7 самых полезных формул Excel для управления запасами

Если вы начинаете свой собственный розничный бизнес, у вас должен быть способ отслеживать свои запасы. В наши дни просто ручка и бумага больше не помогут. Однако полноценное программное обеспечение для управления запасами может быть дорогостоящим.

Но знаете ли вы, что вы можете создать свой собственный с помощью Excel?

Вот семь формул, которые помогут вам создать электронную таблицу управления запасами. Управляйте своим бизнесом лучше, не тратя лишних средств на специальные приложения.

1. СУММ

Если есть одна формула, которую вы будете использовать всю свою жизнь, то это будет СУММ. Эта функция позволяет добавлять значения, не выбирая каждую ячейку по отдельности.

Вы можете сэкономить время, используя эту команду, а затем выбрав диапазон ячеек, который хотите добавить.

Формула: = СУММ (число1; [число2]; ...)

• НОМЕР 1: Это первое значение для добавления. Это может быть любое число, ячейка или даже набор ячеек (называемый диапазоном).
• НОМЕР2-255 (необязательно): это следующие значения, которые функция добавит. Опять же, это может быть любое число, ячейка или диапазон. Здесь можно разместить до 255 значений.
  instagram viewer

2. СУММЕСЛИ

Эта формула добавляет один уровень сложности к функции суммы. Вы можете использовать команду СУММЕСЛИ, если хотите отфильтровать ячейки, которые хотите добавить.

Например, если вы хотите найти только сумму запасов, проданных у определенного поставщика, вы можете использовать СУММЕСЛИ. Если вы собираетесь сузить фильтр до определенного продукта, вы можете использовать СУММЕСЛИМН.

Например, вы можете использовать эту функцию, если хотите отфильтровать и поставщика, и тип продукта. По сути, СУММЕСЛИМН дает вам возможность использовать две или более переменных для фильтрации ваших значений.

Формула: = СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; [диапазон_суммы])

• ДИАПАЗОН: Это ячейки, которые Excel будет проверять, чтобы узнать, добавит ли он соответствующие значения.
• КРИТЕРИИ: Это значение или формула, которые Excel будет сравнивать с ячейками в разделе ДИАПАЗОН.
• SUM_RANGE (необязательно): это ячейки, которые будут добавлены вместе. Если оставить поле пустым, вместо него используются ячейки под ДИАПАЗОНОМ.

На изображении ниже вы увидите, что добавляется только сумма, подлежащая выплате Abacus Technologies.

3. СУММЕСЛИМН

Формула: = СУММЕСЛИМН (диапазон_сумм; диапазон_критериев1; критерий1; [диапазон_критериев2; критерий20; ...)

• SUM_RANGE: Это ячейки, которые нужно добавить.
• CRITERIA_RANGE1: Это ячейки, которые будет проверять Excel. Если значения здесь истинны на основе CRITERIA1, соответствующие ячейки SUM_RANGE добавляются.
• КРИТЕРИИ1: Это то, что определяет CRITERIA_RANGE1. Это может быть число, функция или любое другое значение.
• CRITERIA_RANGE2, CRITERIA2,... (необязательно): это дополнительные диапазоны ячеек и критерии для дальнейшей фильтрации СУММЕСЛИМН. У вас может быть до 127 дополнительных пар диапазона / критерия.

В приведенном ниже примере суммируются только суммы, подлежащие выплате бренду Jupiter в рамках производителя Abacus Technologies.

Если вы обнаружите, что эти формулы немного усложняются, вот несколько советы, которые помогут вам быстро изучить Excel.

4. УВАЖАТЬ

У этой функции есть два варианта: ВЕКТОР и МАССИВ. Параметр «Вектор» лучше всего подходит для поиска данных в определенных столбцах.

Параметр «Массив», наоборот, ищет значения в нескольких строках и столбцах. С тех пор он был заменен на ВПР и ГПР, но остается для совместимости со старыми электронными таблицами.

Формула: = ПРОСМОТР (искомое_значение, искомое_вектор, [результат_вектор])

• LOOKUP_VALUE: Это значение, которое Excel найдет в вашем LOOKUP_VECTOR.
• LOOKUP_VECTOR: Это диапазон, в котором Excel найдет LOOKUP_VALUE. Это должна быть только одна строка или столбец, а значения здесь должны быть в порядке возрастания.
• RESULT_VECTOR (необязательно): это диапазон, в котором Excel найдет соответствующее значение для возврата. Это основано на результатах LOOKUP_VECTOR.

В приведенном ниже примере пользователь знает имя элемента, но не знаком с кодом SKU. Чтобы получить код SKU, они использовали формулу LOOKUP.

5. ВПР

Функция ВПР полезна для данных, упорядоченных по столбцам. Excel ищет значение, которое вы назначаете в первом столбце выбранного диапазона. Затем он будет подсчитывать столбцы на основе заданного вами числа и возвращать соответствующее значение.

Формула: = ВПР (значение_просмотра, массив_таблиц, индекс_столбца, [диапазон_просмотр])

• LOOKUP_VALUE: Это значение, которое Excel будет искать в первом столбце вашей таблицы.
• TABLE_ARRAY: Это диапазон ячеек, в которых будет работать функция. Excel будет использовать LOOKUP_VALUE и найдите его в первом столбце TABLE_ARRAY. Затем он подсчитает количество ячеек на основе следующей переменной, чтобы вернуть результат.
• COL_INDEX_NUMBER: Это количество столбцов, которое Excel будет считать, чтобы вернуть результат.
• RANGE_LOOKUP (необязательно): это может быть только ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если вы напишете ИСТИНА, будет возвращено приблизительное совпадение (и ваш первый столбец должен быть в порядке возрастания). Если вы выберете FALSE, будут возвращены только точные совпадения.

В приведенном ниже примере пользователь искал цену на конкретный SKU. Поскольку цена указана под 5-м столбцом, значение под COL_INDEX_NUMBER установлен на 5.

6. HLOOKUP

Функция HLOOKUP почти такая же, как и VLOOKUP, за исключением того, что ваши данные здесь должны быть расположены по строкам.

Формула: = HLOOKUP (искомое_значение, массив_таблиц, номер_индекса_строки, [диапазон_просмотр])

• LOOKUP_VALUE: Это значение, которое Excel будет искать в первой строке вашей таблицы.
• TABLE_ARRAY: Это диапазон ячеек, в которых будет работать функция. Excel будет использовать LOOKUP_VALUE и найдите его в первом столбце TABLE_ARRAY. Затем он подсчитает количество ячеек на основе следующей переменной, чтобы вернуть результат.
• ROW_INDEX_NUMBER: Это количество строк, которое Excel будет подсчитывать, чтобы вернуть результат.
• RANGE_LOOKUP (необязательно): это может быть только ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если вы напишете ИСТИНА, будет возвращено приблизительное совпадение (и ваш первый столбец должен быть в порядке возрастания). Если вы выберете FALSE, будут возвращены только точные совпадения.

Как показано ниже, формула HLOOKUP используется для получения доступного запаса артикула. Поскольку номер строки для доступного инвентаря равен 9, ROW_INDEX_NUMBER читает 9.

7. XLOOKUP

Функция XLOOKUP - это эволюция формул ВПР и ГПР. Он позволяет вам возвращать несколько результатов, и вы можете использовать его для поиска как по столбцу, так и по строке. Однако это работает только с версиями Excel для Microsoft 365.

Формула: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Как и приведенные выше формулы, это относится к значению, которое найдет Excel.
• LOOKUP_ARRAY: Это диапазон ячеек, который Excel будет прочесывать, чтобы найти LOOKUP_VALUE вы назначаете. Он может располагаться в любом месте вашей таблицы, но должен быть только одной строкой или столбцом. В противном случае ваша формула вернет ошибку.
• RETURN_ARRAY: Это результаты, которые Excel покажет, когда найдет LOOKUP_VALUE в вашем LOOKUP_ARRAY. Это должно отражать форму вашего LOOKUP_ARRAY. Например, если LOOKUP_ARRAY является столбцом, RETURN_ARRAY также должен быть столбцом. Но если вы выберете несколько строк или столбцов, RETURN_ARRAY вернет множество результатов.
• IF_NOT_FOUND (необязательно): формула отобразит текст, который вы напишите здесь, если не сможет найти искомое значение. Если оставить поле пустым, по умолчанию будет # N / A.
• MATCH_MODE (необязательно): может быть только -1, 0, 1 или 2. -1, 0 и 1 вернут точное совпадение. Если ничего не найдено, -1 покажет следующее меньшее значение, 0 вернет # N / A, а 1 покажет следующее большее значение. Если оставить пустым, по умолчанию будет 0.
• SEARCH_MODE (необязательно): может быть только 1, -1, 2 или -2. 1 начинает поиск с первого элемента в LOOKUP_ARRAY, а -1 - с последнего. 2 выполняет двоичный поиск, который требует, чтобы ваш LOOKUP_ARRAY был в возрастающем порядке. -2 делает то же самое, но ваш список должен быть в порядке убывания. И 1, и -1 подходят для коротких списков, но если у вас много данных, которые можно отсортировать, подумайте об использовании 2 или -2.

В следующем примере вы можете увидеть, как вы можете получить полную информацию об отдельном элементе, просто набрав имя элемента. Вы также не ограничены выбором первого столбца или строки вашей таблицы - вы можете выбрать любой набор данных для просмотра.

Excel - это гораздо больше, чем вы могли ожидать

Вот некоторые из формул, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам управлять своим инвентарем. Если вы хотите использовать Excel в других сферах своей жизни, эти формулы могут помочь вам. решать реальные проблемы.

Знание того, как использовать эти функции, и небольшое форматирование могут помочь вашей системе управления запасами пройти долгий путь.

3 безумных формулы Microsoft Excel, которые чрезвычайно полезны

Эти формулы Microsoft Excel могут повысить продуктивность работы с электронными таблицами и сделать работу более увлекательной.

Читать далее

Об авторе

Разверните, чтобы прочитать всю историю