6 лучших бесплатных шаблонов приоритезации для ваших проектов

Вам иногда кажется, что вы плывете в море проектов и не знаете, как расставить приоритеты в своей работе? Вы можете сделать все свои проекты видимыми, а ваши долгосрочные цели ясными с помощью приоритезации проектов. шаблоны, получая при этом быстрый доступ к описаниям заданий, вехам проекта и критическим успехам факторы.

Начинайте каждый проект с правильной ноги, используя эти уникальные шаблоны для встреч, посвященных запуску проекта, а также назначая приоритеты целям в порядке важности и многое другое.

1. Приоритезация идей: матрица приоритетов действий от Someka

Матрица приоритетов действий, также известная как матрица воздействия-усилий, представляет собой простой инструмент, который помогает согласовывать команды по наиболее важным идеям. Идеально подходит для стартапов, малого бизнеса и некоммерческих организаций, шаблон легко ранжирует идеи. на основе таких важных факторов, как укомплектование персоналом, ресурсы, импульс, стоимость и общие усилия и влияние.

Шаблон организован в виде матрицы усилий и влияния / важности, в которой каждая идея ранжируется по степени успешности. один из четырех сценариев (высокое усилие - высокое воздействие, низкое усилие - высокое воздействие, высокое усилие - низкое воздействие или низкое усилие - низкое Влияние). Эта структура поможет вам принимать более обоснованные решения о том, на что тратить свое время и ресурсы.

Скачать:Someka (Бесплатно, доступно в виде файла Excel)

2. Приоритизация целей: таблица целей SMART от Vertex42

Параметр УМНЫЙ Цели не только помогают вам формировать долгосрочные планы, но и позволяют приложить все усилия к реализации самых амбициозных проектов. Он предлагает экономичный способ помочь вам в достижении целей и задач вашей организации.

А УМНЫЙ цель должна включать в себя все следующее:

Специфический: Цели должны быть четко определены и четко сформулированы.

Измеримый: Должен быть четкий способ измерить, достигли ли вы целей, с точки зрения количественных показателей успеха.

Достижимо: Вы должны убедиться, что цель не невозможна.

Соответствующие: Цели должны быть реалистичными и соответствовать целям вашего проекта.

Ограниченный по времени: Цели должны быть привязаны ко времени и включать целевые даты для установки и завершения.

Используйте этот шаблон для создания плана достижения целей проекта. Это отличный способ записывать как краткосрочные, так и долгосрочные цели, сроки, показатели успеха, ссылки или использованные ресурсы, а также сильные стороны и навыки, используемые для достижения целей проекта.

Скачать: Vertex42 (Бесплатно, доступно в виде файла Excel)

3. Приоритезация рабочего процесса: шаблон матрицы Эйзенхауэра от Someka

Разработано бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэра, Матрица Эйзенхауэра - отличный способ организовать и расставить приоритеты для ваших проектов. Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочности / важности, - это инструмент, который объединяет задачи в четыре категории в зависимости от срочности и важности. Четыре категории задач:

• Срочные и важные задачи - это вопросы, которые одновременно являются срочными и важными и должны быть решены немедленно, например, приоритеты, чрезвычайные ситуации и крайние сроки.
• Не срочные, но важные задачи - это важные, но не приоритетные предметы, такие как ведение дневника, покупки и т. д.
• Срочные, но не важные задачи - это действия, которые не обязательно важны, но являются срочными, например, телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма и т. д., на которые вы ответите, когда у вас появится такая возможность.
• Несрочные, не важные задачи Включите задачи, которые не являются срочными или важными, поскольку они не помогут вам в достижении ваших целей.

Он обеспечивает основу для планирования последовательности действий, тем самым гарантируя, что вы работаете над правильными делами в нужное время. Вы можете анализировать приоритетные задачи, избегать ненужных задач, сокращать отвлекающие факторы, а также готовиться к непредвиденным обстоятельствам.

Скачать: Someka (Бесплатно, доступно в виде файла Excel)

4. Приоритизация инцидентов: матрица приоритетов инцидентов от Smartsheet

Инцидент - это разрушительное событие, которое отрицательно сказывается на достижении целей проекта. Инциденты могут произойти в любое время, от длительного отключения электроэнергии, вызванного стихийным бедствием, до неисправного оборудования или программного обеспечения.

Использование матрицы приоритетов инцидентов - это структурированный подход к обработке инцидентов при обработке многих компонентов инцидента. Обычно это бесценный инструмент для управления запросами на ИТ-услуги.

У каждой организации разные приоритеты в отношении рисков и аварийного восстановления. Используйте шаблон для назначения цветов приоритета каждому запросу на обслуживание в зависимости от того, является ли он существенный, критический, умеренный или незначительный инцидент, а затем отслеживать прогресс в вашей организации рабочий процесс.

Благодаря простой в использовании системе тегов инцидентов и структурированным полям для хранения релевантной информации вы можете сосредоточиться на более быстрых решениях, обеспечивая при этом удовлетворенность ваших клиентов.

Скачать: Smartsheet (Бесплатно, доступно как шаблон Excel)

5. Приоритезация продукта: шаблон RICE (охват, влияние, уверенность, усилия) от Intercom

В РИС Модель помогает вам и вашей команде оценить приоритетность инициативы. Эта методология отлично подходит для обеспечения ясности в отношении характеристик продукта, позволяя командам принимать более обоснованные решения на ранних этапах процесса.

В рамках Достигать определяется процентом потенциальных клиентов, которые смогут использовать ваш продукт, обычно измеряется в терминах «транзакций в месяц» или других аналогичных показателях. Следующим шагом будет оценка влияние наборов функций, задействованных вашими пользователями. Основываясь на собранных вами идеях, вы сможете расставить приоритеты по одному над другим. Это побуждает вас инвестировать в функции продукта, которые повышают коэффициент конверсии или улучшают качество обслуживания клиентов.

В Уверенность Программа оценки позволяет вам определить систему оценки достоверности, чтобы оценить оценки вашей команды и определить своего рода согласованный рейтинг. Этот инструмент сообщает команде, что является вероятным и разумным, вместо того, чтобы придавать большее значение нерелевантным или неточно определенным мнениям или идеям.

Когда дело доходит до Усилие, на завершение вашего проекта, скорее всего, уйдут месяцы, поэтому очень важно оценить время и трудозатраты для каждого этапа проекта, включая проектирование, разработку и тестирование. Это помогает вам сосредоточить свою энергию, чтобы не тратить время на малоценные действия, которые приводят к результатам, которые не являются оптимальными или просто «достаточно хорошими».

Скачать:Внутренняя связь (Бесплатно, доступно в виде файла Excel)

6. Приоритизация ежедневных задач: шаблон списка дел от Smartsheet

Когда вы работаете над несколькими проектами, бывает сложно систематизировать задачи на ежедневной основе. Перечисляя важные задачи, которые держат вас в курсе, вы можете эффективно выполнять проекты, организуя при этом все поручения, возложенные на вас вашим начальством, клиентами, коллегами и другими заинтересованными сторонами.

Связанный: Как оптимизировать список дел, чтобы сделать его более эффективным

Этот шаблон списка дел помогает вам создать список приоритетов задач, задействованных в вашем проекте, и отслеживать сроки выполнения, вехи и результаты по мере продвижения. Вы всегда можете вернуться и добавить что-то еще по мере развития проекта - или удалить или изменить задачи, если их нужно изменить. Вы также можете создавать подзадачи позже, чтобы быть хорошо подготовленными, если некоторые из ваших задач будут слишком сложными.

Скачать:Smartsheet (Бесплатно, доступно в виде файла Excel)

Улучшение приоритизации проектов и управления

Шаблоны приоритезации проектов предоставляют четкие и систематические средства выявления и выбора проектов для повышения эффективности и результативности. Они ускорят процесс исследования и разработки каждого проекта, предоставив скелетную основу для немедленного использования.

Кроме того, вы также можете избежать риска предвзятости, поощрять сотрудничество и обеспечивать выбор наиболее приоритетных проектов при ограниченных ресурсах. Согласование этих шаблонов со всеми проектами гарантирует повышение производительности, успешности проектов и общего качества работы.

5 советов по упрощению групповых проектов

Групповые проекты могут быть трудными, особенно когда один из участников не выполняет свою часть работы. Вот несколько способов сделать групповые проекты менее болезненными.

Читать далее

Об авторе