8 расширенных функций базы данных о том, что вам следует использовать

Вы можете использовать страницы Notion для создания баз данных без кода с помощью таких функций Notion, как Список, Таблица, Галерея, Календарь и Доска. Однако возможности баз данных нового уровня Notion могут улучшить ваши задачи, управление ресурсами и общую продуктивность проекта.

Эти высокоуровневые функции позволяют не только систематизировать данные проекта в базах данных. Вы можете разрезать данные или применять формулы для выявления закономерностей. Прочтите, чтобы узнать об этих расширенных функциях и их преимуществах.

1. Управление свойствами базы данных

С помощью функции Data Property в Понятие. Вам необходимо добавить новое свойство данных для целей классификации. Добавление свойства данных также дает новый контекст для данных. Например, вы можете добавить свойства базы данных, такие как владельцы задач, сроки выполнения, отметки времени последнего редактирования, соответствующие URL-адреса и т. Д.

Вы также можете использовать свойства базы данных для работы с данными. Например, если данные имеют несколько свойств, таких как текст, номер, человек, адрес электронной почты и телефон, они будут отображаться в разных сценариях, если вы выберете соответствующее свойство фильтрации.

Есть два типа свойств базы данных, а именно базовые и расширенные свойства. Среди 12 основных свойств наиболее распространенными являются электронная почта, телефон, текст, URL-адрес, дата и файлы и мультимедиа. Напротив, Formula, Relation и Rollup являются общими среди семи расширенных свойств.

Notion позволяет вам управлять свойствами разными способами, например, добавлять новое, удалять существующее, скрывать, отображать и переупорядочивать.

Связанный: SQL vs. NoSQL: какая база данных лучшая для вашего следующего проекта?

2. Фильтры базы данных

После того, как вы добавите несколько свойств в свой набор данных, вы можете отфильтровать свою базу данных, чтобы сосредоточиться на конкретном разделе. Вам нужно будет выбрать свойство фильтра. Функция фильтра зависит от наличия или отсутствия логики.

Вы можете создать новый фильтр из Добавить фильтр вариант Фильтр меню над базой данных. Вы можете создавать сложные или простые фильтры в зависимости от стратегии извлечения данных.

Возможно, вам придется применить один и тот же фильтр несколько раз. Вы также можете скопировать базу данных и создать новую для этого конкретного представления фильтра, чтобы сэкономить время.

Вы можете создавать вложенные фильтры до трех слоев. Вложенные фильтры также позволяют добавлять А ТАКЖЕ а также ИЛИ логика. В Добавить группу фильтров вариант из Фильтр меню позволяет создавать вложенные фильтры.

3. Сортировка баз данных в реальном времени

Вы можете организовать свои данные, связанные с различными свойствами, в порядке возрастания и убывания с помощью функции сортировки в Notion. Сортировка особенно полезна для упорядочивания данных, контента или задач в зависимости от известных типов свойств.

Например, предположим, вы хотите знать приоритетные задачи дня. Вы можете отсортировать таблицу задач по приоритету, чтобы знать, какие задачи требуют немедленного внимания. Вы также можете использовать другие функции сортировки, такие как по алфавиту, по дате последнего редактирования и т. Д.

Функция сортировки применяет различную логику сортировки свойств в зависимости от значения свойства. Например, в свойствах «Текст» и «Имя» будет отображаться вариант сортировки по алфавиту. С другой стороны, свойство number предлагает только числовую сортировку.

4. Применить отношения с базой данных

Функция Relation в Notion экономит ваше время, сокращая усилия по управлению несколькими базами данных для любого проекта. Он соединяет все базы данных, так что вы можете получить необходимую информацию из любой базы данных того же проекта.

Кроме того, вы можете выполнить глобальный анализ данных, подключив все базы данных из разных отделов. Применять отношения базы данных в Notion довольно просто и не требует написания кода. Сделайте идеальную реляционную базу данных без кода на Notion всего за несколько кликов:

1. Просто добавьте Связь свойство в базе данных, куда вы хотите связать другие базы данных.
2. Notion показывает вам доступные базы данных для выбора.
3. В разделе значения свойства выберите строку данных, которую вы хотите связать с текущими выбранными данными.

Связанный: Как создать отношения между несколькими таблицами с помощью модели данных в Excel

5. Агрегировать данные с помощью сверток

Rollup - еще одна важная функция, которая помогает вам извлекать важные данные из любых подключенных баз данных Notion. Например, вы можете использовать функцию объединения, чтобы оценить общее время завершения проекта без ручного подсчета связанных задач.

Rollup также предлагает другие вычисления, такие как Count all, Count values, Count empty, Percent not empty и т. Д. Подобно функции Relation, Rollup также не требует кода. Вы можете создать свертку всего за три шага, а именно выбрать отношение, свойство и вычислить.

Мощная функция Notion - связывание с базами данных. Функция связанной базы данных позволяет отображать фрагменты таблицы данных в разных рабочих областях. Если у вас есть разные командные рабочие пространства в Notion, это идеальная функция для демонстрации командных задач.

Вы также можете применять отдельные фильтры в связанной базе данных, не внося никаких визуальных изменений в родительскую базу данных. Вы также можете применять функции сортировки. Связанные базы данных показывают двусторонний фрагмент родительской базы данных. Связанная база данных получает данные из одного источника, но имеет разные представления, сортировки и фильтры.

Если вы вносите какие-либо изменения на уровне содержимого или свойств в любую из связанных баз данных, содержимое исходной базы данных также будет отражать эти изменения.

7. Расчеты и функции

База данных Notion дает вам доступ к простым и сложным математическим вычислениям. Вы можете создать свою собственную формулу и выполнить ее в своей базе данных для создания отчетов или прогнозов для своих проектов.

Вам необходимо добавить свойство Formula в вашу базу данных. Затем вы можете запускать всевозможные функции и вычисления, включая другие свойства базы данных. После добавления Формула свойство, вы можете щелкнуть любую строку, чтобы открыть Формула меню. В этом меню есть такие разделы, как «Свойства», «Константы», «Операторы» и «Функции».

8. Шаблоны баз данных

Шаблоны баз данных устраняют необходимость ввода данных и повышают продуктивность работы с базами данных Notion. Эти шаблоны гарантируют, что вы или члены вашей команды соблюдаете единую структуру ввода данных.

Вы можете создать шаблон базы данных один раз для конкретных данных, таких как отправка отчетов об ошибках, приглашения на собрания, личные журналы и т. Д. Для обычной работы просто выберите этот шаблон и введите только данные. Свойства и структуры будут автоматически отображаться в шаблонах базы данных.

Извлеките важную информацию из своей базы данных понятий

Теперь, когда вы знаете некоторые высокоуровневые функции системы баз данных Notion, вы можете без труда применить их к своим страницам Notion и вики. Это жизненно важные инструменты для связывания наборов данных и создания шаблонов, позволяющих угадать будущий курс действий.

Не позволяйте базе данных Notion стать еще одним элементом в вашем стеке технологий. Управляйте базами данных так, как вы хотите повысить эффективность гибкой разработки.

9 лучших гибких инструментов повышения производительности для удаленных и гибридных команд

Хотите знать, какой гибкий инструмент управления проектами подходит вашей команде? Узнайте из этого списка лучших гибких инструментов повышения производительности.

Читать далее

Об авторе