Продуктивность 101: как использовать метод Getting Things Done (GTD)

Вы чувствуете, что обрабатываете в голове несколько задач и проектов, но на самом деле не выполняете их? Когда вы много думаете о задачах, проектах и ​​целях, вам становится сложно сосредоточиться на продуктивности.

Благодаря систематическому управлению задачами, Getting Things Done (GTD) помогает снизить умственное напряжение. Узнайте больше о методе, процессах и способах организации GTD для эффективного выполнения задач.

Что такое метод "Getting Things Done" (GTD)?

Пять этапов, а именно «Захват», «Уточнение», «Организация», «Обзор» и «Вовлечение», создают систему GTD, которая делает профессионалов или фрилансеров более продуктивными на работе или дома.

Вам нужно будет потратить несколько продуктивных часов на настройку метода GTD и его инструментов. Однако такое небольшое вложение энергии и времени окупится на всю оставшуюся жизнь, если вы будете постоянно заниматься этим.

По мере внедрения системы GTD для решения любой профессиональной или личной задачи вы начнете видеть следующие преимущества:

1. Вы сэкономите больше времени и сможете найти правильный баланс между личной и профессиональной жизнью.
2. Благодаря управлению задачами вы станете более эффективным и продуктивным. Таким образом, вы полностью избавитесь от психического стресса.
3. Вы можете избежать нанесения вреда проекту, сосредоточившись на более важных задачах.
4. Вы становитесь более креативными, поскольку вашему разуму не нужно обрабатывать ненужные данные.

Когда следует применять метод GTD

Вы можете практически применить систему GTD для выполнения любых профессиональных или личных обязанностей. Фрилансеры и профессионалы, которые выполняют множество задач, должны практиковать GTD, чтобы оставаться продуктивными. Реальные сценарии, которые лучше всего подходят для системы GTD:

1. Вы боитесь забыть о мелких, но важных задачах любого проекта.
2. Вы не уверены в том, что все время отслеживаете.
3. Вы выполняете несколько ролей в своей профессиональной и личной жизни.
4. Вы часто начинаете различные проекты, но не можете завершить их вовремя.
5. Вы никогда не пробовали подход Getting Things Done для управления задачами.

Как работает метод GTD

Шаг первый: захват

Дэвид Аллен, разработчик метода GTD, делает упор на фиксацию задач и идей в письменной форме или сохранении в цифровом виде, чтобы ум был свободен от стресса.

Следовательно, вам необходимо немедленно сохранять события, идеи, встречи, задачи, задачи, подзадачи, ссылки на проекты и т. Д. В своем почтовом ящике. Этот почтовый ящик может быть бумажной файловой системой или такими приложениями, как Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote и т. Д.

Папка «Входящие» - это визуальное представление элементов, о которых вам нужно регулярно заботиться на работе или дома. Это первый шаг к рабочему процессу управления личным временем на основе GTD. Этот шаг требует много энергии и времени, так как вам нужно пройти обширный мыслительный процесс, чтобы собрать все задачи и идеи в одном месте.

Вы можете эффективно записывать все задачи в свой почтовый ящик GTD, используя Приложения для управления временем на основе GTD, такие как Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp и т. Д.

Шаг второй: прояснить

После того, как вы разместили идеи и задачи в папке входящих GTD, вам нужно преобразовать эти загроможденные элементы в действенные шаги. Следуйте приведенному ниже контрольному списку для всех элементов вашего почтового ящика:

1. Выполните задание сразу, если на это уйдет меньше двух минут.
2. Если проект позволяет, ищите возможности делегирования задач.
3. Поместите справочные элементы, такие как документы, файлы, контактную информацию и т. Д., В раздел комментариев для конкретной задачи.
4. Если вам нужно выполнить задачу в будущем, назначьте срок выполнения.
5. Удалите все элементы, не относящиеся к личному или профессиональному контексту.

Связанный: Руководство для новичков по использованию асаны для отслеживания любого проекта

Шаг третий: организуйте

Чтобы организовать свои задачи, вам необходимо внести их во временный список дел для дальнейшей обработки на основе следующих элементов:

1. Календарь: Вам необходимо внести встречи в свой календарь. Вы можете начать использовать приложения-календари, поскольку они более эффективны, чем бумажные календари.
2. Следующие действия: Задачи, не подходящие ни для одного проекта, должны быть в списке «Следующие действия». У вас могут быть разные контекстно-зависимые списки, такие как домашние, личные, рабочие, телефонные звонки и т. Д.
3. Проекты: Вам нужно организовать проекты в отдельный список в зависимости от контекста. Назначьте конкретные сроки для каждой задачи проекта и ежедневно просматривайте список проектов.
4. В ожидании: Если вы делегируете одни задачи проекта другим, вам следует вести список напоминаний для этих задач.

Списки дел и приложения для заметок, такие как TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote и т. Д. Помогут вам организовать и просмотреть списки дел.

Шаг четвертый: участие

Вы систематически определяете, что делать дальше на этапе «Вовлечение», используя следующие четыре критерия:

1. Контекст: У вас будут разные задачи, связанные с работой, жизнью и хобби. Они известны как контексты. Вам необходимо создать отдельные списки дел для каждого из этих контекстов.
2. Доступное время: Если у вас есть около 15 минут на дорогу до пункта назначения, вы, вероятно, можете остановиться в продуктовом магазине, чтобы приобрести товары, указанные в вашем списке покупок.
3. Доступная энергия: Запланируйте сложные задачи на то время, когда вы более энергичны. Оставьте простые задачи на часы с низким уровнем энергии.
4. Приоритет: Вы также можете определить, что делать дальше, в зависимости от приоритета задач в списке дел.

Инструменты управления задачами, которые следуют методу GTD, позволят вам добавлять настраиваемые представления задач с фильтрами. Эти фильтры могут быть приоритетом, сроком выполнения, исполнителем, ключевыми словами, датой создания и т. Д. Такие приложения также автоматизируют метод GTD с помощью таких представлений, как «сегодня», «предстоящие», «просмотреть далее», контекстов с помощью меток и т.

Связанный: Лучшие возможности nTask для беспрепятственного управления проектами

Шаг пятый: обзор

Просмотр элементов GTD, таких как записи календаря и списки дел, позволяет поддерживать вашу систему GTD в актуальном состоянии. В методе GTD вы можете практиковать еженедельные обзоры для достижения наилучшего результата. Этап проверки позволяет вам уточнить рабочие процессы управления временем и определить следующие шаги.

Инструменты управления задачами который вы, возможно, используете для Getting Things Done, автоматизирует этап проверки. Такие приложения, как Infinity, Trello, Asana, Todoist и т. Д., Поставляются со встроенными шаблонами обзора GTD. Эти шаблоны предоставляют все контрольные точки, которые вам необходимо пройти для успешного еженедельного обзора рабочего процесса GTD для любого проекта или задачи.

Приложения также позволяют настраивать эти шаблоны обзора в соответствии с потребностями вашего проекта. Например, вы можете создавать обзоры раз в два месяца, а не еженедельно. Вы можете создавать комментарии к задачам или подзадачи, чтобы определить свои еженедельные размышления и сосредоточиться на следующей неделе.

Станьте более продуктивным с помощью системы "Getting Things Done"

Метод GTD разделяет весь процесс управления задачами на пять простых шагов: захват, уточнение, организация, проверка и участие. Система GTD и инструменты для выполнения задач помогут вам использовать возможности мозга больше при выполнении задачи, чем непродуктивные мысли.

Для достижения оптимальной производительности знайте, как выбрать лучшее приложение для управления задачами, регулярно применяя метод GTD.

Руководство по управлению задачами в Интернете: 10 советов по выбору подходящего приложения

Если вы хотите выбрать приложение для управления задачами, чтобы управлять своими проектами более эффективно, вот несколько вещей, которые следует учесть!

Читать далее

Об авторе