3 эффективных способа использования ChatGPT в Excel

Excel — невероятно полезный инструмент для работы с большими объемами данных. Однако поиск и применение правильных формул иногда может быть сложным и разочаровывающим занятием. К счастью, ChatGPT может стать отличным ресурсом для решения этих проблем.

С помощью этой языковой модели ИИ вы можете обращаться за помощью в решении проблем, связанных с Excel, создавать формулы и получать ответы в режиме реального времени, которые помогут вам максимально эффективно использовать Excel. В этой статье мы рассмотрим некоторые эффективные способы использования ChatGPT в Excel и узнаем, как это может улучшить ваш опыт анализа данных.

1. Используйте ChatGPT для создания и реализации формул

Создание или поиск правильных формул Excel может быть пугающим и занимать много времени. Более того, если формула содержит ошибку, она может выдать неверный результат, исправить который будет еще сложнее.

Чтобы избежать всех этих хлопот, вы можете попросить ChatGPT создать для вас формулы на основе конкретных деталей того, что вы хотите, чтобы ваша формула делала. Вы можете попросить чат-бота предложить формулы, основанные на текущих задачах, или вы можете получить рекомендации по формуле, которая у вас уже есть.

Для начала перечислите основные требования к формуле. Это может включать образец вашей электронной таблицы и описание задачи, которую вы хотите выполнить. Как только это будет сделано, вы можете попросить ChatGPT создать формулу. Это может включать в себя использование построителя формул/функций или ручное добавление формулы в электронную таблицу.

Вот пример: у нас была электронная таблица, содержащая данные о продажах разных товаров в разных городах, и мы хотели рассчитать общий объем продаж по каждому товару. Мы ввели все необходимые данные в ChatGPT и попросили его рассчитать продажи продукта А.

Вот как оно ответило:

Мы выполнили точные шаги в нашей электронной таблице Excel, и формула точно рассчитала общий объем продаж.

Когда вы просите ChatGPT создать для вас формулы, следует помнить о нескольких вещах:

• Чем больше информации вы дадите, тем лучше. Убедитесь, что ваши инструкции ясны и конкретны. Если таблица не слишком длинная, вы можете скопировать ее содержимое и предоставить чат-боту для более точного ответа. Мы также говорили о как написать эффективные подсказки ChatGPT для лучших ответов в нашем предыдущем руководстве, к которому вы можете обратиться для этой цели.
• Дважды проверьте форматирование и синтаксис формул, созданных ChatGPT. Если какой-либо из них неверен, Excel вернет ошибку.
• Всегда перепроверяйте результаты, чтобы обеспечить точность. Хотя ChatGPT может создавать для вас формулы, у него также есть определенные ограничения. Лучше всего протестировать формулу на небольшой выборке данных, чтобы убедиться, что она дает точные результаты.

Помня об этих моментах, вы сможете использовать чат-бота более эффективно и с большей уверенностью, чтобы преодолеть любые страхи, которые могут возникнуть у вас при работе с электронными таблицами.

2. Используйте ChatGPT для создания макросов

Макросы — это набор инструкций, которые сообщают Excel о выполнении определенных задач в определенном порядке. Это означает, что макросы позволяют вам записывать определенный набор действий, а затем выполнять их позже одним щелчком мыши, без необходимости каждый раз писать код вручную.

Однако создание макросов в Excel может быть немного сложным, особенно если вы не знакомы с программированием или VBA. К счастью, ChatGPT может помочь вам в этом процессе, предоставив полезные рекомендации и советы.

Давайте посмотрим на пример. У нас есть электронная таблица данных о продажах со следующими столбцами:

• Имя сотрудника
• Область
• Четверть
• Тотальная распродажа

Мы хотим создать фильтр, который будет отображать общий объем продаж в первом квартале для Северного региона. Мы описали это ChatGPT и создали для этого макрос, как показано ниже:

Когда у вас есть необходимый макрос, давайте реализуем и запустим его:

1. нажмите Альт + F11 клавиши на клавиатуре, чтобы открыть редактор Visual Basic.
2. В следующем окне перейдите к Вставлять > Модуль.
3. Здесь введите код, который вы скопировали из ChatGPT ранее.
4. Закрываем диалог и нажимаем Файл > Сохранить как.
5. Разверните раскрывающийся список Тип файла и выберите Книга Excel с поддержкой макросов.
6. Нажмите Сохранять чтобы сохранить файл макроса.
7. Теперь вернитесь к своему рабочему листу и перейдите к Разработчик вкладка
8. Нажмите на Макросы и выбрать Данные фильтра из списка.
9. Наконец, нажмите Бегать.

Этот макрос теперь будет фильтровать ваши данные, чтобы показывать только продажи для целевого региона.

3. Используйте ChatGPT для автоматизации отправки электронных писем

При управлении большой командой автоматизация таких задач, как отправка электронных писем, может оказаться спасением. Excel предоставляет различные методы для автоматизации отправки электронных писем, что особенно полезно, когда вы регулярно отправляете электронные письма группе людей со схожими данными. Кроме того, включение ChatGPT может еще больше упростить процесс автоматизации электронной почты для достижения максимальной эффективности.

Самый простой способ сделать это — попросить ChatGPT создать соответствующий макрос VBA. Этот метод очень похож на шаги, которые мы уже описали выше. Давайте быстро рассмотрим пример.

Предположим, у нас есть список адресов электронной почты высшего руководства нашей фирмы, и нам нужно отправить им отчет о доходах за первый квартал по электронной почте. Вот как мы попросим ChatGPT создать макрос VBA.

Получив макрос, мы сохраним модуль и запустим его, выполнив шаги, описанные выше. Так просто! Помимо этих трех перечисленных нами методов использования ChatGPT в Excel, вы также можете использовать чат-бот для анализа и визуализации данных в Excel с помощью таких инструментов, как диаграммы и анализ данных. Пакет инструментов. Вы можете попросить ChatGPT объяснить, как эффективно использовать эти инструменты.

Кроме того, вы можете использовать ChatGPT для устранения неполадок в Excel, предоставив ему сведения об ошибке, с которой вы столкнулись. В то время как существует ряд вещи, которые ChatGPT не может делать в Excel тем не менее, это отличный инструмент, который может помочь вам стать профессионалом в области электронных таблиц.

ChatGPT в помощь

ChatGPT — это ценный ресурс, позволяющий максимально эффективно использовать Excel. Вы можете использовать его для создания новых формул, получения помощи при любых ошибках в электронных таблицах и даже для изучения новых навыков, попросив объяснить, как работают определенные функции. При правильном использовании это может помочь вам максимизировать производительность Excel и избавиться от любых опасений, связанных с электронными таблицами, которые могут у вас возникнуть.