7 лучших инструментов для организации электронной почты и повышения производительности

Вы, вероятно, получаете несколько писем от клиентов, друзей или семьи каждый день. Попытка организовать свой почтовый ящик может быть непосильной задачей, особенно если у вас есть неконтролируемая привычка хранить каждое сообщение.

Вот несколько советов и инструментов, которые помогут вам организовать свой почтовый ящик, чтобы у вас было больше времени для работы со своим списком дел.

Советы по организации почтового ящика

• Тратьте несколько минут каждый день на удаление ненужных писем.
• Отписывайтесь от лишних подписок.
• Создавайте специальные папки для рабочих или личных писем, где это возможно, и сортируйте сообщения по этим папкам, как только они приходят.
• Используйте ярлыки для сортировки входящей почты по темам (например, финансы, путешествия и т. Д.).
• Архивируйте, а не удаляйте важные сообщения, которые необходимо сохранить для использования в будущем.
• Если ваша учетная запись Gmail связана с внешним адресом электронной почты, измените настройки уведомлений, чтобы не перегружать себя ненужными обновлениями.
instagram viewer
• Используйте свой основной адрес электронной почты для важных сообщений и создайте другую учетную запись для менее важных, например для подписок по электронной почте.

Эти советы могут значительно повысить вашу продуктивность. Однако, если вам нужна дополнительная помощь, вы можете использовать следующие инструменты:

Shift позволяет упорядочить ваши почтовые ящики в одном месте.

Вы можете организовать свой почтовый ящик с помощью фильтров, автоматически создается при отправке писем с использованием различных почтовых клиентов, таких как Gmail или Microsoft Outlook. С помощью этих фильтров вы можете систематизировать электронные письма по отправителю, списку, теме и т. Д. После того, как вы применили критерии фильтрации к сообщению, оно будет помещено в определенную папку с соответствующими ярлыками.

Shift также оснащен отличной функцией поиска, которая работает во всех ваших учетных записях. и других приложений, таких как Slack и Facebook Messenger, чтобы вы могли быстро получать разговоры, когда требуется.

Одним из основных преимуществ использования Shift является то, что он централизует все ваши рабочие процессы, экономия времени при переключении между приложениями и учетными записями электронной почты, и повышение вашей производительности.

Одна из причин, по которой вы, возможно, не захотите загружать приложение или регистрироваться на веб-сайте, заключается в том, что вы опасаетесь, что они будут постоянно засыпать вас электронными письмами. Временный одноразовый адрес электронной почты - отличный способ упорядочить свой почтовый ящик и избежать спама.

Вместо того, чтобы указывать свой основной адрес электронной почты, вы можете использовать MailDrop для создания бесплатного одноразового адреса для приложений / веб-сайтов с плохой репутацией в области безопасности или для предотвращения спамовой рекламы.

Inbox от Gmail предоставляет вам настраиваемые категории и хранит электронные письма с этими темами в верхней части вашего почтового ящика. Он также предлагает функцию «отложить», которая позволяет скрыть электронное письмо до определенной даты или времени. Вы также можете использовать функцию «добавить в задачу», чтобы связать важные электронные письма со своим Google Task список, где вы можете добавлять заметки и устанавливать сроки выполнения.

«Пакеты» - это еще один способ автоматической сортировки похожих сообщений из информационных бюллетеней и обновлений социальных сетей по категориям, которыми легко управлять. Эти стратегии помогут вам избавиться от всего этого беспорядка - будь то подписки или бесконечные груды рабочих писем - и сразу перейти к тому, что действительно важно.

Unroll.me - это бесплатный инструмент, который позволяет вам отказаться от подписки на информационные бюллетени и одновременно организовать свой почтовый ящик.

Отказ от подписки на один информационный бюллетень может показаться не такой уж сложной задачей, но становится непосильной задачей, когда вам приходится иметь дело с десятками или сотнями подписок.

Unroll.me позволяет легко управлять сотнями электронных писем одновременно. Всего за несколько щелчков мышью вы можете полностью отказаться от подписки на информационные бюллетени, организовать их с помощью ярлыков, если хотите, и искать определенные сообщения по ключевым словам.

Для тех, кто перегружен тоннами информационных бюллетеней по электронной почте, функция «Rollup» в Unroll.me может быть полезной. Это позволяет вам объединить все ваши любимые подписки по электронной почте в простой ежедневный список.

Таким образом, вы можете пройти подписку сразу, вместо того, чтобы тратить время на просмотр своего почтового ящика каждый раз, когда вы получаете новости о продвижении.

Если вы конкурентоспособный человек, которому нравится делать что-то самостоятельно, то вы можете превратить массовую кампанию по отказу от подписки по электронной почте в забавную игру. Электронная почта - это бесплатный инструмент, который упрощает процесс очистки вашего почтового ящика.

Чтобы управлять почтовыми ящиками, введите свой адрес электронной почты и запустите игру. Цель состоит в том, чтобы организовать как можно больше электронных писем в течение заданного периода времени. Если вы потратите слишком много времени, вас накажут, но вы получите больше очков, если будете быстро управлять своими сообщениями.

Электронная игра позволяет вам развить привычку сосредотачиваться на одном письме за раз, прежде чем переходить к следующему, а встроенный таймер повышает вашу продуктивность.

InMoat - это инструмент, который упорядочивает электронные письма по их типам, например, по финансам, продуктивности, здоровью и т. Д. Этот инструмент помогает повысить вашу продуктивность, выбирая и помещая важные для вас типы писем в верхнюю часть папки входящих, отдавая им приоритет перед другими.

После входа в свою учетную запись InMoat попросит вас выбрать отрасль и род занятий, чтобы оптимизировать рабочие процессы и установить приоритеты. Вы можете использовать опцию «Умные фильтры», чтобы выбрать категорию писем, которые будут оставаться в вашем почтовом ящике. Он переместит менее важные электронные письма в вашу папку InMoat для последующего просмотра, когда вам будет удобно.

InMoat также проанализирует вашу сеть и попросит вас выбрать доверенных контактов для определения приоритета их электронной почты при перемещении сообщений из неизвестных источников в другую папку.

FollowUpThen - это ваш личный помощник, который напоминает вам о том, что нужно следить за конкретными электронными письмами. Это палочка-выручалочка для занятых людей или тех, кто часто забывает важные сообщения.

После того, как вы отправите электронное письмо с помощью FollowUpThen, оно вернет в свой почтовый ящик именно тот день и время, которые вы укажете. Больше не нужно забывать о важных деловых сделках или свиданиях с друзьями.

Ваш почтовый ящик может быстро сказаться на вашей производительности из-за тонны писем, которые вы получаете от потенциальные клиенты, друзья, коллеги, а также надоедливые информационные бюллетени и рекламные новости, о которых вы никогда не спрашивали для!

В следующий раз, когда вы почувствуете себя перегруженным всем, что находится в вашем почтовом ящике, сделайте глубокий вдох, начните выполнять эти советы и используйте эти инструменты, чтобы все взять под контроль и повысить свою продуктивность.

5 причин использовать инструменты для совместной работы вместо электронной почты

Инструменты для совместной работы предлагают более скоординированный рабочий процесс групповых обсуждений, обмена файлами, управления задачами и т. Д. Вот почему они лучше электронной почты.

Читать далее

Об авторе