3 специальных совета по письму для офиса

В офисе люди должны понимать, что им говорят, чтобы работа выполнялась должным образом. По большей части это делается хорошо, однако с ростом разнообразия на рабочих местах сейчас некогда повышать свой уровень.

Если вы хотите узнать, как улучшить доступ к электронной почте, документации и другим письменным офисным средствам, здесь мы рассмотрим несколько советов, как это сделать.

Причины наличия доступных материалов

Если вы читаете это, ваша причина для улучшения доступности письменных материалов может заключаться в том, чтобы стать более инклюзивными, и это одна из основных причин, по которой большинство компаний принимают его. Инклюзивное рабочее пространство привлекает разнообразный набор и поддерживает персонал, который в этом нуждается.

Хорошо известно, что при благоприятных условиях люди с особыми потребностями в обучении могут мыслить творчески и часто преуспевают. Основой для этого является то, как вы общаетесь.

Связанный: Как использовать свой стиль обучения для повышения производительности

Однако доступность - это еще и невероятно умный бизнес-ход. То, что вы знаете, что вы имеете в виду, не означает, что это так. Если каждый понимает, что ему нужно делать, и все имеет смысл, это означает:

• Меньше ошибок
• Повышение уверенности персонала
• Вы охватите более широкую аудиторию
• Более интересное рабочее место
• Вы экономите время, объясняя вещи

Что наиболее важно, это невероятно легко сделать, и в процессе вы можете улучшить результаты вашей работы.

1. Использование простого языка

Если вы рассылаете электронное письмо большой аудитории, пишете информационный бюллетень или создаете новую документацию для новой процедуры на работе, намерение состоит в том, чтобы другие приняли это во внимание. В этих случаях необходимо использовать простой язык.

Во-первых, вам следует избегать использования аббревиатур и жаргона в тексте. Некоторые люди могут не понимать, что они имеют в виду, и могут стать препятствием для начинающих. Они также могут заставить сотрудников почувствовать себя изолированными и отвлечь от общего воздействия вашей работы. Вместо этого напишите аббревиатуры полностью и выберите слова, понятные каждому.

Когда вы пишете аудитории, хороший совет - писать тому, кто не знает, в чем ваша работа. Многие письменные сообщения обходят стороной важные детали и упускают из виду необходимые шаги. Это происходит, когда автор пишет с места знания, и он мысленно заполняет пробелы, а не записывает их.

Связанный: Информационные бюллетени для начинающих предпринимателей

Тщательно продумывая каждый шаг, вы можете написать более подробное объяснение, и у вас меньше шансов получить от сотрудников просьбу о разъяснениях. Например, указание кому-то, что делать, может быть довольно открытым, в то время как указание того, чего не следует делать, сохраняет конкретную инструкцию.

Вы можете использовать примеры, если изо всех сил пытаетесь что-то упростить, а также придать своей работе какое-то реальное приложение.

2. Использование доступного шрифта

Есть причина, по которой большинство веб-сайтов, приложений и сайтов социальных сетей используют один и тот же тип шрифта, и это потому, что они знают, что он охватывает более широкую аудиторию. В ваших приложениях электронной почты и цифровых сообщений уже есть шрифт по умолчанию, который легко читать, обычно это Arial или Calibri, и они идеально подходят для использования во всей письменной документации.

Текст в нижнем регистре также приятен для глаз, поэтому воздержитесь от использования заглавных букв, например, при написании заголовков или при попытке что-то подчеркнуть. Вместо этого вы можете жирный слова, чтобы привлечь внимание человека или разбить текст.

Кроме того, размер шрифта может быть важен для сотрудников, которым сложно разглядеть мелкий текст. Текст размером 12 пикселей или больше идеален и часто является стандартом для общедоступных материалов. Если оно меньше этого, вы рискуете, что люди не смогут его правильно прочитать. Конечно, они могут использовать Увеличить функционируют на своих компьютерах, если это цифровой файл, но если он был распечатан, это может вызвать проблемы.

Связанный: Инструменты для синхронизации Microsoft Outlook с Google Calendar

Наконец, шрифт и фон должны быть черно-белыми, а если вам необходимо использовать цвет, лучше всего подойдет синий, потому что это тот, который может различить большинство людей с дальтонизмом. Мало того, это простой цвет, который не контрастирует.

3. Разделение блоков текста

Вы когда-нибудь получали электронное письмо или документ, содержащий непрерывные блоки текста? Если да, то вы знаете, что это может оттолкнуть, и многим людям может быть трудно читать. К счастью, есть несколько быстрых и простых способов сделать подробные фрагменты текста более доступными.

Маркированные и нумерованные списки - отличные инструменты, которые можно использовать для перечисления идей, преимуществ, шагов и других фрагментов информации. Убедитесь, что пункты списка краткие и конкретные, и вы сможете сжать несколько абзацев в удобный для чтения раздел. Это удерживает внимание читателя и экономит ваше время.

Связанный: Инструменты Team Wiki, которые можно использовать для повышения производительности

Другой способ разбить текст - использовать изображения. Однако нужно быть осторожным с изображениями, которые вы используете. Любое изображение, которое вы используете, должно дополнять текст; Если ваше изображение содержит важную информацию, которая не включена в ваш текст, вы можете исключать или сбивать с толку людей. Изображения также должны использовать простые цвета и избегать контрастных цветов, которые могут быть трудными для просмотра другими.

Возможно, вам не нужно этого делать, если вы отправляете просто электронное письмо, но в этом случае это может стоить учитывая, можно ли разбить это одно письмо на отдельные письма, если оно содержит много разных идей и темы. Сохранение одной темы в электронном письме идеально, если есть много работы.

Доступность помогает каждому

У всех разные способы работы, и некоторым людям могут потребоваться дополнительные вещи, которые здесь не рассматриваются. Важно получить обратную связь и выяснить, что работает для людей; чем больше вы сможете улучшить доступность вашего письменного сообщения, тем больше преимуществ вы увидите.

Не зацикливайтесь на этом; просто начните и попробуйте. С этими советами вы будете на правильном пути к доступному рабочему месту, а другие оценят ваш внимательный подход.

4 совета по выполнению профессиональной передачи работы

Уходя с работы, как передать ее? Вот несколько быстрых и простых шагов, которые помогут вам избавиться от рабочей нагрузки до того, как вы начнете новую работу.

Читать далее

Об авторе