Как быстро вернуть отложенный проект в нужное русло

Каждый проект начинается с хороших намерений и максимальных усилий, но многие из них сбиваются с пути из-за низкой вовлеченности и пропускают вехи. Но не стоит расстраиваться, так как некоторые корректирующие действия могут вернуть отложенный проект в нужное русло в кратчайшие сроки.

Вот несколько эффективных методов восстановления проекта, которые вы должны попробовать, чтобы все двигалось в правильном направлении.

1. Звоните на собрание команды

Ваша команда могла встречаться на многих виртуальные командные встречи для этого проекта. Однако, если вы знаете, что собираетесь пропустить дедлайн, обязательно попросите всех сесть вместе еще раз. Это собрание команды должно разработать новую стратегию того, что делать дальше.

Учитывайте результаты проекта, бюджет и время (оставшееся или дополнительное), которое у вас есть для завершения проекта. Посмотрите, как ваша задержка влияет на каждый из этих аспектов. Узнайте, что команда может сделать, сохранив исходный бюджет и сроки.

Помимо этого, посмотрите, сколько времени потребуется на завершение проекта. Затем поговорите со своим клиентом о выборе любого из вышеперечисленных вариантов.

2. Узнайте причину задержки

Помимо выбора жизнеспособных вариантов для ваших клиентов, используйте встречу, чтобы определить проблему проекта. Только зная причину задержки проекта, вы можете предпринять шаги для решения проблемы.

Задержка проекта может быть вызвана различными причинами, в том числе нехваткой бюджета, нехваткой ресурсов, изменением приоритетов организации, сокращением объема работ, неэффективностью команды и т. Д. Узнайте, кто несет ответственность за задержку и как это повлияло на проект. Кроме того, определите, как исправить проблему в кратчайшие сроки.

3. Установите новый, но реалистичный крайний срок

Если вы пропустили исходный крайний срок, пора двигаться дальше и установить новый. Просмотрите исходное расписание, чтобы определить, сколько задач проекта еще не выполнено. Установите сложные, но выполнимые этапы для каждой из оставшихся задач и найдите новый срок выполнения проекта.

Ваша цель - сдать проект в новый срок. Следовательно, прежде чем устанавливать новую дату выполнения, рассмотрите возможности, ресурсы и доступность вашей команды.

4. Пересмотреть объем проекта

Если нереалистичный объем проекта привел к задержке вашего проекта, подумайте о пересмотре плана, чтобы его можно было реализовать в короткие сроки. Обсудите объем с клиентом или заинтересованными сторонами и проверьте, какие области проектов вы можете удалить.

Никогда не позволяйте прицелу происходить, когда вы действительно просите об уменьшении прицела. Изменение объема затруднит завершение проекта. Возможно, вам также понадобится полностью сместить фокус вашей команды на новое направление.

5. Разделите на небольшие задачи и расставьте приоритеты

Как только вы получите кивок от клиента о пересмотренном объеме проекта, начинайте работать над ним. Прежде всего, разделите оставшуюся работу на небольшие части задач. Затем найдите, есть ли какие-либо зависимости между задачами. Если да, рассмотрите их, прежде чем расставлять приоритеты.

Попросите команду сначала поработать над приоритетными задачами. Иногда клиент может попросить вас сначала доставить раздел или часть проекта во время задержки проекта. В таких случаях отдавайте приоритет этому сегменту.

Связанный: Лучшие методы для фрилансеров бесплатно расставить приоритеты задач

6. Подтвердить или переназначить обязанности

Вы должны работать со всей командой, чтобы определить их роли для оставшегося объема проекта или задач. Просмотрите выполненные задачи, чтобы выявить любые конфликты или недостатки в работе, выполненной на данный момент над этим проектом. Может потребоваться повторное подтверждение или перераспределение задач на основе предыдущего выполнения.

Во время переназначения задач разрешите любые сомнения относительно первоначального плана. Убедитесь, что новый назначенный человек обладает навыками, необходимыми для выполнения этой задачи, и не имеет других приоритетов.

7. Сосредоточьтесь на общении в реальном времени

Больше нет места для задержек в проекте, который уже сорвался. Иногда важные решения остаются нерешенными из-за задержки ответа. Следовательно, вашей команде не следует тратить время на асинхронное общение, когда они не знают, когда они получат какой-либо ответ.

Связанный: Советы и инструменты для общения с клиентами и командами в режиме реального времени

В отложенных проектах сделайте упор на синхронизированное общение, например на мгновенный чат. Коллеги также могут участвовать в аудио- или видеозвонках, чтобы прояснить любые сомнения или задать важный вопрос. Что бы вы ни делали, никогда не полагайтесь на отложенные способы связи, такие как электронная почта в таких ситуациях.

8. Тщательно отслеживайте и управляйте задачами

Вы не хотели бы дважды задерживаться на одном проекте. Чтобы избежать этого, важно управлять задачами и отслеживать их прогресс на ежедневной основе. Сделайте отслеживание производительности частью своей повседневной жизни с помощью динамических приложения для управления проектами где участники могут проверять выполнение задач и проектов.

Недостаточно отслеживать достижения, нужно сравнивать их с предполагаемыми достижениями. Если вы заметили, что кто-то отстает, немедленно свяжитесь с ним, чтобы выяснить проблему и исправить ее как можно скорее.

9. Составьте план управления рисками

Пересмотренный план отложенного проекта часто включает дополнительную рабочую нагрузку, новые ресурсы и строгий график. Хотя у вас высока вероятность успешного завершения проекта, он также сопряжен с определенным риском. Следовательно, вы должны подготовить план управления рисками.

Для этого определите факторы риска. Вам также следует проанализировать их, чтобы разработать план смягчения их негативных последствий. Приложите усилия, чтобы снизить вероятность возникновения этих факторов риска. Информируйте всю команду о плане управления рисками и постоянно обновляйте его по мере продвижения проекта.

10. Приложите дополнительные усилия

Излишне говорить, что вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы быстро реализовать отложенный проект. Это также может означать сверхурочную работу для многих членов команды. В зависимости от объема проекта время будет варьироваться. Однако это может демотивировать команду, если сверхурочные работы увеличиваются.

По этой причине менеджеры должны дать своим товарищам по команде четкое представление о том, как долго будет продолжаться сверхурочная работа. Если кто-то не может уделить больше времени отложенному проекту, вам придется передать его задачу на аутсорсинг.

Эффективные советы для отложенных проектов

Нередко проект теряет свою направленность. Как только это произойдет, необходимо выявить и распознать болевые точки проекта.

Чтобы вернуть проект в нужное русло, следуйте приведенным выше советам. Вы также можете использовать приложения для управления проектами для успешного и своевременного завершения проекта.

11 лучших функций MeisterTask для гибкого управления проектами

Вы хотите внедрить Agile - метод динамического управления проектами, повышающий производительность? MeisterTask может вам помочь.

Читать далее

Об авторе