9 причин, по которым проекты откладываются и как их избежать

Задержка проекта - это реальность, и, несмотря на все усилия, многие команды не могут завершить проекты в срок. Если вы не хотите задержек в ваших текущих и будущих проектах, вам нужно знать о факторах, которые играют большую роль в задержках проекта.

Знание причин задержки проекта поможет вам найти лучший способ их избежать. Вот причины и решения одной из самых больших проблем управления проектами - задержки проекта.

1. Ползучесть прицела

Объем проекта относится к полной структуре проекта, а смещение объема означает любое внезапное изменение в этом объеме без надлежащих запросов на изменение. Представьте, что ваша команда находится в середине проекта, и внезапно происходит смещение объема работ. Все усилия, которые вы приложили до сих пор, будут напрасными, и отсрочка завершения проекта станет неизбежной.

Чтобы избежать этой проблемы, составьте план проекта и заставьте клиентов подписать соглашение, в котором говорится, что они будут придерживаться плана. Кроме того, сохраните все

последующие сообщения в одном месте, чтобы не обращаться к нескольким источникам информации для справки.

2. Команда не осведомлена о цели проекта

Быть частью загруженного корпоративного мира означает, что вы можете не знать причины каждой задачи, которую вы выполняете. Однако это может стать причиной демотивации товарищей по команде, что приведет к задержкам проекта.

Зная связь между своей задачей и целями проекта, команда может черпать вдохновение. Поэтому вовлечение всех членов команды на этапе планирования проекта - хорошая идея. Спросите их отзывы, чтобы вы могли спланировать проект так, как им удобно.

Убедитесь, что они видят, как их вклад влияет на проект и организацию. Это будет мотивировать их успешно завершить проект в срок.

3. Нереалистичные результаты и сроки

Вы не поверите, но нереальные сроки, возможно, являются основной причиной задержки проекта. Вся команда может приложить дополнительные усилия, но невозможно завершить проект вовремя, если сроки невыполнимы.

Независимо от того, насколько заманчиво ставить перед собой амбициозные цели, недооценка или перерасход - лучший способ произвести впечатление на клиентов. По этой причине ставьте перед собой реалистичные, достижимые и измеримые цели.

Многие проекты включают в себя несколько зависимостей задач. В этом случае составьте график проекта с учетом доступности ресурсов, расчетного времени и последовательности задач.

Связанный: Как повысить производительность труда с помощью критериев SMART

4. Недоступность ресурсов

Если необходимые финансовые, человеческие и материальные ресурсы отсутствуют, реализация проекта неизбежно затянется. В случае финансовых ресурсов оцените, может ли первоначальный бюджет покрыть стоимость проекта. В противном случае получите дополнительное финансирование как можно скорее, чтобы избежать задержки проекта из-за нехватки средств.

Что касается человеческих ресурсов, посмотрите, есть ли у членов команды необходимые навыки и опыт. Или обучите их или передайте задачи на аутсорсинг. Будьте осторожны с материальными ресурсами, такими как инфраструктура. Доступность этих ресурсов не гарантируется, и рекомендуется иметь для них резервную копию.

5. Неправильное отслеживание прогресса и последующие действия

Постоянный сбор данных о ходе выполнения задачи жизненно важен для успеха проекта. Невыполнение этого может привести к задержке проекта. Помимо постановки целей, вам нужно отслеживать, есть ли задержки в выполнении какой-либо задачи. Таким образом, вы можете увидеть, идет ли команда по пути к достижению цели.

Вы можете использовать инструменты управления задачами, чтобы измерить прогресс каждой задачи. Заметив задержку в выполнении какой-либо задачи, вы также можете передать задачу кому-то другому. При необходимости эти приложения также помогут вам легко переназначить все задачи проекта.

6. Непонимание между заинтересованными сторонами

Все стороны, вовлеченные в проект, должны быть на одной странице; иначе они не смогут завершить проект в срок. Непонимание ведет к недопониманию, что в конечном итоге препятствует прогрессу проекта.

Вот почему каждый член команды должен немедленно знать об изменении объема работ, ожиданиях клиентов и любых задержках со стороны любой вовлеченной стороны. Должны проводиться регулярные встречи команды, чтобы сообщать обновленную информацию о проекте.

Команды также должны использовать инструменты управления проектами чтобы знать о сроках и основных сроках. Эти приложения также хранят всю командную коммуникацию в одном месте, чтобы обеспечить наглядность.

7. Нежелание работать в команде

Успешный проект - это командная работа. Каждый участник, включая менеджера, должен эффективно выполнять свою роль, чтобы достичь цели. Иногда члены команды не сотрудничают, и это приводит к задержкам проекта. Даже менеджеры в наши дни не склонны к микроменеджменту.

Но всем нужно помнить, что конечная цель - завершить проект в срок. Не стоит ставить проект под угрозу только во избежание конфликта.

В то время как членам команды требуется собственное пространство и способность принимать решения, чтобы работать с максимальной эффективностью, менеджеры должны вмешиваться всякий раз, когда это необходимо, чтобы не дать проекту сбиться с пути. Менеджеры также должны предпринять немедленные шаги для разрешения любого командного конфликта.

Связанный: Что такое конфликт удаленной работы? Способы предотвратить это

8. Сторонние факторы

Часто на определенных этапах проекта организациям требуется участие третьих сторон. Внешние поставщики также могут нести ответственность за задержки проекта, если они не доставляют ресурсы или задачи вовремя. Обычно это происходит потому, что сторонние лица не знают об основных этапах или целях вашего проекта.

Кроме того, команды не связываются с поставщиками по поводу поставленных задач и попадают в затруднительное положение, когда есть задержка со стороны третьей стороны. Чтобы избежать таких проблем, установите для них строгие сроки и оставайтесь на связи до момента их доставки. Вы также можете включить в договор штраф за просрочку. Таким образом, они серьезно отнесутся к своевременной доставке.

9. Неожиданные обстоятельства

И последнее, но не менее важное: вы столкнетесь с некоторыми непредвиденными ситуациями, которые могут привести к задержкам проекта. Стихийные бедствия, погодные катаклизмы, политическая нестабильность, глобальная рецессия, проблемы с получением инвестиций - все это может задержать ваш проект.

Хотя эти причины невозможно предотвратить, вы, безусловно, можете уменьшить их влияние путем надлежащего планирования. Каждый член команды всегда должен быть готовым к худшему. Не оставлять задачи на последний момент - сильный шаг в борьбе с этой проблемой.

Члены команды также должны сотрудничать, когда после стихийных бедствий возникает дополнительная рабочая нагрузка, чтобы завершить проекты вовремя.

Спасайте проекты от задержек

На любом этапе проект может сбиться с пути. Зная общие причины, вызывающие задержки в реализации проекта, и решения, позволяющие их избежать, вы можете своевременно достичь цели успешной реализации проекта. Таким образом, достижение целей производительности становится проще, чем когда-либо.

7 лучших приложений, которые помогут вам достичь ваших производственных целей

Вы хотите преуспеть в управлении временем? Используйте эти многофункциональные приложения для тайм-бокса для достижения ваших производственных целей.

Читать далее

Об авторе