворка ZTD:

Собирать: Очень легко потерять важную информацию, если вы ее где-то не записываете, и в этом случае все время, потраченное на сбор этих мыслей и идей, может быть потрачено зря. Вы можете использовать такие инструменты, как бумажный блокнот, липкие заметки или приложения для создания заметок на вашем телефоне которые легко доступны.

Если вы являетесь частью команды, имеет смысл иметь унифицированные системы рабочих процессов, которые могут беспрепятственно записывать задачи, заметки, контакты и файлы для сбора и извлечения информации.

Процесс: Настоятельно рекомендуется проверять свой почтовый ящик или списки дел один раз в день. Начните свой день с просмотра и обработки информации. Это нацелено на формирование привычки быстро принимать решения. Удалите все ненужные элементы. Если вы не можете обратиться к предмету, делегируйте его соответствующему человеку. Если это займет две минуты или меньше, сделайте это сразу или запишите, чтобы не забыть об этом.

План: Планирование - это основная привычка, которая помогает вам определять ваши самые важные задачи (MIT) на каждый день, а затем планировать и выполнять их соответствующим образом. Вы можете начать с составления списка ваших самых важных задач (MIT) и «Big Rocks» или важных проектов на день и неделю соответственно.

MIT - это конкретные, ориентированные на время задачи, лежащие в основе вашего ежедневного списка дел. Вам также следует попытаться разработать ежедневные, еженедельные и ежемесячные распорядки, которые помогут вам повысить общую продуктивность.

Делать: Это побуждает вас сосредоточиться на одной задаче в определенный момент времени, избегая отвлекающих факторов, таких как почта, телефонные звонки и текстовые сообщения.

Преимущества метода ZTD

Ключевые преимущества структуры ZTD выделены ниже:

Легко понять: Систему ZTD довольно легко понять. Структура предлагает список из десяти привычек, повышающих продуктивность, которые важны для успешной реализации ваших целей.

Выберите ключевые задачи: Эта система разбивается на простые компоненты: самые важные задачи дня или MIT, Big Rocks список задач, которые по сути являются основными проектами, над которыми вам нужно работать, а также ежедневная или еженедельная задача рутина.

Не отвлекайтесь: Если вы похожи на большинство людей, у вас одновременно выполняется несколько проектов. ZTD рекомендует отключать телефоны, электронную почту, Интернет и даже использовать таймер для выполнения задач. Это устраняет отвлекающие факторы, поэтому вы можете не сбиться с пути и завершить каждый проект с меньшим количеством перерывов.

Ключевые различия между GTD и ZTD

• GTD предлагает комплексную систему управления задачами, тогда как ZTD - это подход, объединяющий GTD с привычками.
• GTD фокусируется на выполнении задач, а ZTD - на достижении целей.
• GTD может быть довольно сложным, и вам придется организовывать и проверять множество задач на нескольких этапах. С другой стороны, Zen to Done - это более интуитивно понятный и простой фреймворк, нацеленный на разрушение сложных процессы в 1-3 MIT (наиболее важные задачи) и несколько Big Rocks (крупные проекты) в течение дня или неделю.

GTD и ZTD: ключ к тайм-менеджменту

Как вы гарантируете, что ваш тяжелый труд принесет результаты? Все сводится к методам продуктивности и тайм-менеджмента, таким как GTD и ZTD. Отдельные лица и команды могут использовать их для повышения личной продуктивности, соблюдения сроков и более эффективного выполнения крупных проектов.

Производительность - это нечто большее, чем просто осознавать свое время и следить за тем, чтобы вы использовали его правильно. Это также касается установления правильных приоритетов, чтобы вы могли максимально использовать каждый день. Следуйте приведенным выше схемам, и у вас будет отличный старт.

9 повседневных задач, которые можно автоматизировать с помощью Zapier

Вот несколько повседневных задач, которые вы можете автоматизировать без программирования в Zapier, чтобы сэкономить время и облегчить жизнь.

Читать далее

Об авторе