Как использовать автоматизацию Airtable для удобного управления проектами

Если вы постоянно ищете эффективный инструмент управления проектами, обратите внимание на Airtable. Платформа предлагает множество функций для превосходной визуализации данных и упрощенного редактирования. В дополнение к этому Airtable также может автоматизировать задачи, сокращая время и усилия, которые вы тратите на управление данными.

Автоматизация Airtable отлично подходит для выполнения повторяющихся задач, таких как ввод данных и обновление электронной почты. Давайте рассмотрим все типы автоматизации, которых можно достичь с помощью бесплатной версии Airtable.

Что такое автоматизация Airtable?

Воздушный стол Автоматизация — это заранее определенные последовательности или рабочие процессы, которые могут значительно повысить вашу производительность за счет автоматизация повторяющихся задач. Они снижают количество ошибок при ручных процессах, экономя при этом ваше время и усилия при выполнении повторяющихся задач.

В автоматизации Airtable есть три основных элемента:

• Курок: Это определяет событие, которое инициирует последовательность автоматизации.
• Конфигурация триггера: Это условие, при котором спусковой крючок срабатывает. Здесь вы должны определить детали таблицы и условия на уровне поля, которым должна соответствовать запись, чтобы вызвать событие.
• Действия: Это определяет действие или последовательность действий, которые должны выполняться при срабатывании автоматизации.

Когда автоматизация Airtable включена, она ищет в вашей базе события, соответствующие конфигурации триггера. Автоматизация срабатывает только при выполнении всех условий триггера.

Как создать автоматизацию на Airtable

Чтобы создать автоматизацию, необходимо настроить триггер и набор действий, которые следуют за ним. Вот как настроить автоматизацию в Airtable:

Шаг 1. Добавьте триггер

На вкладке Автоматизация нажмите кнопку Добавить триггер. Это покажет вам список триггеров, из которых вы можете выбрать. В список входят триггеры внутри вашей базы Airtable и внешние интеграции, которые могут инициировать событие, например событие, созданное в Календаре Google.

Шаг 2. Настройте триггер

После выбора триггера вы можете просмотреть и изменить свойства триггера. Здесь вы также можете изменить тип триггера.

Вы настроите событие триггера в зависимости от типа триггера. Например, если тип триггера Когда запись соответствует условиям, вам потребуется указать таблицу для мониторинга в дополнение к условиям, которым должна соответствовать запись, чтобы вызвать это событие.

Шаг 3: Добавьте действие

Далее вам нужно выбрать действие, которое вы хотите выполнить. Здесь у вас есть несколько вариантов: от создания и обновления записей до отправки электронных писем или уведомлений о внешних приложениях. Например,

Шаг 4. Настройте действие

Теперь вам нужно будет настроить действие на основе выбранного действия. Например, если действие Отправить письмо, вам нужно будет указать получателей электронного письма, тему, содержание и любые сведения, которые вы хотите включить в электронное письмо.

Шаг 5. Добавьте дополнительные условия или действия

Вы можете добавить в свою автоматизацию дополнительную логику и действия на основе предыдущих действий. Вы можете сделать это, повторяя шаги 4 и 5 по мере необходимости.

Шаг 6. Проверьте автоматизацию

Прежде чем запускать вновь созданную автоматизацию, нажмите Автоматизация тестирования чтобы проверить, правильно ли настроены триггер и действия.

Шаг 7: Включите автоматизацию

Вы можете включить автоматизацию, как только будете уверены в своей настройке. Обратите внимание: когда автоматизация Airtable включена, она не будет применяться к существующим записям, соответствующим конфигурации триггера.

Как интегрировать автоматизацию Airtable

Автоматизация Airtable не ограничивается созданием/обновлением базовых записей и отправкой электронных писем. Вы также можете интегрировать его с внешними приложениями, такими как Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google. Таблицы, электронная почта Outlook, календарь Outlook, проблемы GitHub, страницы Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio и Hootsuite.

Вот несколько примеров использования внешней интеграции автоматизации Airtable:

1. Отправляйте сообщения коллеге в Slack когда они назначены записи: Триггером этой автоматизации является Если запись соответствует условиям, и условием является то, что правопреемник записи меняется на данного пользователя. Таким образом, Airtable будет запускать Slack > Отправить сообщение действие, если присутствуют все триггеры. Вы можете настроить текст сообщения и получателей.
2. Добавьте запись в список задач, когда событие создано в Календаре Google: Здесь триггер Календарь Google > Когда событие создано, и действие Создать запись. Вы можете выбрать, куда должна поместиться новая запись, и заполнить ее данные.
3. Добавляйте выполненные задачи в Google Sheet: Триггер здесь Когда запись соответствует условиям что поле состояния записи изменилось на завершено, или запись теперь находится в отфильтрованном представлении, в котором отображаются только завершенные задачи. Действие Google Таблицы > Добавить строку. Вы можете выбрать нужный Google Sheet для обновления и поля для переноса из базы в лист.

Ограничения автоматизации Airtable

Хотя автоматизация Airtable может быть весьма удобной, она имеет некоторые ограничения. Для каждой базы Airtable вы можете иметь максимум 50 рабочих процессов автоматизации, независимо от того, активны они или неактивны. Однако вы можете обойти это, объединив несколько действий в одной автоматизации.

Каждая автоматизация Airtable может иметь до 25 действий. Это также не является большой помехой, поскольку результат одного действия может быть входом для другого в том же рабочем процессе. Кроме того, автоматизация Airtable имеет различные ограничения на запуск в зависимости от вашего плана. Сюда входят как успешные, так и неудачные запуски.

Airtable хранит историю ваших запусков автоматизации с подробной информацией о каждой выполненной автоматизации. Объем этой функции также зависит от плана вашего рабочего пространства.

В бесплатной версии Airtable вы можете только отправлять автоматические электронные письма сотрудникам внутри выбранной базы. Однако вы можете настроить это для внешних адресов электронной почты в других планах рабочей области.

Только новые изменения могут вызвать автоматизацию. Кроме того, стоит упомянуть, что интеграция с Google Документами, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center и Twilio недоступны в бесплатном плане.

Экономьте время с помощью автоматизации Airtable

Автоматизация в Airtable — это мощный способ оптимизировать процессы и сократить ручную работу. При правильной настройке рабочего процесса вы сможете каждую неделю уделять несколько часов рутинному управлению проектами.

Итак, в следующий раз, когда вы будете создавать проект, потратьте время и усилия на настройку автоматизации Airtable, чтобы вы могли расслабиться и позволить задачам решаться самим собой.