Как эффективно искать файлы и папки в Google Apps

Google пытается помочь своим пользователям работать продуктивно, и одна функция, которой вы должны уделять должное внимание, - это функция поиска. Явный поиск в Gmail или Google Workspace и ничего не находящий взамен может быть очень неприятным.

Некоторые функции Google Workspace, такие как Google Cloud Search, операторы и параметры расширенного поиска, могут помочь корпорациям, малому бизнесу, фрилансерам и даже широкой публике выйти из этого поиск-колейность. Давайте подробнее рассмотрим эти функции и советы.

Используйте Google Cloud Search для расширенных функций поиска

Cloud Search предназначен в основном для крупных компаний и малого бизнеса. Раньше вы могли загружать дополнения из Gmail Labs, которые позволяли вам выполнять поиск на разных платформах, таких как Google Docs и Gmail, одновременно. Однако лаборатории Gmail больше нет.

С помощью Google Cloud Search вы можете искать свой запрос на всех платформах (Google Документы, Таблицы, Gmail и т. Д.) Одновременно.

Возможна бесплатная пробная версия, а Cloud Search доступен с Google Workspace или как платная отдельная функция. Эта функция особенно полезна для организаций, которые работают удаленно - люди могут получать доступ к файлам и электронной почте с одной и той же панели поиска, а не переключаться между вкладками.

Вы также можете интегрировать панель инструментов Cloud Search с Сайты Google. Таким образом, у вас может быть специальный веб-сайт для поиска контента вашей организации.

Фильтры Google Диска и расширенный поиск

Google Диск - еще одно универсальное решение для поиска ваших документов или медиафайлов. Панель поиска на Google Диске похожа на окно поиска в Google Документах и ​​Таблицах.

Это означает, что используемые здесь операторы поиска также работают в Документах или Таблицах Google.

1. Использование фильтров

Чтобы отфильтровать поиск на Google Диске, просто нажмите на стрелка раскрывающегося списка в правой части строки поиска, и появится окно поиска.

• С помощью Тип вариант, вы можете фильтровать PDF-файлы, папки, документы, видео, аудио и так далее.
• В Владелец опция используется для поиска файла, когда вы знаете адрес электронной почты его владельца.
• Место расположения используется, когда вы хотите указать папку с файлом. (Например: «Корзина», «Помеченные» или любая другая папка.)
• В Дата изменена, вы можете ввести дату самого последнего редактирования файла.
• Название предмета будет искать конкретно по названию файла.
• Включает слова будет искать файл с определенными ключевыми словами.
• В Кто поделился с, введите адрес электронной почты общего получателя.

Щелкните значок Поиск в нижней части интерфейса, если вы согласны с фильтрами, или нажмите кнопку Сброс настроек кнопку, чтобы удалить или отменить настройки.

2. Расширенный поиск

Используйте эти операторы для поиска для конкретного файла, слова, видео и аудио.

• Кавычки: Используйте их при поиске точной фразы. (Например: «Задание 18»)
• Знак минуса: Используйте это, чтобы исключить определенное слово из поискового запроса. (Например, если вы хотите искать «Назначение», но не «Назначение выполнено», просто введите «Назначение-выполнено»).
• владелец: Найдите файлы определенного владельца. (Например: владелец: [email protected])
• создатель: Найдите файлы по создателю. (Например: создатель: [email protected])
• к: Найдите файлы по имени получателя. (Например: кому: [email protected])
• из: Найдите файлы, отправленные вам кем-то. (Например: от: [email protected])
• есть: помечено: Найдите элементы, которые вы отметили.
• есть: binned: Найдите предметы в папке "Bin".
• тип: Найдите документы по их типу. (Например: тип: электронная таблица, тип: документ, тип: слайд)
• до и после: Поиск элементов по последнему редактированию. (Например: до: 04-05-2021)
• заглавие: Искать предметы по их названию. (Например: название: Олимпийские игры)

Связанный: То, что вы не знали, могут делать Документы Google

Поиск в Google все еще включен ...

Расширенные функции поиска и операторы облегчат поиск файлов и сэкономят время, но мы все еще далеки от того, чтобы найти единый инструмент, который мог бы выполнять поиск по всем приложениям Google, не нарушая банк.

5 хитростей при поиске в Gmail, которые должен знать каждый опытный пользователь

Вот несколько полезных приемов поиска, которые должен знать каждый опытный пользователь Gmail.

Читать далее

Об авторе