Если вы все еще используете физические способы хранения файлов и бумаги, вы многое упускаете. Физическое хранение файлов занимает слишком много места. Вам всегда нужны шкафы, что затрудняет поиск и отслеживание конкретного файла.
Кроме того, программное обеспечение для управления документами позволяет легко управлять неограниченным количеством файлов. Кроме того, они сравнительно более безопасны и гибки, что упрощает совместную работу нескольких членов команды над одним документом.
Итак, давайте узнаем, какое программное обеспечение для управления документами вы можете использовать для управления своими файлами.
1. Битрикс24
Это безопасная платформа для хранения ваших личных файлов и файлов для совместной работы. Более 5 миллионов пользователей по всему миру доверяют им и используют это программное обеспечение для управления своими файлами.
Он предлагает три различных типа хранения ваших документов:
- Мой драйв: Здесь вы можете хранить свои личные файлы.
- Групповой привод: Лучше всего подходит для совместной работы студентов и малого бизнеса.
- Привод компании: Этот вариант лучше всего подходит для компаний с несколькими сотрудниками.
Кроме того, вы можете выбрать хранить свои документы в облаке или локальное хранилище, в зависимости от ваших потребностей. И перемещайтесь по нескольким файлам, вводя их имена или краткое описание. Все они сохранены в библиотеке документов.
Вы также можете сделать так, чтобы документы оставались в верхней части результатов поиска для быстрого доступа. Инструмент также позволяет добавлять комментарии к документам и сохранять несколько версий документа с историей редактирования. Это упрощает отслеживание изменений в будущем. Кроме того, вы также можете использовать различные приложения для редактирования документа.
В целях безопасности Битрикс24 позволяет заблокировать документ, нажав на кнопку блокировки. Это делает документ недоступным для других людей. У программы есть как бесплатная, так и платная версии. Вы можете получить его в зависимости от ваших потребностей.
2. Электронный Файловый Кабинет
Независимо от того, являетесь ли вы студентом, небольшим подрядчиком или имеете большую компанию с несколькими сотрудниками, вы можете использовать этот инструмент для хранения и организации своих данных и файлов. Это позволяет вам искать файлы, просто набирая их имя в строке поиска.
Вы также можете получить быстрый доступ к определенным файлам, сохранив их в портфолио, и автоматизировать рабочий процесс с помощью этого программного обеспечения, поскольку оно автоматически сохраняет загружаемые вами документы. Это позволяет хранить как на месте, так и в облаке.
Кроме того, вам не нужно держать его приложение на всех ваших устройствах. Вы можете получить доступ к своим файлам из любой точки мира с помощью веб-браузера. Однако только определенные люди с паролем могут получить доступ к данным в целях безопасности. Разрешения предоставляются сотрудникам в зависимости от их ролей.
Все файлы, которыми вы поделились, зашифрованы, и вы должны пройти через двухфакторная аутентификация. Для большего удобства вы также можете установить аутентификацию на основе IP или местоположения.
Кроме того, если вы являетесь компанией или индивидуальным предпринимателем, вам будет приятно узнать, что это программное обеспечение также позволяет заключать контракты. Чтобы облегчить вашу работу, вы можете интегрировать программное обеспечение со сторонними приложениями, такими как DocuSign, Salesforce и Microsoft Office.
3. Гугл драйв
С более чем 1 миллиардом активных пользователей в месяц и 6 миллионов платных пользователей, Google на сегодняшний день является самым популярным решением для хранения файлов. Люди используют его для хранения личных, командных и корпоративных файлов.
Это обеспечивает бесшовную интеграцию с облачными приложениями. Кроме того, он поддерживает несколько форматов, поэтому вы можете хранить файл, не меняя его тип, например PDF, Word и другие. Также удобно искать документы на вашем Google Диске. Просто введите имя, и вот оно!
Он предоставляет общее пространство для членов команды. Тем не менее, данные остаются недоступными для посторонних из-за функции предотвращения потери данных (DLP).
Программа позволяет сохранять документы, а также создавать, просматривать и редактировать их. Кроме того, если вы отредактируете эти документы с помощью этого инструмента, он сохранит историю внесенных изменений. Таким образом, вам не нужно хранить несколько версий файла. Все они хранятся в одном документе.
Google Диск предоставляет всем своим пользователям бесплатное хранилище объемом до 15 ГБ. Если вам нужно больше места для хранения, вам потребуется тарифный план премиум-класса.
4. Слияние
Это еще один отличный облачный инструмент для обмена файлами, который позволяет вам хранить и систематизировать свои файлы. Над 130 000 пользователей во всем мире доверяют этой платформе свои документы и файлы.
С помощью этого программного обеспечения вы можете организовать свои документы двумя способами:
- Страницы: Вы можете создавать и редактировать страницы и обсуждать их со своими сотрудниками.
- Пространства: Здесь хранятся все ваши страницы. Будь то для отдельных лиц, членов команды или других проектов.
Этот инструмент предлагает расширенные функции для поиска и извлечения ваших документов, более 75 настраиваемых шаблонов, а также функции комментирования и редактирования. Кроме того, если кто-либо в команде поручит задачу другому члену команды, он получит уведомление о своевременных действиях.
Кроме того, вы можете контролировать разрешения для документов и определять, кто может получить к ним доступ в группе. Это бесплатно для 10 пользователей. Для всего, что выше этого, вам нужно будет купить его премиум-версию.
5. SharePoint Online
С участием более 190 миллионов человек имея доступ к функциям SharePoint Online, это инструмент Microsoft, который позволяет вам организовывать документы, команды и рабочий процесс.
Помимо хранения файлов, вы можете создавать и редактировать документы с помощью этого инструмента и использовать его для совместной работы с несколькими членами команды. Он позволяет обновлять метаданные файлов, обеспечивая быстрый поиск.
Таким образом, если вы забыли имя файла или имеете несколько файлов с почти одинаковым именем, вы можете найти документ, просто набрав несколько слов, записанных в метаданных. Инструмент также доступен для мобильных приложений. Однако для его использования вам потребуется подписка на 5 долларов в месяц.
6. Paper Tracer
Еще одно программное обеспечение для управления документами в списке - Paper Tracer. Он предназначен для малого, среднего и крупного бизнеса.
Это поможет вам автоматизировать ваши контракты, оцифровать документы, а также отслеживать и сообщать обо всех сохраненных файлах. Кроме того, он соответствует требованиям HIPAA, что означает, что он следует закону о безопасности и предотвращает любую утечку данных. Он также предоставляет возможность электронной подписи. Следовательно, это отличный инструмент для здравоохранения, юриспруденции или любого другого бизнеса, который выполняет проекты на контрактной основе.
Программное обеспечение предлагает решения для сквозных рабочих процессов и предлагает реализацию на основе облака. Это хороший инструмент для малых предприятий с числом сотрудников до 10 и средних компаний с числом сотрудников 100 и более.
Выберите программное обеспечение для управления документами
Если вы все еще храните свои файлы физически и переживаете все проблемы, пора остановиться.
В списке предлагается несколько программ, обеспечивающих много места для бесплатного хранения. Начните с них и упростите хранение, систематизацию и управление файлами благодаря сотрудничеству многочисленных членов команды.
Приложения для транскрибирования позволяют конвертировать аудио- и видеофайлы в текст, которым вы можете поделиться. Вот несколько лучших инструментов, которые вы можете использовать для этого.
Читать далее
- Продуктивность
- Бизнес-технологии
- Цифровой документ
- Место хранения
- Облачное хранилище
Садаф Танзим - внештатный писатель B2B и B2C. Она стремится сделать скучный контент блогов ярким и побудить читателей к действию.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться
