Как создавать профессиональные отчеты и документы в Microsoft Word

Реклама

Если бы Microsoft Office был страной, он был бы третьей по численности населения страной в мире. 1,2 миллиарда человек использование одного набора приложений ошеломляет. И они «говорят» на 107 языках!

Но сейчас мы говорим по-английски, и мы поговорим о самом популярном инструменте в арсенале Microsoft Office - Microsoft Word Да, получить Microsoft Word бесплатно: вот какНе хотите платить за полный опыт Microsoft Word? Не волнуйтесь, вот несколько способов, как вы можете использовать Microsoft Word бесплатно. Прочитайте больше 2016.

Этот редактор документов используется для написания различных документов. От простого приложения до необходимого резюме. От простого списка ведра до служебной записки. Мы думаем, что можем работать с Word. Но когда мы садимся писать серьезный профессиональный отчет, мы обнаруживаем важный факт.

Профессиональное составление отчетов требует другого набора навыков.

Итак, спросите себя это - Можете ли вы сделать прыжок из одного документа в длинный отчет? Вы знать все функции Microsoft Word 9 советов, чтобы узнать все об Office 2016Microsoft Office 2016 среди нас. Как вы справляетесь с последней версией ради производительности? Мы предлагаем вам лучшие ссылки для обучения в офисе. Украсть марш с этими ... Прочитайте больше что поможет в управлении этим масштабным документом? Можете ли вы сотрудничать в работе с другими членами команды?

Вы можете быть студентом, владельцем малого бизнеса или офисным работником... вам нужно будет создать отчет или документ какого-либо профессионального формата. Это руководство MakeUseOf поможет вам обновить ваши методы и отточить ваш дизайн.

В этом руководстве:

Написание отчета — Вступление | Контрольный список отчетов

Полезные инструменты Microsoft Word — Специальная паста | Исследователь | Заморозить части вашего документа

Работа над версткой и дизайном — вступление | Обложка | Содержание | Верхний и нижний колонтитулы | Номера страниц | Стиль шрифта | Стиль абзаца | Разрывы страниц | Стили и Темы | Титры | Быстрые Части | Границы страницы

Рекомендации и сотрудничество — Показатель | библиографии | Кросс-Referencing | Комментарии

Завершите свой отчет — Подписи | Водяные знаки | Только чтение | Распечатать в PDF

Следующий шаг — Вывод

Написание отчета

Написание отчета включает в себя исследование, а затем публикацию результатов этого анализа. В профессиональном мире «внешний вид» или внешний вид того, что вы публикуете, имеет первостепенное значение. Приятный конечный результат может подорвать вашу репутацию и укрепить ваш личный бренд.

Приведенные ниже шаги помогут вам освоить экспертные функции Microsoft Word 2016. Потратьте много времени на план. Начните с этих рекомендаций ...

Шаг 1: Определите цель

Прежде чем вы начнете отчет, вы должны сначала знать, почему вы пишете его в первую очередь. Отчеты бывают разных видов, но они либо предназначены для информирования или убеждения. Он может быть предназначен для описания технического процесса, обмена исходной информацией или демонстрации прогресса в проекте.

Спроси себя - какая и Зачем. Это поможет вам перевести цель к одному главному пункту и придерживаться его, а не рассказывать ненужные подробности.

Шаг 2: Определите свою аудиторию

Вторым важным фактором является оценка вашей аудитории. Смогут ли они понять, о чем вы говорите? Существуют ли разные уровни читателей, которые будут читать отчет? Знание читателем предмета сильно повлияет на информацию, которую вы должны включить.

Определитесь с основной аудиторией, а затем составьте сценарий отчета на соответствующем техническом уровне. Вторичная аудитория может быть дополнена дополнительной информацией в конце отчета.

Шаг 3: Знай свою тему

Вы должны знать, о чем говорите. Итак, изучите тему и включите всю необходимую информацию, чтобы доказать свою точку зрения. Убедитесь, что вы пришли к выводу на основе фактов, а не личного мнения. Информация должна быть правильной, актуальной и достоверной.

Также используйте различные ресурсы, такие как журналы, газетные статьи, книги, веб-сайты, брошюры, необработанные данные, годовые отчеты и выступления, чтобы помочь поддержать вашу точку зрения. Просто не придерживайтесь Википедии.

Шаг 4: обрисовать в общих чертах отчет

Вы сделали исследование. Есть тонна информации, которая ждет, чтобы напечатать и напечатать. Но ждать! Не утоните, прежде чем войти в воду. Подготовьте окончательный план отчета, который будет диаграммой путевых точек, чтобы помочь вам перемещаться от начала до конца. Контур является планом. Это даст вам с высоты птичьего полета землю, а также покажет вам, где вам нужно заполнить детали.

Структура отчета об идеях может включать следующие элементы:

• Титульный лист
• Управляющее резюме
• Содержание
• Вступление
• Основная часть отчета
• Вывод
• рекомендации
• аппендикс
• Библиография и ссылки

Microsoft Word Структура документа это мощная функция, которая может помочь вам организовать документ даже до того, как вы начнете заполнять его исследованиями. Извлекать выгоду шаблоны мозгового штурма и картографии 8 шаблонов MS Word, которые помогут вам быстро провести мозговой штурмБесплатные шаблоны Word - это не только красивые документы, идеальные резюме и титульные страницы. Они могут быть жизненно важны для мозгового штурма и умственных карт. Вот восемь шаблонов Word для ваших потребностей. Прочитайте больше слишком.

Шаг 5: Написать, отредактировать, проверить и закончить

После того, как вы структурировали свой отчет, пришло время заполнить заголовки контентом. Лично я считаю, что лучше всего разобраться с каждым разделом, а затем заполнить его информацией. Вы можете сделать это, если хотите, или закончить каждый раздел по мере продвижения по структуре отчета. Убедитесь, что вы сосредоточены на представлении своих идей и использовании вспомогательных доказательств, а не написание и грамматика в первую очередь. Изложите свой аргумент и напишите несколько предложений, в которых изложены ваши основные идеи. Если вы найдете что-то стоящее, процитируйте это.

Как только большая часть вашего текста написана, настало время прочитать его и убедиться, что он течет хорошо. Убедитесь, что вы направляете понимание читателя с помощью переходных слов, таких как «Эта информация показывает…», «Другими словами…», «Аналогично…», и выделите важные и ключевые моменты.

Наконец, потратьте время на корректуру, проверить грамматику и орфографию Как проверить орфографию и грамматику в Microsoft WordВы можете настроить встроенные средства проверки правописания и грамматики Microsoft Word в соответствии с вашими потребностями. Вы даже можете использовать автозамену для ускорения набора текста. Прочитайте больше и перепроверьте всю соответствующую информацию и ее логический поток. Лучше всего оставить хотя бы один день, чтобы проверить и проверить свою работу. Не пытайтесь редактировать его сразу после того, как вы думаете, что закончили, потому что вы, скорее всего, не сможете прочитать то, что написали. Поспи немного и вычитай это на следующий день.

Контрольный список отчетов

Прежде чем вы отправите или сдадите свой отчет, над которым вы так усердно работали, убедитесь, что вы сделали следующее:

• Заполните титульный лист с заголовком, вашим именем, датой, для кого предназначен отчет, и возможным описанием содержания отчета.
• Страница содержания имеет соответствующие заголовки и номера страниц правильные.
• Убедитесь, что введение охватывает ключевые моменты, объем отчета и цель, которую он хочет достичь.
• Вы добавили подписи над таблицами и под изображениями / графиками.
• Содержит ли содержание отчета информацию в четкой, логичной, фактической форме, остается в теме?
• Содержит ли заключение результаты, переформулирует основную идею и не содержит никакой новой информации?
• Четко ли помечены заголовки и подзаголовки?
• Являются ли цитаты актуальными, актуальными и правильно ли они указаны?
• Вы использовали разрывы страниц, где это уместно?

Теперь давайте запустим Microsoft Word и познакомим вас с функциями, которые помогут собрать воедино черновой вариант вашего отчета и представить его как профессиональный документ.

Полезные функции Microsoft Word для написания отчетов

Возьмите их как советы размером с укус и освоите их один за другим.

Microsoft Word - большая гаубица со множеством гаек и болтов. Давайте сосредоточимся на ключевых навыках и инструментах, которые вам понадобятся для планирования, подготовки и представления профессионального отчета. Функции Microsoft Word, которые мы рассмотрим ниже, также являются ярлыками производительности, которые облегчат вашу работу.

Наконечник: Воспользуйтесь помощником «Скажи мне» в Microsoft Word 2016, чтобы узнать больше о новых функциях пакета Office.

Давайте начнем с трех предварительных инструментов ...

Используйте Paste Special

Для большинства из нас, когда нам нужно скопировать текст или изображение в Word, сочетание клавиш CTRL + V работает нормально. Но иногда нам может понадобиться вставить скопированные данные в другой формат, такой как данные Excel в виде изображения. С Специальная паста С помощью этой команды вы можете отказаться или указать формат при вставке изображения, данных презентации, таблицы или объекта из любой другой программы в Word.

Вы будете много работать с таблицами и диаграммами Excel в профессиональном документе.

Если вы просто скопируете то, что хотите, и нажмете вставить, вы заметите, что он вставит данные в виде таблиц. Но, если вы хотите вставить большую область ячеек, и вы не хотите редактировать ее, вы можете вставить ее как изображение, с дополнительной опцией для ее редактирования.

В Майкрософт Эксель: Выберите и выделите ячейки, которые вы хотите скопировать> Нажмите CTRL + C.

В Microsoft Word: Перейти к Главная> Вставить> Специальная вставка. Выбрать Специальная паста и в диалоговом окне выберите Объект Microsoft Office Excel.

Вы можете изменить размер данных, как это было изображение, и если вы дважды щелкните мышью, вы сможете редактировать значения. Вы можете изменить таблицу или диаграмму и изменить ее. И, если вы обновите данные в диаграмме или таблице в Excel, вы можете автоматически обновить диаграмму в Word.

Попробуйте щелкнуть правой кнопкой мыши контекстное меню тоже. Появится специальное меню вставки:

Есть еще варианты импорта данных из Excel в Word 8 удивительных способов импортировать данные в Microsoft WordЗнание того, как импортировать данные в Microsoft Word из любого источника, включая Excel, файлы PDF или другие документы Word, поможет вам сэкономить много времени. Мы покажем вам все трюки. Прочитайте больше . Поддержка Microsoft Office Страница также описывает их подробно.

Используйте Исследователя

Да, есть гугл и википедия. Но постоянное переключение с Word на браузер может снизить производительность. Office 2016 привносит мощную исследовательскую интеграцию в эту трудную работу. Исследователь может не только помочь вам найти контент в Microsoft Word, но и быстро добавить цитаты. Он использует График знаний Bing, чтобы найти нужный контент для поддержки вашего документа.

Перейти к Лента> вкладка "Ссылки" и выберите c Исследователь. Справа откроется панель с параметрами поиска.

Введите ключевое слово для темы, которую хотите найти, и нажмите Enter.

Панель «Результаты» отображает список источников, которые вы можете использовать в своем документе. Выберите тему для детального изучения.

Добавьте тему в документ Microsoft Word, щелкнув значок плюса в правом верхнем углу. Вы также можете щелкнуть знак плюс на любом результате, чтобы указать источник в своем исследовательском документе. Цитируемый источник поможет вам поддержать ваши исследования с помощью веб-источников и книг.

Как мы увидим позже, аннотированная библиография является одной из самых сложных частей документа. Исследователь - умный помощник, который вступает.

Заморозить часть вашего документа Word

Давайте считать само собой разумеющимся, что ваш профессиональный доклад будет долгой и сложной работой. Вы можете разбить окно Word на две панели, чтобы вы могли одновременно просматривать две разные части документа. Это экономит время, когда вы хотите копировать и вставлять детали из одного места в другое или ссылаться на одну часть документа, работая в другом.

Перейти к Лента> Просмотр вкладки> Разделить.

Чтобы удалить разделение, нажмите на Удалить Сплит в той же вкладке.

Группа Windows предоставляет вам несколько вариантов для изменения способа работы с двумя или более документами. Особенности говорят сами за себя.

Чтобы прокрутить оба документа одновременно, нажмите Синхронная прокрутка в группе окон на вкладке Вид. Вы также можете нажать на Посмотреть бок о бок положить две части документа рядом друг с другом.

Наконечник: Используйте Split View для отображения двух разных макетов - например, Print и Outline. Установите разделение. Затем щелкните на панели, которую вы хотите изменить, и выберите другой макет на вкладке «Вид».

Работа над версткой и дизайном

Представление отчета - это то, что заставляет кого-то читать отчет в первую очередь, и поэтому важно, чтобы ваш отчет был хорошо представлен. Если у вас есть выбор из четырех отчетов для чтения, что вы выберете?

1. Рукописный отчет.
2. Документ напечатан в черно-белом.
3. Отчет печатается на обычной бумаге формата А4 в цвете.
4. Отчет, напечатанный в цвете, с броской титульной страницей, аккуратно ограниченный и гладкий?

Вы возьмете четвертый отчет, потому что он привлечет вас к нему только благодаря внешнему виду.

Передняя крышка не единственная причина. Хорошо продуманный отчет легче читать. Также легче сканировать, когда у вас нет времени на чтение. Вот почему вам нужно потратить некоторое время на верхние и нижние колонтитулы, а также на различные стили и темы. Короче - форматирование каждого элемента в отчете.

Форматирование может показаться сложной задачей, но это забавное упражнение, которое задействует все ваши творческие мускулы. Ключевые выводы будут навыки, которые вы можете применить ко всему в Microsoft Office в будущем. И время, которое вы сэкономите со всеми советами по производительности, изученными здесь.

Microsoft Word 2016 обладает богатым набором функций. Это лишь некоторые из способов, которыми ваш дизайн отчета может выделиться среди остальных и быть профессиональным. Итак, давайте разберемся с версткой и дизайном.

В этом разделе описываются эти функции шаг за шагом:

• Начните с титульной страницы
• Составить оглавление
• Создайте свой верхний и нижний колонтитулы
• Добавить номера страниц

(Форматировать содержимое)

• Выберите правильные шрифты
• Стиль абзацев
• Разрывы контрольной страницы
• Используйте стили и темы
• Титры
• Используйте быстрые части
• Украсить границами страницы

1. Начните с титульной страницы

Первая страница - это первая точка контакта с вашим читателем. Это также ваша возможность произвести благоприятное впечатление. Не позволяйте своим недостаткам художественных навыков быть оправданием, потому что Word приступает к работе со встроенной галереей титульных страниц. Все, что вам нужно сделать, это жениться на теме доклада.

Microsoft Word 2016 предлагает вам 16 предварительно отформатированных шаблонов и еще три на Office.com.

Перейти к Вставить> Группа страниц> Титульный лист.

По умолчанию титульная страница отображается в начале документа.

Так как в продаже имеется только 16 «официальных» шаблонов, вы можете обнаружить, что все другие ваши коллеги имеют одинаковую титульную страницу. Итак, почему бы не настроить его, и сделать его немного более уникальным.

Ты сможешь создать титульную страницу (или титульную страницу) в Microsoft Word Как сделать собственную обложку в Microsoft WordСильный дизайн обложки - отличный способ стилизовать ваш документ. Мы покажем вам, как создать собственную обложку в Microsoft Word. Прочитайте больше это может быть оригинал в стеке. Сохраните его как шаблон или легко измените дизайн на лету.

2. Составить оглавление

Сканирование случайных читателей. Хорошие читатели сначала сканируют, а потом глубоко погружаются. Оглавление содержит путевые точки, которые помогают обоим. Когда это длинный и сложный документ, не лучше ли проверить участок земли перед тем, как отправиться в интересующий вас раздел?

Рассмотрите оглавление (TOC), если ваш документ содержит более 10 страниц. Сначала вы должны убедиться, что вам не нужно переставить любые страницы в вашем документе 3 способа перемещения и перестановки страниц в Microsoft WordКогда вы работаете в Word, вам придется переставлять страницы. Это может быть не интуитивно, но это не сложно с этими тремя советами здесь. Прочитайте больше перед созданием оглавления.

В Microsoft Word вам не нужно писать все содержание вручную. Есть Оглавление автоматический инструмент под Рекомендации вкладка, которая берет ваш план и разрабатывает его для вас. Кроме того, вы можете легко обновлять его, когда хотите что-то изменить.

Есть также шаблоны, которые вы можете скачать и подогнать под характер контента. Например, оглавление для диссертации будет отличаться от годового отчета компании.

У нас есть полный учебник по как создать оглавление в Word Как создать оглавление в Word и бесплатные шаблоныОглавление - это отличный способ упорядочить ваши документы и улучшить навигацию. Мы покажем вам, как создать собственное оглавление в четыре простых шага. Бесплатные шаблоны включены. Прочитайте больше .

Суть этого заключается в следующем:

Создайте схему и используйте стили заголовков для организации иерархии. Примените автоматический инструмент ТОС к стилям заголовка. Word 2016 ищет эти заголовки, а затем вставляет оглавление в документ. Затем вы можете автоматически обновить содержание, если вносите изменения в документ.

Для большего практического контроля вы также можете использовать Руководство Содержание стиль. Word вставляет заполнитель текста, и вы должны вставить и отформатировать каждый контент в списке.

3. Создайте свой верхний и нижний колонтитулы

Верхние и нижние колонтитулы важны в отчетах, поскольку основная цель заключается в предоставлении информации об отчете на каждой странице. Они являются общими областями отображения номеров страниц. Заголовок документа должен содержать заголовок отчета и, возможно, имя того, кто его создал. Название текущего раздела полезно.

Нижний колонтитул, с другой стороны, должен включать номера страниц, дату публикации и другую необходимую административную информацию. Обратите внимание, что некоторые Руководства по стилю имеют специальные рекомендации для верхних и нижних колонтитулов Как добавить сноски в стиле Чикаго в Microsoft WordСноски могут помочь вам дополнить текст дополнительной информацией. Добавить сноски в Microsoft и использовать такие стили, как Turabian, MLA, APA или Chicago, очень легко. Мы покажем вам, что вам нужно знать о сносках. Прочитайте больше .

Давайте начнем с заголовка в вашем документе и придадим ему уникальный вид.

Выбрать Вставитьзатем выберите заголовок или же нижний колонтитул из группы. Встроенная галерея показывает вам несколько вариантов, которые вы можете выбрать.

Верхний и нижний колонтитулы вставляются в ваш документ с заполнителем текста или таблицы. Инструменты верхнего и нижнего колонтитула открывается на ленте для других операций форматирования, таких как дата, время или изображение.

Введите текст, а затем выберите Закрыть верхний и нижний колонтитулы.

Вы можете начать с пустого верхнего и нижнего колонтитула. Если у вас есть навыки дизайна, используйте Инструменты верхнего и нижнего колонтитула создать свой собственный. Освойте пространство верхнего и нижнего колонтитула, если вы хотите создать собственные бланки для своей организации Вы можете использовать элементы бренда, такие как логотипы компании или организации вверху и аккуратно отформатированные сноски внизу.

Давайте попробуем и изменим один из встроенных заголовков. Я выбрал фаска из галереи.

Окончательный вид занял две минуты, чтобы соединить с простыми текстовыми эффектами и значком, полученным из галереи значков Microsoft Office.

Верхний и нижний колонтитулы на месте. Но как узнать, где вы находитесь в документе? Вставьте номера страниц в качестве следующего важного указателя.

4. Добавить номера страниц

Номера страниц выглядят лучше в нижнем колонтитуле (в отличие от верхнего колонтитула, как на рисунке выше). Вы можете добавить основной номер страницы из Вставить> Номер страницы кнопка на ленте. Вы также можете добавить его из дизайн вкладка, которая появляется при добавлении верхнего и нижнего колонтитула.

У вас есть большой контроль над номерами страниц. Выберите из широкого спектра числовых форматов и настройте их под свои нужды. В этом случае мы добавляем номер в нижний колонтитул, но вы можете поместить их сверху или даже на полях. В этом примере я поместил номер страницы внизу слева. Но я хотел бы изменить внешний вид и формат по умолчанию.

Например: использование «Страница X из XXX» обеспечивает лучший показатель для длинного документа.

Выберите номер страницы. Перейти к Вставить> Быстрые детали. В раскрывающемся меню выберите поле. Вы также можете открыть диалоговое окно «Поле» на вкладке «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».

выбирать NUMPAGES из длинного списка имен полей. Из поля справа вы можете выбрать определенный формат. Я выбрал обычный 1, 2, 3. щелчок хорошо, и номер количества страниц появится. Теперь все, что вам нужно сделать, это добавить свой текст, такой как Страница X из XXX, и изменить вид чисел с помощью обычных инструментов форматирования текста, доступных на вкладке Главная.

Теперь это выглядит так:

Создайте внешний вид любого номера страницы в своем документе, и Word автоматически обновит все остальные. Номера страниц являются наиболее распространенными элементами нижнего колонтитула, но они также могут содержать любую другую информацию, такую ​​как заголовок. Из параметров в группе «Вставка» вы можете добавить дату и время, информацию о документе, изображения и многое другое в верхний или нижний колонтитул.

Далее мы идем к форматированию контента.

Визуальное оформление вашего профессионального отчета сопровождается «украшением», которое вы применяете к контенту. Форматирование также является важным шагом для документа, который течет хорошо. Таким образом, вы должны сосредоточиться на выборе правильного шрифта, пространства абзаца и цветов.

Не волнуйся. Даже профессионалы с легкостью найдут эту часть легкой, потому что Microsoft Word поставляется с темами по умолчанию и визуальными стилями. Давайте начнем с самого основного элемента документа.

5. Выберите и стиль правильный шрифт

Твой выбор шрифта в профессиональном отчете Word Как стиль шрифтов в Microsoft Word, чтобы ваш текст выделялсяХорошо отформатированный текст может привлечь внимание вашего читателя и помочь им пролистать ваш документ. Мы покажем вам, как добавить этот последний штрих в Microsoft Word. Прочитайте больше не только определяет, как текст выделяется, но и как он печатается. Вы хотите оба для максимального воздействия.

Вы можете применить гарнитуру (то есть визуальный вид шрифта) как ко всему документу, так и к отдельным частям документа. Все варианты шрифтов доступны на вкладке Главная. Перейти к Главная> Шрифт.

В Microsoft Word 2016 по умолчанию используется шрифт Calibri. Посмотрите дальше, потому что у вас есть много других на выбор. Если вы выберете Times New Roman, вы можете считать себя ленивым, если вы выберете Windings, ну... я не думаю, что мне нужно это объяснять. Поэтому убедитесь, что вы выбрали шрифт, который легко читается и подходит для отчета. Чтобы не рисковать, выберите один из этих Профессионально выглядящие шрифты Google 10 лучших бесплатных Google шрифтов для профессиональных презентацийТипография может сделать или сломать презентацию. Вот лучшие бесплатные шрифты Google, идеально подходящие для профессиональных презентаций. Прочитайте больше ; они доступны бесплатно.

Наконечник: Баскервиль и Джорджия - хорошие альтернативы часто используемому Times New Roman

Попробуйте разные сочетания шрифтов для основного текста и заголовков (и подзаголовков). Несколько сайтов, таких как FontJoy и TypeWolf поможет вам поэкспериментировать с сочетаниями шрифтов. Ты сможешь скачать и использовать пользовательские шрифты слишком. Но помните правило большого пальца - никогда не используйте в документе более трех разных шрифтов.

Для этого дополнительного кусочка пицца, попробуйте буквица для улучшения вашего текста Как использовать буквицы для улучшения текста в Microsoft WordБуквица - это стилистическое дополнение к любому документу. Это требует внимания. Как создать буквицу в документе Microsoft Word? Давайте пройдем через простой творческий процесс. Прочитайте больше .

6. Стиль абзацев

Если вы хотите, чтобы строки были с двойным или одинарным интервалом, вам нужно изменить формат абзацев. Изменяя интервал, вы можете сделать документ легче для чтения или создать впечатление, что он длиннее и что вы вложили в него больше работы.

Чтобы изменить абзац для всего документа, лучше всего выбирать каждый блок текста; в противном случае, если вы используете заголовки в своем отчете, они тоже изменятся. Другой лучший вариант, если вы настраиваете определенный стиль, который вы используете для форматирования абзаца.

Для этого перейдите в Дом> Стили. Щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите изменить, и выберите Изменить. Нажмите на Формат> Абзац который находится в нижней части диалогового окна. Теперь измените интервал, отступ и выравнивание для абзаца. щелчок хорошо закрыть диалоги.

Когда вы хотите изменить меньшую часть документавыберите то, что вы хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выберите Пункт. Появится то же диалоговое окно, что и выше.

7. Разрывы контрольной страницы

Разрыв страницы - по самому названию - разбивает непрерывный блок текста на две страницы. Разрывы страниц являются важными структурными элементами для длинных документов. Word автоматически вставляет разрыв страницы в конце страницы. Но в длинном документе вы можете размещать разрывы страниц там, где вы хотите.

Чтобы вставить разрыв страницы вручную, нажмите Вставить> Разрыв страницы. (Сочетание клавиш: CTRL + Enter)

Разрыв страницы выглядит так, когда вы нажимаете на Показать спрятать команда в Группа параграфов.

Но что, если вы хотите сохранить несколько строк на странице или в столбце, а не разделять их из-за разрыва страницы? Макет находится под вашим контролем. Нажмите на крошечную стрелку, которую вы видите в правом нижнем углу группы Абзац.

в Абзац, нажмите Линии и разрывы страниц. Выберите из этих четырех вариантов нумерации страниц:

• Вдова / Сирота control размещает как минимум две строки абзаца вверху или внизу страницы.
• Держи рядом предотвращает разрывы между параграфами, которые вы хотите остаться вместе.
• Держите линии вместе предотвращает разрывы страниц в середине абзацев.
• Разрыв страницы перед добавляет разрыв страницы перед определенным абзацем.

Мы также показали как убрать разрывы страниц 2 способа удалить разрыв страницы в Microsoft WordРазрывы страниц являются частью хорошо разработанных документов Word. Давайте посмотрим, как их создать, а также быстро удалить их двумя способами. Прочитайте больше когда необходимо.

8. Используйте стили и темы

Стили и темы, пожалуй, два из недостаточно используемые функции в Microsoft Word 7 Недоиспользуемые функции Microsoft Word и как их использоватьВы пропускаете некоторые из самых полезных функций Microsoft Word? Это приложение имеет удивительное количество недостаточно используемых инструментов и опций. Мы раскопали семь и покажем вам, как их использовать. Прочитайте больше . Но я думаю, что вы должны использовать их при каждой возможности, чтобы сэкономить много времени.

Но в чем разница между темой и стилем? Microsoft говорит:

Темы предоставляют быстрый способ изменить общий цвет и шрифты. Если вы хотите быстро изменить форматирование текста, Word Styles являются наиболее эффективными инструментами.

Таким образом, поскольку темы управляют общим внешним видом с помощью цвета, эффектов и шрифтов - сначала начните с хорошей темы для вашего документа. потом, используйте Стили, чтобы копаться в определенных частях, для которых вы хотите изменить внешний вид.

За Темы: Перейти к дизайн Вкладка. Выберите тему из галереи. Вы можете увидеть предварительный просмотр того, на что похожа цветовая комбинация.

За Стили: Выберите часть текста, которую вы хотите изменить. Перейти к Стили группа на Дом Вкладка. Вы можете увидеть предварительный просмотр того, как они выглядят. Выберите стиль, который подходит для вашего контента. Например, выберите стиль заголовка для заголовков в вашем документе. Или особый стиль для любых цитат. Вы также можете изменить существующий стиль и создавать новые стили с нуля.

9. Титры

Каждое изображение, диаграмма или иллюстрация нуждаются в подписи, чтобы четко описать это. Это одна строка текста, обычно расположенная под графикой. Подписи также являются важной ссылкой, когда вам нужно упомянуть их в другом месте. Многие документы опускают эту маленькую деталь.

Легко добавить подпись. Щелкните правой кнопкой мыши на иллюстрации, к которой вы хотите добавить подпись. Выбрать Добавить подпись.

В диалоговом окне добавьте текст подписи и настройте остальные параметры. На подписи можно автоматически ссылаться в Word.

10. Используйте быстрые части

Профессиональные документы могут стать повторяющимися. Вот почему вы должны начать использовать Quick Parts для стандартного контента, который вы используете постоянно. Например, допустим, есть пункт договора, который вы включаете в каждый документ. Или некоторая вводная информация. Вместо повторного копирования-вставки сохраните их в качестве быстрых деталей и используйте их снова и снова.

Quick Parts также является типом структурный элемент. Вы можете увидеть галерею всех повторно используемых блоков контента в Строительный блок Организатор.

Сохраните и повторно используйте свои быстрые детали в два этапа:

1. Выберите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в галерее.
2. Перейти к Вставить> Текстовая группа> Быстрые детали> Сохранить выбор в галерее быстрых деталей. Измените имя и добавьте описание, если хотите. щелчок хорошо.

Так же легко, вы можете повторно использовать сохраненный фрагмент контента.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить выделение из галереи быстрых деталей. Перейти к Вставить> Текстовая группа> Быстрые детали. Затем щелкните предложение, фразу или другой сохраненный выбор, который вы хотите использовать повторно.

Вы увидите три другие категории в меню «Быстрые детали».

Автоматический текст: Word 2016 сохранил старый Автоматический текст характерная черта. Он работает как Quick Parts для любого блока текста, который вы часто используете. Пример: заметка, которую вы хотите использовать с каждым документом.

Свойство документа: Набор константных свойств, которые вы можете включить в каждый документ. Пример: название компании или автора.

Поля: Это предопределенные элементы, которые обновляются автоматически. Пример: дата, время, номера страниц и т. Д.

Помните, что записи для свойства документа могут иногда содержать информацию, которую вы не хотели бы передавать всем. Поэтому внимательно следите за этими полями и при необходимости удаляйте скрытые личные данные.

11. Украсить границами страницы

Границы страницы хорошо смотрятся не только на листовках и приглашениях. Если все сделано правильно, они могут добавить легкость класса в документ. Разнообразные стили линий, ширины и границы рисунков доступны в меню «Дизайн» на ленте.

Перейти к Дизайн> Границы страницы.

в Границы и затенение коробка, используйте Граница страницы вкладка для оформления вашей границы.

Настройки говорят сами за себя. Попробуйте Shadow или 3-D с правильными цветами, чтобы добавить тонкую, но элегантную границу. Стили Art с их границами клип-арта могут быть слишком яркими для профессиональных документов.

Используйте четыре угловые кнопки в предварительный просмотр окно для выбора сторон страницы для рисования границ. Нажмите эти кнопки, чтобы удалить или добавить границы, как вы хотите.

Поместите курсор на первую страницу документа, если вы хотите поместить рамку только вокруг первой страницы. Вы также можете поместить границы вокруг определенных страниц в разделе. Поместите курсор в раздел - либо на первой странице этого раздела, либо на следующей странице.

Рекомендации и сотрудничество

Отчет Word может показаться неуправляемым делом. Это похоже на организацию миллиона куч сена в аккуратные маленькие стеки. Идея состоит в том, чтобы точно знать, какой стек имеет пин-код, который вы ищете. Эти функции предназначены для облегчения.

1. Создать индекс

При написании больших документов, таких как отчет, который содержит много информации, страницы содержимого может быть недостаточно. Показатель должен появиться в конце документа с номерами страниц с ключевыми словами и информацией в отчете. Создайте индекс, чтобы помочь читателю ссылаться на нужную информацию, указав только номер страницы.

Сделайте индекс, если ваш документ содержит более 20 страниц. Microsoft Word 2016 не позволяет процессу ошеломить вас. В основном он состоит из двух частей:

• Выберите слова или информацию, которую вы хотите включить в указатель.
• Поместите указатель в нужном месте в вашем документе.

Вы можете прокрутить готовый документ и отметить слова или фразы, которые вы хотите включить в указатель, или отметить их по мере продвижения. В любом случае, выберите текст, который вы хотите использовать в качестве индексной записи, или щелкните там, где вы хотите вставить запись.

1. щелчок Рекомендации > Марк Вступление.

2. Редактировать текст в Отметить индексный вход диалоговое окно. Вы также можете добавить подпункт, который дополнительно определяет основное слово, которое вы использовали в индексе. Вы можете добавить несколько уровней, каждый из которых отображается с отступом под основной записью.

3. Под ПараметрыВы также можете создать перекрестную ссылку на другую основную запись. Читатель может использовать это для ссылки на связанную информацию в другом месте того же документа.

4. Используйте формат номера страницы, чтобы принять решение о появлении номеров страниц в индексе.

5. щелчок отметка отметить запись индекса. Чтобы отметить этот текст везде, где он отображается в документе, нажмите Пометить все.

6. Повторите процесс для всех слов и фраз, которые вы хотите включить в указатель.

Вы сейчас создали свой индекс. Вставьте его в нужном месте к концу документа.

1. Нажмите на страницу, где вы хотите вставить индекс.

2. щелчок Рекомендации> Вставить указатель.

3. Показатель диалоговое окно отображается. Здесь вы можете выбрать форматирование текстовых записей, номеров страниц, вкладок и ведущих символов.

4. Выберите внешний вид из различных форматов в списке и проверьте окно предварительного просмотра справа. Помните, что окно предварительного просмотра не показывает фактический индекс. Это просто «симуляция» того, как это будет выглядеть.

5. щелчок хорошо. Ваш индекс теперь готов.

Иногда вам может понадобиться добавить больше записей в индекс после того, как вы вставили его на страницу. Отметьте запись и перейдите к Рекомендации> Обновить индекс включить новые упоминания.

Кроме того, добавьте заголовок для индекса, потому что Word не делает это автоматически.

2. Создание библиографий

Ваш документ почти готов. Теперь вам нужно отдать должное всей другой исследовательской работе и идеям, на которые вы ссылались в своем документе. Пришло время для библиографии.

Отчет компании, возможно, не нуждается в библиографии, но академическая статья не закончена без этого. Библиография - одна из самых кропотливых работ в академическом отчете. Вы должны привести все свои цитаты в порядок, прежде чем сесть, чтобы создать библиографию. Кроме того, определитесь со стилем цитирования (обычно MLA, APA, или же Чикаго стиль) в соответствии с указаниями вашего предмета.

Не стесняйтесь воспользоваться сторонние генераторы цитирования и библиографии 5 приложений автоматического цитирования, которые облегчают написание библиографийБесплатные онлайн-инструменты для библиографии и цитирования поддерживают любой вид письма. Эти приложения также экономят ваше время благодаря автоматическим ссылкам. Прочитайте больше для построения этого раздела.

Но Microsoft Word 2016 имеет полный набор инструментов, чтобы сделать этот процесс максимально безболезненным. Итак, перейдите к тому пункту в документе, где вы хотели бы разместить библиографию. Хорошо, если у вас есть хотя бы одна цитата, но даже если вы этого не сделаете, Word 2016 позволяет использовать цитату-заполнитель и заполнять источники позже.

щелчок Рекомендации> Библиография.

Word предлагает несколько библиографических стилей, которые отличаются только названиями заголовков. Выберите подходящий стиль и вставьте цитаты из кнопки в Группа цитат и библиографии.

У библиографического инструмента есть несколько шагов к этому. Ради краткости я направлю вас к превосходному Страница справки Microsoft Office который представляет собой пошаговое руководство.

В некоторых научных статьях вас попросят создать аннотированную библиографию Как создать аннотированную библиографию в Microsoft WordАннотированная библиография является важной частью любого исследовательского документа. Давайте посмотрим, как создать его с помощью Microsoft Word. Прочитайте больше . Это более конкретная версия библиографии со списком ссылок на журналы, книги, статьи и другие документы, за которыми следует короткий абзац. Абзац является описанием источника и того, как он поддерживает вашу статью.

3. Кросс-Referencing

Вы можете использовать перекрестную ссылку, чтобы помочь читателю перемещаться по длинному документу. В любой точке документа вы можете попросить читателя сослаться на заголовок, номер страницы, изображение, диаграмму, сноску, сноску и абзац. Ссылка на перекрестную ссылку - это удобный способ связать связанную информацию вместе. Читатель просто должен нажать на ссылку, чтобы перейти к этому фрагменту информации.

Вот как вы начинаете:

1. Выберите место для перекрестной ссылки и введите текст, который сообщает читателю об этом. Например: «См. Диаграмму 3 для будущих тенденций».

2. Перейти к Вставить> Перекрестная ссылка.

3. в Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать то, на что вы хотите сослаться.

4. Варианты в Вставить ссылку на раскрывающийся список будет меняться в зависимости от вашего выбора выше.

5. в Для которого поле, пройдите выбор и сообщите Word точную информацию для ссылки.

6. Проверить Вставить как поле гиперссылки создать гиперссылку для ссылочной информации.

7. Нажмите на Вставить включить перекрестную ссылку в документ.

Помните, наше упоминание подписей? Вы можете сделать перекрестные ссылки на уравнения, рисунки, графики и таблицы, если вы использовали подписи под ними.

Word не может создать перекрестную ссылку для чего-то, что не существует. Word сообщит вам об этих ошибках, а также автоматически обновит перекрестные ссылки при изменении номера страницы или текста элемента, на который есть ссылка.

Профессиональный отчет может быть одиночной работой, или вы можете воспользоваться помощью команды для подготовки первого проекта. Скромный Комментарий является одним из наиболее недоиспользуемых инструментов документа Word. Он отображается в виде прямоугольника с разноцветным шариком на полях или в области просмотра.

Вы можете использовать комментарии в виде небольших «стикеров» или собственных заметок. Оставляйте небольшие заметки для себя на полях, когда вы пишете, редактируете и редактируете свой путь через отчет или рукопись. Будьте изобретательны - добавьте дополнительные ссылки на другие ресурсы, используйте их для подсказок и указателей, ссылки на различные части документа или создайте ссылку обратной связи для своих читателей. И когда вы завершите, вы можете легко удалить все комментарии в Word Как удалить комментарии и принять все изменения в WordЕсли вы работаете с соавторами, вы должны знать, как удалять комментарии в Word. Давайте посмотрим, как управлять комментариями в документе. Прочитайте больше .

Microsoft Word 2016 также является улучшенным инструментом для совместной работы. Комментарии играют огромную роль в распространении обратной связи в команде. Вот как работает система комментариев ...

1. Выделите текст, к которому вы хотите добавить комментарий, или щелкните в конце текстового блока.

2. Перейти к Вставить> Комментарий. Введите свой комментарий в поле. Комментарии появляются в области разметки справа. Представление «Макет печати» обычно является лучшим способом просмотра комментариев рядом с текстом.

3. Перейти к Рассмотрение вкладку и увидеть больше вариантов для комментариев. Эта вкладка также показывает все элементы управления для отслеживание изменений и комментариев в совместном документе. Используйте параметры разметки, чтобы отобразить или скрыть комментарии. Например: Без разметки скроет комментарии и область разметки справа.

Завершите свой отчет

Как только большая часть вашего отчета будет завершена и сохранена, настало время завершить ваш отчет. Когда я говорю «финализировать», я не имею в виду корректуру. Это должно быть сделано тоже. Теперь вам нужно принять меры безопасности, чтобы защитить отчет от несанкционированных изменений и плагиата.

Эти меры безопасности обеспечат дополнительный уровень подлинности вашего электронного файла, прежде чем вы передадите его.

Этот раздел будет охватывать:

• Подписи
• Вставить водяные знаки
• Сделать документ «только для чтения»
• Пароль защищает ваш документ
• Распечатайте ваш документ в PDF

1. Подписи

Вы можете добавить текстовую подпись для личного контакта с отчетом. Но простая текстовая подпись не требует никакой аутентификации. Цифровая подпись - лучший способ защитить ваш документ от несанкционированного доступа. цифровая подпись Законна ли ваша электронная подпись во всем мире?Являются ли электронные подписи действительными и законными во всем мире? Являются ли они более предпочтительными, чем рукописная подпись в безбумажном мире? Мы смотрим на то, что закон говорит во всем мире. Прочитайте больше подтверждает, что документ получен от лица, подписавшего документ, и не был подделан каким-либо образом.

Давайте создадим строку подписи в Microsoft Word 2016.

В документе поместите курсор туда, где вы хотите создать строку подписи.

1. Перейти к Вставить > Текстгруппа > Линия подписи и нажмите Линия подписи Microsoft Office.

2. Настройка подписи диалоговое окно отображается. Заполните поля, как указано. Если вы отправляете документ другому лицу для подписания, добавьте инструкции для подписывающего лица в поле, зарезервированное для него (Инструкции для подписавшего). Подписывающее лицо также может добавить указать цель подписания, если Разрешить подписывающему лицу добавлять комментарии в диалоговом окне Подписать проверено.

3. Нажмите на хорошо и документ теперь будет отображать заполнитель для подписи.

Введите подпись:

Когда вам нужно подписать документ цифровой подписью, перейдите к строке подписи и щелкните правой кнопкой мыши по ней.

Вам будет предложено подписать с цифровым идентификатором. Если у вас его нет, Microsoft скажет вам, чтобы получить его у подписчика сервисного партнера.

Если у вас нет цифрового удостоверения, вы можете просто вставить текстовое представление строки подписи. Вы можете использовать письменную подпись или изображение, которое не требует аутентификации.

2. Вставить водяные знаки

Водяной знак Microsoft Word является «поддельным», но все же полезным визуальным индикатором состояния документа. Например, вы можете использовать водяной знак с надписью «Черновики», чтобы отличать его от окончательной версии документа. Или используйте водяной знак, чтобы указать, что документ защищен авторским правом или является конфиденциальным.

Знак «Черновик» является наиболее распространенным. Но Microsoft Word дает вам несколько других водяных знаков на выбор.

1. Перейти к дизайн > Фон страницы и выбрать водяной знак. Кнопка «Водяной знак» будет доступна только в режиме «Печать».

2. Вы можете выбрать изображение или текстовый водяной знак из галереи. Доступны как горизонтальные, так и диагональные версии. Диалоговое окно предоставляет вам все параметры настройки для окончательного вида водяного знака. Попробуйте разные шрифты, макеты, размеры и цвета.

3. Вы можете ввести свой собственный текст в поле Текст, чтобы создать свой собственный водяной знак.

4. выбирать хорошо применить водяной знак к вашему документу. Word автоматически применяет водяной знак к каждой странице, кроме титульной страницы.

3. Сделать документы «только для чтения»

Профессиональный отчет по своей природе не должен редактироваться читателями. Преобразование документа в PDF является одним из способов. Но вы также можете применить еще несколько ограничений в Microsoft Word и предотвратить случайное изменение или упущение любого рода.

Есть три способа защитить документ.

Первый - сделайте ваш документ «только для чтения».

Это гарантирует, что ваш документ может быть только прочитан или скопирован. Это не помешает никому копировать файл и вносить изменения в копию.

1. Перейти к файл вкладка> Информация > Защитить документ > Отметить как финал.

2. Когда читатели открывают документ, панель сверху предложит читателям рассматривать этот документ только для чтения. Но они могут нажать «Все равно редактировать», чтобы открыть документ в режиме редактирования.

Второе - пароль защищает ваш документ.

Защитите свой документ от нежелательных изменений с помощью пароля.

1. Под Защитить документ, выбирать Зашифровать с помощью пароля. Введите пароль и нажмите хорошо.

2. в Подтвердите Пароль введите пароль еще раз и нажмите хорошо. Документ откроется, когда читателю будет предложено ввести пароль.

Microsoft использует AES (Advanced Encryption Standard), длина ключа 128 бит, SHA1 (алгоритм криптографического хеширования, который генерирует почти уникальный 160-битный ключ для замены открытого текста) и CBC (цепочку блоков шифров), чтобы хакер получил заслуженное Головная боль.

Третье - ограничить редактирование.

Эта функция управления помогает вам как автору решить, какие части документа могут редактировать другие, а какие будут заблокированы. Думайте об этом как о вышибале, который впускает VIP-персон, но в остальном закрывает дверь для простого народа.

1. Перейти к Рассмотрение > Ограничить редактирование.

2. Под Редактирование ограничений, чек об оплате Разрешить только этот тип редактирования в документеи убедитесь, что в списке написано Без изменений (только чтение).

Без изменений (только для чтения) - тип ограничения по умолчанию. Чтобы выбрать другой уровень ограничения для документа, щелкните меню и выберите «Отслеживаемые изменения», «Комментарии» или «Заполнение форм».

3. Чтобы освободить некоторые разделы от блокады редактирования, выберите разделы для редактирования без ограничений. Чтобы выбрать более одной области, нажмите CTRL при выборе области с помощью мыши.

4. Вы можете проверить Все в разделе Исключения (необязательно) на панели «Ограничить редактирование». Или нажмите Больше пользователей… И разрешать только определенным пользователям изменять разделы. Допустимые области будут отмечены квадратными скобками.

5. щелчок Да, начать принудительную защиту.

Теперь введите уникальный пароль в открывшемся окне. Вы должны напечатать это снова, чтобы подтвердить это.

Пароль не является обязательным. Но это гарантирует, что никто не может просто нажать Стоп Защита и отредактируйте документ. Если вы все еще параноик, продолжайте и зашифруйте ваш документ Microsoft Word Как защитить паролем и зашифровать файлы Microsoft OfficeНе возражаете, если кто-нибудь заглянет в ваши записные книжки OneNote или получит доступ к вашим документам Word? Если вы ответили «да», давайте покажем, как защитить файлы Office. Прочитайте больше как мы сделали во втором процессе выше.

4. Распечатать свой отчет в PDF

Формат Portable Document Format имеет много преимуществ. Не в последнюю очередь это его кроссплатформенная совместимость на всех компьютерах. Ваш документ готов, и теперь вам нужно поделиться им или отправить на печать. Многие профессиональные отчеты, например юридический документ, должны сохранять формат, как предполагалось.

Сохраните или конвертируйте копию в PDF. Microsoft Word 2016 не требует никаких сторонних надстроек.

Перейти к файл > экспорт > Создать PDF / XPS.

Помните, что ваш документ Word может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите включать в PDF. Удалите его перед публикацией в PDF. в Опубликовать в формате PDF или XPS окно, выберите Параметры. Затем выберите Документ и ясно Свойства документа. Установите любые другие параметры, которые вы хотите, и выберите хорошо.

Найдите, где вы хотите сохранить файл и нажмите на Публиковать.

Следующий шаг…

Вы близки к финишной черте. Отчет готов к передаче вашим читателям. Но осталась одна последняя работа.

Переверните страницы и убедитесь (снова), что ваш отчет удобен для чтения. Подойдите к нему глазами читателя. Вы организовали свои мысли и написали убедительно? Хорошо ли сочетается информация с графиками и иллюстрациями? Могут ли они быстро просмотреть информацию? Текст читается? Используйте показатель читаемости, чтобы измерить уровень читаемости ваших документов в качестве последнего шага.

Вы также могли заметить, что мы не раскрыли некоторые аспекты Microsoft Word. Например, Таблицы Microsoft Word 8 советов по форматированию для идеальных таблиц в Microsoft WordТаблицы Microsoft Word являются важными инструментами форматирования. Узнайте, как сделать таблицу и отформатировать ее идеально с этими простыми советами. Прочитайте больше являются важным инструментом для отображения данных. Или сила списков Как форматировать и управлять списками в Microsoft WordНезависимо от того, сколько маркированных или нумерованных списков вы создали в своей жизни с помощью Microsoft Word, я уверен, что из этого руководства вы узнаете что-то новое! Или мы что-то упустили? Прочитайте больше в управлении информацией.

Microsoft Word более четверти века, и в нем мало функций. В MakeUseOf мы рассмотрели каждый закоулок этого зверя. Поэтому воспользуйтесь нашими ресурсами, чтобы узнать больше об этом программном обеспечении бесплатно. каждый новая функция Microsoft Word 10 скрытых функций Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь прощеMicrosoft Word не был бы инструментом без его продуктивных функций. Вот несколько функций, которые могут помочь вам каждый день. Прочитайте больше научиться сделает вашу жизнь проще.

Сделайте свой отчет блеск

Как сказал автор Натаниэль Хоторн,

Легкое чтение чертовски сложно писать

Разве это не верно и для написания профессиональных отчетов? В конце концов, если есть выбор, никто не захочет его читать. Написание бизнес-отчета и его использование для общения - это две разные вещи. Microsoft Word - это всего лишь инструмент - это ваша работа.

Для некоторых альтернатив, проверьте лучшие онлайн текстовые процессоры 8 лучших бесплатных онлайн текстовых процессоровОнлайн текстовые процессоры бывают разных форм и размеров. Используйте эти выборки, чтобы выбрать инструмент для письма, который подходит именно вам. Прочитайте больше . И для получения дополнительной помощи в профессиональном письме, посмотрите на как извиниться в письме и иметь в виду это Искусство извинения: как сказать «извини» по электронной почтеИзвиниться должным образом не легко. Вот как профессионально извиниться в электронном письме, чтобы вы могли исправить свои ошибки. Прочитайте больше .

Каковы лучшие практики для написания профессиональных бизнес-отчетов? Напишите нам в комментариях.