Как уменьшить размер таблицы Excel

Таблицы Excel могут легко стать громоздкими и большими, особенно если они содержат много данных или изображений. Хотя в большинстве случаев это не является проблемой, это может затруднить эффективное управление, обмен и работу с электронной таблицей.

К счастью, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы уменьшить размер файлов Excel, не жертвуя при этом никакими данными. Здесь мы покажем вам, как это сделать.

1. Удалить ненужные листы

Слишком много неиспользуемых листов может сделать файл Excel неоправданно большим. Следовательно, вам следует начать с удаления таблиц, которые вам не нужны. Для этого откройте файл Excel, щелкните правой кнопкой мыши ненужный лист и выберите Удалить.

Аналогичным образом вы также можете рассмотреть возможность удаления ненужных диаграмм, изображений, таблиц и других элементов.

2. Удалить ненужное форматирование

Размер файла Excel также может увеличиться из-за чрезмерного форматирования ячеек, поскольку каждая отформатированная ячейка занимает дополнительное место в файле. Например, если вы

форматировать границы ячеек, она займет больше места, чем неформатированная ячейка.

Следовательно, рекомендуется удалить все ненужное форматирование из листа Excel. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте файл Excel и выберите ячейки, из которых вы хотите удалить форматирование.
2. Нажмите кнопку Дом вкладка вверху.
3. в Редактирование группу, нажмите кнопку Прозрачный кнопку и выберите Очистить форматы из появившегося меню.

3. Изменение настроек размера и качества изображения

Содержит ли ваш файл Excel изображения? В этом случае уменьшение размера и качества изображения может помочь уменьшить размер файла Excel.

Важно отметить, что уменьшение размера изображения и качество может повлиять на их внешний вид в файле Excel. Если вас это устраивает, выполните следующие действия, чтобы настроить Microsoft Excel для сохранения изображений с более низким разрешением:

1. Откройте Microsoft Excel на своем компьютере.
2. Нажмите кнопку Файл меню вверху.
3. Выбирать Параметры с левой панели.
4. В окне «Параметры Excel» выберите Передовой вкладка.
5. Прокрутите вниз до Размер и качество изображения раздел и отметьте галочкой Отменить данные редактирования вариант.
6. Очистить Не сжимайте изображения в файле флажок.
7. Нажмите раскрывающееся меню рядом с пунктом Разрешение по умолчанию выбрать разрешение 150 пикселей на дюйм или ниже.
8. Нажмите ХОРОШО чтобы сохранить изменения.

4. Сжатие изображений в таблице Excel

Если вы не хотите снижать разрешение всех изображений, Microsoft Excel также дает вам возможность сжать отдельные изображения в вашей электронной таблице. Вот как вы можете использовать его, чтобы уменьшить размер файла Excel.

1. В электронной таблице Excel выберите изображение, которое вы хотите сжать.
2. Нажмите кнопку Формат изображения вкладка.
3. в Регулировать раздел, нажмите кнопку Сжатие изображений кнопка.
4. Отметьте Применить только к этому изображению если вы хотите сжать только выбранное изображение.
5. Отметьте Удалить обрезанные области изображений вариант.
6. Под Разрешение разделе выберите предпочитаемый ppi.
7. Нажмите ХОРОШО.

Если хотите, вы можете повторить описанные выше шаги, чтобы сжать больше изображений. После этого общий размер вашего файла Excel должен существенно уменьшиться.

5. Запретить Excel сохранять сводный кэш

Сводный кэш в Excel — это место временного хранения данных, используемых в сводных таблицах. Хотя это может повысить производительность и позволить вам более эффективно работать со сводными таблицами, это также может увеличить размер вашего файла, поскольку Excel сохраняет эти данные в вашем файле.

Если ваша электронная таблица Excel содержит сводную таблицу, выполните следующие действия, чтобы запретить Excel сохранять сводный кэш вместе с файлом.

1. Откройте таблицу Excel.
2. Выберите любую ячейку сводной таблицы и нажмите кнопку Анализ сводной таблицы вкладка вверху.
3. Нажмите кнопку Параметры кнопка.
4. в Параметры сводной таблицы окно, нажмите кнопку Данные вкладка.
5. Очистить Сохранить исходные данные в файл флажок и отметьте Обновить данные при открытии файла флажок.
6. Нажмите ХОРОШО подтвердить.

После выполнения вышеуказанных шагов Excel не будет сохранять сводный кеш в вашем файле, что фактически уменьшит его размер.

6. Сохраните электронную таблицу в двоичном формате (.Xslb).

По умолчанию Microsoft Excel сохраняет файлы в формате XML, что упрощает обмен данными с другими приложениями и системами. Однако если вам нужно быстро уменьшить размер файла, вы можете сохранить таблицу Excel в двоичном формате.

Чтобы сохранить электронную таблицу Excel в двоичном формате, выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу Excel.
2. Нажмите на Файл а потом Сохранить как.
3. Выберите предпочтительное место для сохранения файла.
4. Нажмите кнопку Сохранить как тип выпадающее меню для выбора Двоичная книга Excel (*.xlsb).
5. Нажмите кнопку Сохранять кнопка.

Это сохранит ваш файл Excel в двоичном формате, который требует меньше места для хранения. Если вы хотите, чтобы Microsoft Excel всегда сохранял ваши файлы в двоичном формате, вы можете изменить формат сохранения по умолчанию в Microsoft Excel. Вот как:

1. Откройте Microsoft Excel и перейдите к Файл > Параметры.
2. Выберите Сохранять вкладка на левой боковой панели.
3. Используйте раскрывающееся меню рядом с Сохраняйте файлы в этом формате чтобы выбрать Двоичная книга Excel (*.xslb) вариант.
4. Нажмите ХОРОШО чтобы сохранить изменения.

После выполнения вышеуказанных шагов Excel сохранит все файлы в двоичном формате, если не указано иное.

7. Преобразование электронной таблицы в ZIP-файл

Если вы не хотите возиться с изменением настроек Excel, вы можете просто преобразовать электронную таблицу в ZIP-файл. Вы можете сделать это, используя встроенную функцию сжатия файлов Windows. Таким образом, вы сможете уменьшить размер файла Excel, не открывая его. Вот как вы можете это сделать.

1. Нажимать Победа + Е чтобы открыть проводник.
2. Перейдите в папку, в которой сохранен ваш файл.
3. Щелкните правой кнопкой мыши файл Excel и выберите Сжать в ZIP-файл опция из контекстного меню.

Windows сохранит сжатый файл в том же месте, что и исходный файл. Вы также можете использовать надежный сторонний инструмент сжатия файлов для этого. После сжатия вы можете поделиться своей таблицей Excel, не беспокоясь о ее размере.

С легкостью сжимайте файлы Excel

Большие файлы Excel могут быть громоздкими, медленно загружаться и их сложно передавать по электронной почте. К счастью, мириться со всем этим не нужно. Следование приведенным ниже советам поможет вам в кратчайшие сроки уменьшить размер файла Excel.