Используйте эти новые функции Календаря Google, чтобы оптимизировать часы удаленной работы

При удаленной работе управление бесконечными делами отнимает ваше время и силы. Чтобы решить эту проблему управления временем, в Интернете доступно множество полезных инструментов. Но Google Calendar - один из самых популярных инструментов для оптимизации вашего времени и устранения потерь времени.

Эта статья познакомит вас с некоторыми интересными функциями, приемами и расширениями, которые вы можете использовать, чтобы максимально использовать время удаленной работы с Календарем Google.

Новые функции Календаря Google

Google постоянно обновляет Google Workspace (ранее G Suite) и добавляет новые функции в свои приложения, включая Календарь. Давайте обсудим некоторые из этих функций и их преимущества.

1. Планирование событий календаря из чата

Обмениваясь сообщениями с коллегами или клиентами в чате Google, вы можете планировать мероприятия Календаря Google напрямую, не выходя из чата. Эта удобная функция экономит массу времени и избавляет от необходимости время от времени менять вкладки.

Он доступен всем пользователям Google, независимо от их тарифного плана Workspace. На панели создания чата есть календарь икона. При нажатии на нее на боковой панели (на рабочем столе) откроется Календарь с событием. По умолчанию он добавляет всех участников чата в качестве участников, но вы всегда можете внести изменения.

2. Предварительное планирование переговорных комнат Google Meet

Эта функция позволяет заранее настроить комнаты обсуждения Google Meet через Календарь Google. Предварительно составив расписание комнат для обсуждения, вы можете максимально увеличить время встречи и избежать хлопот, связанных с созданием комнат во время разговора.

Возможность настроить комнаты обсуждения Meet доступна для всех пользователей, за исключением пользователей Workspace Business Starters, Education Fundamentals и G Suite Basic. Этот статья о планировании переговорных комнат Google Meet расскажет, как это сделать.

3. Делитесь своей доступностью легко и точно

Удаленная работа позволяет вам устанавливать часы. Но сообщить коллегам о вашей постоянно меняющейся доступности становится проблемой.

Теперь вы можете сообщать коллегам о своей доступности с помощью двух новых опций в Календаре Google: повторение записей об отсутствии на работе и разделение рабочего времени на несколько сегментов в день. При включении записи об отсутствии на работе вы можете выбрать, отклонять ли все собрания или только недавно добавленные.

4. См. Предложения в чате Google на основе событий вашего календаря Google

Если у вас запланирована встреча в Календаре Google, в верхней части окна чата будет отображаться ярлык с предложением чата. чаты раздел. Этот ярлык появится за 10 минут до мероприятия и останется там в течение 10 минут после мероприятия / собрания.

Благодаря этой функции вы можете без проблем обмениваться файлами и последующими документами. Благодаря этой функции стало проще обновлять участников о любых изменениях времени или повестки дня. Эту функцию могут использовать все, кроме пользователей с личными учетными записями.

5. Просмотр личного и делового календаря вместе (Android 11 и выше)

Это была, пожалуй, самая необходимая функция в Календаре Google. Вместо того чтобы переключаться между личным и рабочим календарями, вы просматриваете оба календаря вместе.

Если вы не предоставили доступ к своему личному календарю рабочему аккаунту, администратор или ваши коллеги не увидят ваших личных встреч. Хотя все пользователи Google могут воспользоваться этой функцией, она доступна только на устройствах с Android 11 и более поздних версий.

Примечание: И администратор, и пользователи должны включить эту функцию, прежде чем любой пользователь сможет использовать эту функцию.

6. Получайте уведомления, когда кто-то подписывается на ваш календарь

Подписавшись на общий календарь вашего коллеги, вы можете быть в курсе изменений, которые они вносят в свой календарь.

Стремясь обеспечить прозрачность, Google объявил, что теперь вы будете получать электронное письмо, если кто-либо из ваших коллег подпишется на ваш Календарь. Эта функция доступна всем пользователям.

7. Поддержка нескольких конечных точек Exchange в календаре Google

С развертыванием Календарь Intertop вы можете синхронизировать свой Календарь Google Work с несколькими конечными точками Microsoft Exchange и просматривать доступность друг друга. Эта функция работает для локальных серверов Exchange и серверов Exchange Online.

Все пользователи с обеих сторон смогут просматривать календари друг друга, но вы все равно можете скрыть любое событие, отметив его как невидимое.

Эта функция доступна всем пользователям Google, кроме клиентов Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits и Enterprise Essentials.

Связанный: Инструменты для синхронизации Microsoft Outlook с Google Calendar

Другие удобные функции в Google Календаре

Помимо описанных выше новых функций, Календарь Google также имеет ряд других функций, которые могут упростить удаленную работу. Вот краткое изложение дополнительных функций Календаря Google, которыми вы должны воспользоваться при работе из дома.

1. Планируйте встречи Zoom прямо из Календаря Google

Расширение для браузера Zoom Scheduler, разработанное самой Zoom, позволяет заранее планировать встречи Zoom прямо из Календаря Google.

При настройке нового мероприятия в Google Календаре вы увидите возможность заранее настроить встречу Zoom, как звонок в Google Meet. Zoom соберет всю информацию из календарного события и предоставит вам ссылку на встречу. Это простая функция, но по-настоящему экономит время.

Скачать: Zoom Scheduler для Хром | Перспективы | Fire Fox (Бесплатно)

2. Отправить повестку дня себе по электронной почте

Независимо от того, кто вы - рассеянный или очень организованный человек, вы бы хотели получить утреннее письмо с повесткой дня на день. К счастью, Google дает вам такую ​​возможность. Включив эту опцию в Google Календаре, вы будете получать ежедневный распорядок дня в свой почтовый ящик в 5:00 утра.

3. Используйте функцию "Найти время" для планирования встреч

Когда ваша команда работает удаленно, найти время для встреч становится непросто. С помощью этой интеллектуальной функции Google будет проверять календари посетителей и показывать вам доступные места. Таким образом, вы можете быстро организовать встречи, не беспокоясь о доступности участников.

4. Создавать события календаря из электронной почты

Получили электронное письмо с подробной информацией о мероприятии? Добавьте его в Календарь Google, нажав на трехточечный значок над письмом, и сэкономьте время.

5. Используйте Toggl для отслеживания календарного времени

Работая удаленно, важно отслеживать, сколько времени вы на самом деле потратили на встречи или встречи, особенно если вам платят почасовую оплату. В этом случае вы можете использовать Toggl для отслеживания общего времени, которое вы потратили на мероприятия Календаря Google.

Скачать: Toggl для Хром | Fire Fox (Бесплатно, доступна подписка)

Используйте эти функции для эффективной работы

Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в офисе, Goggle Calendar - отличный инструмент для совместной работы с вашей командой. Эти новые функции еще больше упростили удаленную работу, позволяя вам не отвлекаться от задачи и отслеживать ее.

Хотя все упомянутые выше приемы и расширения могут повысить вашу продуктивность, вы не сможете максимально эффективно использовать свое время, пока не научитесь использовать быстрые клавиши для Календаря Google.

Календарь Google: все нужные сочетания клавиш

Управляйте своим Календарем Google как профессионал с помощью этой бесплатно загружаемой памятки в формате PDF.

Читать далее

Об авторе