Как автоматически отправлять ежемесячные счета с Google Sheets

Рекламное объявление

Если вы работаете из дома или ведете свой собственный бизнес, не всегда легко запомнить, что счета-фактуры были отправлены вовремя.

В этой статье вы узнаете, как написать скрипт Google (ОЧЕНЬ просто, не беспокойтесь).

Мы также покажем вам, как сделать то же самое с макросом. Макрос может легко упаковать ваш счет и отправить его по электронной почте на любой адрес электронной почты (или адреса), который вам нравится.

Шаг 1: подготовьте свой ежемесячный счет

Если вы в настоящее время не отслеживаете свои счета с помощью Google Sheets, вам действительно следует. Даже если вы никогда ничего не программировал в своей жизни 10 лучших проектов для начинающих начинающих программистовХотите научиться программированию, но не знаете с чего начать? Эти начинающие программные проекты и учебники начнут вас. Подробнее .

Google Sheets хранится в облаке, где у вас также есть сила скриптов Google 3 уверенных способа повысить свою производительность с помощью скриптов GoogleС помощью скриптов Google можно делать все виды действительно классных автоматизаций, и вам даже не нужно создавать их с нуля. Повысьте свою производительность в значительной степени.

Подробнее в ваших руках. Из-за этого Google Sheets гораздо более «подключен к Интернету», чем Excel.

Неважно, как вы отформатируете свой счет, чтобы это решение работало. Давайте возьмем несколько вещей, которые вы должны организовать перед тем, как приступить к работе со скриптом Google.

Это не сложно. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что лист текущего месяца всегда назван одинаково. В моем случае я называю это «Счет».

1-го числа месяца счет отправляется автоматически. Затем, через некоторое время, в течение первой недели, я просто переименую его в тот месяц и год.

Затем заново создайте лист «Счет-фактура» и снова начните вести журнал за текущий месяц.

Шаг 2. Создайте скрипт Google

Чтобы попасть в редактор скриптов Google из Google Sheets, просто нажмите на инструменты в меню. Затем нажмите Редактор скриптов.

Разумно переименовать имя проекта во что-нибудь, что вы вспомните позже, если вам когда-нибудь понадобится вернуться к своим сценариям и настроить его.

Далее вставьте следующий скрипт.

function myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Текущий месяц" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (имя файла); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, subject: «Вот мой счет за последний месяц!», тело: «Привет! Я приложил свой счет за этот месяц. Спасибо за работу, очень ценю это! -Ryan ', вложения: [SendBook.getBlob (). SetName (filename)]}); }

Мы покрыли функция sendEmail Как отправить электронное письмо в Google Sheet с помощью Google ScriptsУзнайте, как использовать Google Scripts для автоматизации таких инструментов повышения производительности Google, как «Листы» и «Документы», и сэкономить часы времени. Подробнее в прошлом, если вы заинтересованы в том, как это работает.

Отредактируйте нужные части этого скрипта так, чтобы он соответствовал правильному адресу электронной почты. Убедитесь, что оно использует правильное имя человека, которому вы отправляете его в теле.

Чтобы проверить, работает ли ваш скрипт, заполните текст «ToUser» своим адресом электронной почты.

Нажми на Сохранить значок диска в меню для сохранения скрипта. Затем нажмите на Играть в значок (выглядит как стрелка вправо).

Он попросит вас подтвердить авторизацию сценария для доступа к другим вашим данным Google (таким как Gmail и Sheets).

Вы можете получить предупреждение о том, что скрипт небезопасен. Это только потому, что вы пишете собственный сценарий, который Google не проверял или не разрешил для более широкого использования.

Вы можете игнорировать это предупреждение, так как вы создали скрипт и знаете, что он безопасен.

Если он работает правильно, вы должны были получить письмо, которое выглядит так:

Как видите, электронная таблица прикрепляется к электронному письму в формате PDF. Это позволяет получателям легко открывать и просматривать их, даже если они не используют Google Sheets.

Теперь нам нужно автоматизировать это, чтобы оно запускалось 1-го числа каждого месяца.

Шаг 3: Автоматизируйте ваш скрипт счета

Чтобы автоматизировать ваш сценарий, вам нужно создать так называемый «триггер».

Вернитесь к вашему Google Script, нажмите редактировать в меню и выберите Триггеры текущего проекта.

Поскольку вы еще не создали триггеры для этого проекта, это будет пустым.

Вы увидите синюю ссылку «Триггеры не настроены». Нажмите на это.

выбирать Время приводом события, установите таймер на Таймер месяцаи оставьте номер в 1.

После того, как вы нажмете Сохранить, Google Scripts будет отправлять ваш счет в формате PDF по электронной почте 1-го числа каждого месяца.

Вот и все, что нужно сделать!

Важно просто следить за тем, чтобы ваш счет обновлялся в течение месяца. Убедитесь, что он закончен и готов к работе в первый день следующего месяца.

Шаг 4. Создание макроса

Существует другой подход, не связанный с программированием, который можно использовать для выполнения того же действия, что и в приведенном выше сценарии: Google Sheets now включает в себя функцию макроса Как автоматизировать повторяющиеся задачи в Google Sheets с помощью макросовМакросы наконец-то стали доступны пользователям Google Sheets. Вам не нужно никакого ноу-хау кодирования для автоматизации повторяющихся задач в документах и ​​таблицах. Подробнее . Макросы позволяют записывать серию действий для выполнения задачи. В этом случае вы сначала создадите макрос, а затем активируете его так же, как и свой Google Script.

Во-первых, в вашем инвойсе перейдите на Инструменты> Макросыи выберите Запись макроса.

Далее просто выполните обычные шаги по отправке кому-либо листа в виде PDF-вложения.

Идти к файли нажмите Электронная почта как вложение.

Затем заполните все поля формы, чтобы объект и тело выглядели естественно.

Затем нажмите послать.

Во всплывающем окне «Запись нового макроса» нажмите Сохранить. Это завершает процесс записи макроса. Дайте макросу имя, которое вы запомните, и нажмите Сохранить опять таки.

Вы должны были увидеть тестовое электронное письмо с приложенным PDF-файлом.

Шаг 5: автоматизировать макрос

Теперь пришло время автоматизировать макрос. Вы можете запускать макросы так же, как вы запускаете Google Scripts.

Вернуться в инструменты и Редактор скриптов. Нажмите на код macros.gs.

Запишите название функции макроса. В приведенном выше примере имя функции макроса myFunction1.

Теперь иди в редактировать, и Триггеры текущего проекта.

На этот раз в раскрывающемся списке функций вы увидите функцию макроса в списке. Выберите это.

Затем просто настройте оставшуюся часть триггера, как вы сделали выше для триггера Google Script.

Установить события в Время приводом. выбирать Месяц таймер. Оставьте номер на 1.

Теперь ваш записанный макрос будет запускаться каждый месяц.

Он будет отправлять лист счета в формате PDF на любые адреса электронной почты, которые вы указали при записи макроса.

Автоматизированные листы Google могут сэкономить время

Функция триггеров в Google Sheets - действительно мощь этой автоматизации. Это позволяет вам автоматизировать все эти обычные задачи, которые вы часто делаете, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах.

Если вы только начинаете использовать Google Scripts и хотите узнать больше, мы рассмотрели другие примеры полезных скриптов Google 4 скрипта Google, которые делают Google Sheets более мощнымиGoogle Sheets отлично работает из коробки, но может быть еще более мощным, если вы используете скрипты Google Sheets для расширения его возможностей. Подробнее Вы можете попробовать прямо сейчас.