13 приемов Календаря Google для повышения вашей продуктивности

Ключевые выводы

• Установите напоминания по умолчанию для всех событий в Календаре Google, чтобы не пропустить важные встречи и повысить производительность. При необходимости добавьте несколько уведомлений.
• Интегрируйте Календарь Google с другими инструментами, чтобы оптимизировать рабочие процессы и избежать постоянного переключения между приложениями. Например, интегрируйтесь со Slack для планирования и обновления статуса.
• Получайте ежедневную рассылку по электронной почте, чтобы расставить приоритеты для важных напоминаний и встреч. Настройте это в настройках Календаря Google, чтобы никогда не пропустить уведомление.

Скорее всего, вы хотя бы раз использовали Календарь Google, независимо от того, отправил ли вам кто-то приглашение на встречу или вы просто использовали его, потому что он поставляется с вашим устройством.

Хотя Календарь Google — довольно простое приложение с точки зрения планирования, в нем имеется несколько удивительные функции и интеграции, которые могут помочь повысить вашу производительность и улучшить общее состояние эффективность. Ниже приведен список некоторых из лучших.

1. Настройка напоминаний по умолчанию

Всегда полезно устанавливать напоминания, чтобы не пропустить предстоящие события или дать себе достаточно времени для подготовки. Однако установка напоминания о каждом новом событии может оказаться довольно затруднительной задачей.

К счастью, Календарь Google позволяет автоматически создавать напоминания по умолчанию для всех ваших событий. Вот как:

1. Перейдите на домашнюю страницу Календаря Google.
2. Нажмите на значок шестеренки справа и выберите Настройки.
3. Под Настройки моих календарей, выберите календарь.
4. Выбирать Уведомления о событиях а затем выберите + Добавить уведомление.
5. Выберите желаемую продолжительность, щелкнув раскрывающееся меню.

В дальнейшем все создаваемые вами события будут автоматически иметь эти напоминания по умолчанию. Обратите внимание, что вы можете добавить более одного уведомления — скажем, вы хотите получать несколько уведомлений о своем событии.

Ежедневное управление и использование различных инструментов, как для личного, так и для рабочего использования, может оказаться утомительным: вам придется постоянно переключаться между инструментами, чтобы быть в курсе своих проектов и задач.

Многие из этих инструментов позволяют интегрировать Календарь Google, чтобы вам не приходилось вручную переносить информацию в приложение или из него в календарь. Например, Календарь Google — это довольно полезная интеграция со Slack, вы должны попробовать если вы используете приложение для обмена деловыми сообщениями. Интеграция позволяет планировать и удалять события прямо из Slack. Slack может обновлять ваш статус в соответствии с вашим расписанием! Обратите внимание: способ интеграции Календаря Google с приложением зависит от приложения.

3. Получите ежедневную повестку дня по электронной почте

Если у вас есть привычка случайно смахивать уведомления, не задумываясь о них, есть большая вероятность, что вы пропустите уведомления Календаря. А если вы отдаете предпочтение электронной почте перед другими формами общения, вот вам удобный трюк: вы можете отправить свое ежедневное расписание прямо на вашу электронную почту. Таким образом, вы не пропустите важные напоминания и встречи.

Сделать это:

1. Перейдите в Календарь Google и щелкните значок шестеренки.
2. Выбирать Настройки > Настройки моих календарей.
3. Выберите календарь, от которого вы хотите получать электронное письмо.
4. Прокрутите вниз до Другие уведомления.
5. Идти к Ежедневная повестка дня и выберите Электронная почта из раскрывающегося меню.

Ожидайте получения ежедневной электронной почты с повесткой дня каждое утро в пять утра, чтобы получить представление о том, как будет выглядеть ваш день.

4. Начните свою неделю в другой день

Независимо от того, связана ли ваша работа со сменным графиком, зарубежными заданиями с разными днями начала недели или вы просто предпочитаете нетрадиционное начало недели, Календарь Google поможет вам. Вы можете легко изменить начальный день недели в Календаре Google.

Просто зайдите в свой Календарь Google Настройки, выбирать Общий, затем прокрутите вниз до Посмотреть варианты. Нажмите Начало недели и выбрать из Суббота, Воскресенье, или Понедельник.

5. Используйте свой голос, чтобы назначить новое событие

Если ваши руки в данный момент не свободны, но вам нужно немедленно запланировать событие, вы можете использовать свой голос, чтобы создать событие, вместо того, чтобы открывать приложение «Календарь Google» и вводить все детали.

Просто скажите что-нибудь вроде: «Эй, Google, создай событие в календаре: ужин с Джейн Доу в 8 часов вечера. у Чили. Помимо записи всей информации, Google может запросить дополнительную информацию перед сохранением мероприятия.

Обратите внимание, что это невозможно, если вы используете устройство Apple. Siri не может создавать события с помощью Календаря Google. Если вы хотите, чтобы Siri добавляла события в ваш Календарь Google, вам необходимо установить его в качестве календаря по умолчанию. Сделайте это, перейдя в Настройки > Календарь > Календарь по умолчанию.

6. Вставьте свой календарь

Управлять своим графиком может быть сложно, особенно если люди хотят согласовать график с вами. Если у вас есть веб-сайт, позвольте другим людям устанавливать с вами расписание в соответствии со своими предпочтениями, встроив ваш календарь на свой веб-сайт.

7. Используйте программное обеспечение для онлайн-планирования

Совместное использование календаря может привести к тому, что вы воспользуетесь своим свободным временем. Если вы хотите лучше контролировать, когда другие могут назначать с вами встречи, стоит изучить инструменты, упрощающие онлайн-планирование, как Календли.

Когда вы регистрируетесь в Calendly, используя свой адрес Gmail, ваш календарь легко синхронизируется с вашей учетной записью Calendly. Но это не все. Эта интеграция дает множество преимуществ, таких как автоматическое планирование, обработка часовых поясов и настройка, что делает процесс бронирования более персонализированным.

8. Настройка временных блоков

Календарь Google может вам помочь достичь максимальной производительности с помощью временных блоков. Эта функция позволяет назначать определенные слоты, чтобы вы могли сосредоточиться на конкретных проектах или задачах. Это позволит вам эффективно сосредоточить свою энергию на конкретных целях, не позволяя вам откладывать дела на потом и тратить время на переключение с одной задачи на другую.

9. Автоматически отклонять события

Использование Календаря Google не только помогает вам отслеживать встречи. Вы также можете использовать его, чтобы поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Когда вы устанавливаете график работы, Календарь Google может автоматически отклонять приглашения на встречи, когда вы находитесь вне офиса или в отпуске.

Вы также можете отправить им сообщение об отсутствии на работе, сообщив, что они могут сделать в это время, например, направить их к другому коллеге, который сможет справиться с их запросами или проблемами.

10. Альтернативный часовой пояс

Работа с людьми из других часовых поясов может затруднить планирование встреч и составление расписания. Вместо того, чтобы тратить слишком много времени на консультации онлайн-конвертер часовых поясов, вы можете использовать функцию дополнительного часового пояса Календаря Google, чтобы отслеживать разницу во времени и предотвращать ошибки при планировании.

В Календаре Google нажмите Настройки > Общий > Часовой пояс. Галочка Отобразить дополнительный часовой пояс под Часовой пояс.Вы также можете добавить метки к каждому часовому поясу для дальнейшей организации.

11. Создание повторяющихся собраний

Если у вас есть встречи каждую неделю или месяц, вы можете настроить повторяющиеся встречи вместо того, чтобы каждый раз создавать события вручную. Когда вы создаете событие, выберите раскрывающееся меню с надписью Не повторяется и выберите, как часто вы хотите, чтобы событие повторялось.

12. Создайте ярлык события

Хотя создание нового мероприятия в Календаре Google займет всего несколько кликов, ярлык события пропускает большинство шагов и переносит вас прямо в окно нового события в Календаре Google.

Просто откройте браузер, введите кал.новыйи ударил Входить или вернуться. Кроме того, существует длинный список Ярлыки Календаря Google это поможет вам более эффективно ориентироваться и использовать приложение.

13. Найдите идеальное время для встреч

Поиск идеального времени — это еще одна проблема, связанная с назначением встречи или расписания. Это сложнее, чем больше людей вовлечено, и ситуация становится более запутанной, если вы добавляете в уравнение разные часовые пояса.

К счастью, в Календаре Google есть функция «Найти время», которая позволяет найти свободное время для всех членов команды. Однако для этого требуется доступ к календарям Google команды, и вы можете использовать его только через веб-приложение, а не в мобильном приложении. Эта функция позволяет вам найти общедоступное время, подходящее для всех членов команды.

Используйте свой календарь в своих интересах

Календарь Google предлагает ряд функций и интеграций, повышающих производительность. От установки напоминаний по умолчанию до управления часовыми поясами и использования голосовых команд — освоение этих приемов поможет вам максимально эффективно использовать свой календарь для эффективного управления временем.