5 способов преодолеть самые распространенные проблемы управления задачами

Каждый проект состоит из множества задач, которые нужно завершить вовремя. Правильное управление задачами означает управление проектами от концепции до завершения. Независимо от того, являетесь ли вы частью команды, работающей из офиса или дома, процесс управления задачами может заставить вас столкнуться с некоторыми общими проблемами.

Узнайте пять общих проблем управления задачами, с которыми вы и ваша команда можете столкнуться, и способы их решения с помощью инструментов.

1. Нет видимости выполнения задачи

Одним из обязательных условий своевременного выполнения задачи и успешного сотрудничества является видимость хода выполнения задачи. Без него управление задачами становится проблемой для любой команды. Вы можете рассчитывать на быстрое решение любой проблемы, только обеспечив прозрачность хода выполнения задачи.

С помощью досок Kanban вы можете визуализировать рабочий процесс проекта. Trello - это приложение для канбан-доски, которое позволяет упростить выполнение всех задач, выявляя узкие места в процессе. Это приложение не только делает доступным ход выполнения задачи, но также позволяет вам принимать решительные меры, чтобы продолжить выполнение давно ожидающих задач.

Использование диаграммы Ганта - еще один полезный способ отслеживать ход выполнения задачи. С Agantty app, члены команды могут соответственно синхронизировать свои задачи. Он также позволяет вам назначать и делегировать задачи доступным ресурсам.

Связанный: Лучшие бесплатные приложения с диаграммами Ганта для управления проектами

2. Зависимость от электронной почты мешает работе

Четкое общение важно для любой команды, чтобы выполнить задачи в оговоренные сроки и с полной эффективностью. Хотя электронная почта является популярным способом общения среди членов команды, полноценная зависимость от электронной почты может быть контрпродуктивной и снижать производительность.

Что касается команды, одна из самых больших проблем управления задачами - удерживать всех на одной странице, передавая необходимые сообщения. Здесь важно сообщить, что и как - и то, и другое. Если кто-то тратит больше времени на проверку, написание и ответ на электронные письма, чем на продуктивные задачи, цель общения по электронной почте потерпит неудачу.

С участием MeisterTask, вы можете централизовать процесс обмена информацией между членами команды. Вы можете улучшить взаимодействие в команде, добавив описание задачи, вложения, журнал изменений задачи и комментарии в самой задаче. Эти функции делают задачу интерактивной и отслеживаемой.

Отслеживая проект, вы можете оставаться в курсе и получать всю необходимую информацию. Вы можете быстро отвечать на любые изменения задачи с помощью смайлов и получать уведомления по электронной почте о таких изменениях.

3. Отсутствие структурированных отчетов о производительности

Чтобы узнать об эффективности и продуктивности вашей команды, необходимо получить полный обзор производительности каждого члена команды. Без надлежащего понимания никто не сможет узнать о ходе выполнения задачи. Только структурированный отчет может дать представление обо всем процессе, через который прошла команда.

Такие отчеты не только дают ценную информацию о задачах и проектах. Они также представляют собираемую информацию в доступной для понимания форме. Когда у вас есть полная картина в одном месте, принятие мер по повышению эффективности задач становится незаметным.

Структурированные отчеты также позволяют генерировать различную статистику с использованием важнейших показателей и настраивать, как вы хотите видеть детали. Вы можете использовать функцию универсальной отчетности Asana чтобы получить графические диаграммы и графики эффективности вашей команды. С помощью нескольких щелчков мышью вы можете в реальном времени отслеживать статус продуктивности вашей команды.

С помощью этого инструмента каждый член команды может создать свою панель управления производительностью, которая будет визуально отображать показатели производительности. Отдельные лица могут делиться отчетами только для чтения с внутренними и внешними соавторами. Настроить отчеты также легко, поскольку вы можете добавлять различные фильтры, выбирать типы диаграмм и назначать отдельный цвет для каждого проекта.

4. Отсутствие легкой автоматизации

В современном мире бизнеса автоматизация задач имеет первостепенное значение. Без него будет сложно управлять своими задачами и вовремя завершить проект. Отсутствие автоматизации также может привести к проблемам с производительностью в вашей команде и медленному выполнению задач.

Следовательно, вы должны использовать различные инструменты для автоматизации задач и избавить вашу команду от необходимости тратить время на выполнение этих задач вручную. Выбирая инструменты автоматизации, убедитесь, что у них больше преимуществ, чем недостатков, таких как крутая кривая обучения, замедление работы системы и чрезмерное потребление времени.

Когда дело доходит до автоматизации, вы можете использовать любое количество инструментов в зависимости от вашего объема работы. Помимо снижения рабочей нагрузки в команде, интеллектуальная автоматизация позволяет вам сосредоточиться на важных задачах. При использовании нескольких инструментов автоматизации вы можете воспользоваться помощью Zapier для легкой интеграции между приложениями.

Вот некоторые из популярных интеграций, которые поддерживает Zapier:

• Google Таблицы и Toggl: Используйте для управления проектами удаленных и гибридных команд.
• ClickUp и TimeDoctor: Используйте для отслеживания рабочих часов и управления задачами.
• Trello и Jira: Используется для отслеживания проблем при управлении задачами с помощью инструмента в стиле Канбан.
• Асана и HubSpot: Используется для синхронизации программного обеспечения CRM с инструментом управления проектами.
• ClickUp и Jira: Используйте для отслеживания и решения проблем при мониторинге задач.

Связанный: Интеграции Zapier, которые автоматизируют рабочий процесс управления задачами

5. Работа с ползучестью прицела

Расползание объема - это распространенная проблема управления задачами, с которой сталкиваются команды. Это относится к изменениям требований к проекту по сравнению с тем, что вы решили при запуске проекта. Эти изменения влияют как на цель, так и на результаты проекта.

При планировании проекта и назначении задач участникам необходимо учитывать расширение объема работ. Независимо от отрасли, вы можете предотвратить это, оценив риски и проявив осознанность при составлении карты проекта.

Каждый проект сопряжен с определенной степенью риска, и наличие плана действий на случай непредвиденных обстоятельств с самого начала может спасти вас от любой неожиданной ситуации. Кроме того, постоянная оценка рисков в течение жизненного цикла проекта также поможет вам управлять рисками. Используя monday.com, вы можете тактично справиться со снижением объема работ в своих проектах.

Реестр рисков проекта этого приложения позволяет находить, оценивать и планировать возможные инциденты, чтобы снизить риски. Используя свои Шаблон планирования scrum-спринта, вы можете заставить свою команду сосредоточиться на конкретных задачах и целях. В Трекер управления изменениями этого инструмента позволяет наметить и отслеживать планы управления изменениями.

Решенные проблемы управления задачами

Проблемы с управлением задачами могут привести к задержке проектов и недовольству клиентов. Помните о потенциальных проблемах, с которыми вы можете столкнуться при управлении задачами.

Поскольку в этой статье обсуждались проблемы и их жизнеспособные решения, теперь вы можете предпринять необходимые действия, чтобы избежать таких проблем, чтобы обеспечить беспрепятственное управление проектом.

8 лучших бесплатных альтернатив асан для управления проектами

Ищете альтернативу Асане? Ознакомьтесь с этими бесплатными инструментами, которые позволят вам эффективно управлять своими проектами.

Читать далее

Об авторе