5 способов, которыми автоматизация может повысить вашу производительность

Вы можете заметить, что ваша продуктивность, кажется, отстает, поскольку вам постоянно трудно найти время для выполнения большего количества работы. Это отчасти потому, что вы можете тратить значительное количество времени на повторяющиеся задачи, такие как ответы на электронные письма или резервное копирование данных.

Однако время - ограниченный ресурс, и у вас есть только 24 часа в день. Лучший способ максимально сэкономить время и повысить производительность - автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи.

Что такое автоматизация и в чем ее преимущества?

Автоматизация описывает использование технологий для решения длительных или повторяющихся задач, чтобы свести к минимуму ручные усилия. Автоматизируя избыточные задачи, вы можете сэкономить время и сосредоточиться на других видах деятельности, приносящих доход.

Автоматизация также снижает количество человеческих ошибок, повышает эффективность работы, увеличивает масштабируемость и экономит деньги. Итак, как вы можете использовать потенциал автоматизации в своей повседневной деятельности? Вот несколько идей автоматизации рабочего процесса, которые вы можете использовать сейчас:

1. Ускорение обработки электронной почты

Работа с электронными письмами может быть утомительной и отнимать много времени, если вы не найдете систему для их эффективного управления. Это потому, что вы, вероятно, получаете каждый день массу писем, требующих вашего внимания. Кроме того, если вы хотите развивать свой бизнес, вы должны оперативно отвечать на запросы по электронной почте от потенциальных клиентов.

Автоответы по электронной почте

Хорошей новостью является то, что вы можете автоматизировать некоторые процессы, чтобы меньше времени проводить в почтовом ящике. Например, вы можете создать шаблон, используя данные из вашей контактной формы в Интернете, или используйте эти бесплатные конструкторы шаблонов электронной почты, так что вам не придется все время писать их с нуля. Вы также можете использовать встроенные функции автоответчика в почтовых сервисах, например, Следовать за опция в Outlook, чтобы отслеживать электронные письма и отвечать на них.

В качестве альтернативы вы можете использовать холодную электронную почту и службу слияния, например GMass для персонализации, планирования или отправки маркетинговых кампаний и холодных писем потенциальным клиентам и автоматического отслеживания.

Организуйте свою электронную почту

Мы уверены, что вы ежедневно получаете бесчисленное количество писем от коллег, родственников и друзей, представителей других компаний и т. Д. Когда это происходит, может быть сложно отсортировать важные электронные письма от нежелательной почты. Но вы можете автоматизировать перемещение писем из одной папки в другую, чтобы избавиться от беспорядка. Вы можете использовать «фильтры» Gmail или «Правила» Outlook для управления почтовым ящиком.

Эти встроенные функции позволяют автоматически удалять сообщения с определенным сообщением, сортировать электронные письма с определенным текстом или из определенных контактов в папку и т. Д.

Извлечь данные

Вы, вероятно, проводите много времени, просматривая контакты в своем почтовом ящике, чтобы получить информацию, которая может помочь вам продвигать или продавать свои вещи. Используя Mailparser, вы можете автоматизировать этот процесс на основе ваших правил синтаксического анализа.

2. Повысьте скорость общения с помощью чат-ботов

Чат-боты полностью изменили обслуживание клиентов за последние годы, улучшив общение и качество обслуживания клиентов. Как и в случае с часто задаваемыми вопросами, чат-боты предлагают автоматизацию с помощью искусственного интеллекта. Следовательно, они могут выполнять множество задач самостоятельно.

Некоторыми преимуществами использования чат-ботов являются круглосуточная доступность, некоторые из них многоязычны, обеспечивают мгновенный последовательный ответ, помогают вам получить ценную информацию о поведении клиентов и т. Д. Вы можете использовать эти чат-боты для улучшения вашего общения на вашем веб-сайте WordPress и повысьте свою продуктивность. Однако стоит упомянуть, что вам нужно потратить время и усилия на точную настройку своего чат-бота, чтобы пользоваться преимуществами.

3. Резервное копирование данных

По мере развития технологий мы все больше полагаемся на жесткие диски наших компьютеров для хранения частей нашей жизни, таких как рабочие и академические документы или семейные фотографии. По большей части речь идет не о том, если, а о том, когда, потому что жесткие диски изнашиваются, украдены и испытывают скачки напряжения.

Вопрос в том, что это будет значить для вас или, что еще лучше, что вы можете сделать, чтобы минимизировать потери? Вы можете сделать резервную копию своих данных.

Но есть вероятность, что время от времени вы можете забыть сделать это самостоятельно. Итак, лучше всего было бы автоматизировать регулярное резервное копирование. Помимо обеспечения безопасности ваших данных, автоматическое планирование резервного копирования позволит вам работать на своем компьютере без перебоев.

Вы можете использовать CrashPlan для резервного копирования данных на внешний жесткий диск, другой компьютер в вашей локальной сети или его серверы. После установки программного обеспечения оно просканирует вашу систему и предложит, что вы можете скопировать. Это также позволяет вам выбрать, для чего вы хотите создать резервную копию. Вы можете запланировать резервное копирование каждые 15 минут, один час или всякий раз, когда вы не используете свой компьютер; Все зависит только от вас.

4. Планирование сообщений в социальных сетях

Социальные сети стали неотъемлемой частью нашей жизни. Таким образом, эти платформы стали золотой жилой для людей, пытающихся продвигать свои бренды и продавать товары / услуги.

Но поддерживать связь со всеми вашими потенциальными и клиентами на ваших платформах социальных сетей - задача, которая может легко потребовать вашего постоянного внимания. Однако использование магии автоматизации с помощью таких инструментов, как Hootsuite а также Буфер позволяет заранее запланировать все публикации в социальных сетях. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы делать больше в социальных сетях за меньшее время.

5. Расписание встреч

Для успешного планирования встречи или записи на прием часто требуется много времени, особенно когда в ней участвует много людей. Возможно, вам придется отправить всем электронное письмо, чтобы узнать об их наличии, прежде чем бронировать, и рискуете повторить процесс, если кто-то отменит.

К счастью, вы можете автоматизировать этот процесс, чтобы настроить рабочий процесс на автопилоте, чтобы вы могли сосредоточиться на чем-то другом. Такие инструменты, как Календарно позволяют автоматизировать ваши встречи или другие мероприятия заранее с кем угодно через ссылку. Вы можете установить различные временные интервалы, когда вы будете доступны, и отправлять запросы на встречу по ссылке.

Более того, этот инструмент легко интегрируется с вашим календарем. Итак, когда все выбрали подходящее время, Calendly может зарегистрировать встречу в вашем календаре и отправить вам уведомление. Если в это время вы будете заняты, изменить расписание так же просто, как составить расписание.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы повысить производительность

Автоматизация особенно полезна для малых предприятий, где несколько сотрудников носят много шляп. Позволяя технологиям решать несколько задач здесь и там, вы сможете делать больше за меньшее время.

8 недооцененных вещей, которые мешают производительности (и как их избежать)

Все мы хотим работать продуктивно, но легко отвлекаемся на разные факторы. Вот некоторые вещи, которые вы можете упустить, и как их избежать.

Читать далее

Об авторе