Как экспортировать данные Microsoft Access в документ Word

В пакете Microsoft Office есть разные приложения для разных задач. Так, например, если вы хотите создать базу данных, Microsoft Access поможет вам. Access предоставляет большинство функций, которые вы ожидаете от системы управления реляционными базами данных. Вы можете создавать таблицы, формы, запросы, отношения, отчеты, макросы, модули и многое другое.

Но время от времени вам может понадобиться экспортировать данные из Microsoft Access в Word. Если вы ищете простой способ экспортировать данные Access в Word, вы обратились по адресу.

Как Access экспортирует объекты в Word

Прежде чем показать вам, как экспортировать данные из Microsoft Access в Word, вам необходимо понять некоторые основы. Во-первых, вы не можете экспортировать все типы объектов из Access в Word.

В настоящее время вы можете экспортировать только таблицы, запросы, формы и отчеты. Однако у каждого объекта все же есть некоторые ограничения. Начиная с записей, Access экспортирует только те, которые находятся в выбранном представлении. Приложение не будет включать в отчет все скрытые данные. Точно так же Access может экспортировать только формы и таблицы данных с подчиненными формами и дополнительными листами данных.

Единственный способ обойти это - экспортировать каждую подчиненную форму и вспомогательную таблицу данных. Если вы экспортируете основной отчет, вы можете экспортировать несколько подчиненных форм и вложенных отчетов.

Во-вторых, вы не можете экспортировать отношения, макросы, модули и графические объекты, такие как изображения и объекты Microsoft Graph, из Access в Word. Кроме того, Access будет экспортировать только результаты выражений, а не сами выражения.

Наконец, нет возможности импортировать данные из Microsoft Access в Word. Вы должны начать в Access, экспортировать данные в новый документ, затем скопировать содержимое и вставить его в существующий документ Word.

Как экспортировать данные доступа в документ Word

Для экспорта данных Access в Word используется встроенный мастер экспорта файлов RTF. Конечно, у этого инструмента много ограничений на экспорт данных Access, но это лучше, чем ничего.

Но если это слишком ограничивает, вы можете обратить внимание на некоторые из лучшие бесплатные альтернативы Microsoft Access на возможную замену. В противном случае выполните следующие действия, чтобы экспортировать данные из Access в Word:

1. Открыть свой База данных доступа.
2. Выбрать объект вы хотите экспортировать в Панель навигации.
3. Изучите таблицу, запрос, форму или отчет, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Обычно Access включает индикаторы ошибок всякий раз, когда обнаруживает ошибку. Это могут быть зеленые треугольники и различные номера ошибок. Этот шаг важен, так как Access автоматически заменит места ошибок нулевым значением после экспорта ваших данных.
4. Выберите вид или часть данных для экспорта. Лучший способ выбрать данные для экспорта из нескольких таблиц - это выполнение запросов MS Access. Если вы хотите экспортировать все данные из объекта, пропустите этот шаг.
5. Щелкните значок Внешние данные вкладка и выберите Подробнее> Word. Откроется мастер экспорта - экспорт файла RTF.
6. Во всплывающем окне мастера экспорта - RTF-файл введите имя файла и выберите место назначения.
7. Проверить Откройте конечный файл после завершения операции экспорта. установите флажок, если вам нужно.
8. Если вы выбрали определенные данные для экспорта, отметьте Экспортировать только выбранные записи флажок. В противном случае оставьте флажок, чтобы экспортировать все данные в объекте.
9. Нажмите Ok чтобы начать процесс экспорта.

Если файл с аналогичным именем существует, вы можете выбрать, следует ли Access перезаписывать его или нет. Выбирать да чтобы перезаписать файл, или Нет чтобы выбрать новое имя для вашего файла во всплывающем окне.

По умолчанию Access создает файл в формате Microsoft Word Rich Text Format с расширением RTF. Чтобы добавить данные Access в документ Word, выполните следующие действия:

1. Откройте документ RTF.
2. Скопируйте все содержимое документа.
3. Вставьте данные в документ Word.

Если вы находите инструмент «Экспорт - мастер экспорта файлов RTF» утомительным в использовании, есть более простой выход. Скопируйте данные из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставьте их прямо в документ Word.

Связанный: Как создать форму в Microsoft Access

Экспорт данных доступа в Word без проблем

Базы данных - отличный способ хранить данные. Если вам нужно экспортировать данные Access в другие приложения, такие как Word или Excel, встроенный мастер экспорта файлов RTF сделает весь процесс плавным, хотя и с некоторыми ограничениями.

Если у вас есть обширные данные для работы, формы Access предлагают более эффективный способ добавления дополнительных данных в вашу базу данных. С ними легче работать при редактировании таблиц и добавлении дополнительных данных.

Как создать форму в Microsoft Access

Есть много способов добавить данные в таблицу Microsoft Access. Использование форм - это самый простой способ создать вашу базу данных.

Читать далее

Об авторе