Попрощайтесь с хлопотами, связанными с ведением заметок, и поприветствуйте повышенную производительность.
Если вы отвечаете за ведение заметок о встрече и делитесь ими со своей командой, вы знаете, как сложно отслеживать все по ходу встречи. Вам необходимо сохранять организованность, записывать ключевые моменты, уточнять детали и назначать действия для участников во время участия в собрании.
К счастью, шаблон заметок о встрече в Документах Google упрощает этот процесс. Эта функция проста, но может значительно повысить продуктивность вашей встречи.
Как создавать и публиковать заметки о встречах в Документах Google
Шаблоны — это хлеб с маслом продуктивности. Вместо того, чтобы тратить драгоценное время на создание последовательной структуры ваших заметок, вы можете использовать Шаблоны Документов Google и сосредоточиться на важном. Этот шаблон получает сведения о собрании от вашего повестка дня встречи в Календаре Google— позволяя быстро делать заметки и делиться ими с коллегами.
Создавать заметки о встречах и делиться ими с помощью встроенного шаблона Google Docs довольно просто. Вот что вам нужно сделать:
- Откройте файл Документов Google.
- Тип @ в документе и выберите Встречи заметки (находится под Строительные блоки) из раскрывающегося меню.
- Появится меню со всеми событиями из вашего Календаря Google. Выберите соответствующую встречу или событие.
- Добавьте участников и начните делать заметки.
Чтобы прикрепить заметки к событию календаря, нажмите кнопку Прикреплять кнопка справа. Это позволит участникам получить доступ к заметкам встречи из своего Календаря Google.
Кроме того, вы можете отправить участникам заметки о встрече по электронной почте. Для этого нажмите кнопку значок конверта слева.
Вы также можете прикрепить к заметкам встречи любые дополнительные файлы с Диска. Для этого щелкните три точки слева и нажмите кнопку Прикрепить файлы с Диска.
Как создавать и назначать элементы действий в Документах Google
В ходе встречи ваша команда, скорее всего, согласует определенные пункты действий это необходимо завершить. Документы Google предоставляют простой способ записать эти действия и назначить их конкретным членам вашей команды, что упрощает последующие действия. Вот как вы можете это сделать:
- Перечислите задачи, которые необходимо выполнить в разделе Пункты действий.
- Дважды щелкните задачу, чтобы выделить ее.
- Нажмите кнопку Добавить комментарий и введите свой комментарий.
- В том же текстовом поле введите знак at (@), за которым следует имя человека, ответственного за задачу.
- Установите флажок в поле комментария, чтобы назначить задачу. Вы должны установить этот флажок, чтобы человек получал уведомление об элементе действия.
- Наконец, нажмите Назначать.
Преимущества использования Документов Google для заметок
Использование шаблона заметок Google Docs может повысить продуктивность вашей встречи и улучшить совместную работу. Основное преимущество использования Документов Google перед другими инструменты для заметок для встреч заключается в том, что вы будете работать в знакомом рабочем пространстве и вам не придется устанавливать что-то новое.
Вот еще несколько причин, по которым вам следует начать использовать Документы Google для записи важных заметок и действий:
1. Сотрудничество в режиме реального времени
Инструменты совместной работы Google Docs в режиме реального времени разрешить всем участникам собрания видеть обновления, назначенные задачи и завершенные элементы по мере их выполнения.
2. Улучшение подотчетности
Назначение элементов действий с флажками соответствующим членам команды обеспечивает подотчетность и может стимулировать вашу команду выполнять задачи вовремя.
3. Удаленный доступ
Поскольку Документы Google размещены в облаке, ваши заметки о встречах доступны из любого места, где есть подключение к Интернету. Члены команды могут просматривать, редактировать и отслеживать заметки и задачи независимо от их физического местонахождения.
4. Эффективность времени
Удобный интерфейс и встроенный шаблон для заметок избавят вас от необходимости систематизировать заметки во время встречи. Это позволяет вам активно участвовать в совещании, а не увязнуть в ведении заметок и организации.
Оптимизируйте заметки совещаний с помощью Google Docs
Создавать заметки о встречах с помощью Google Docs настолько просто, насколько это возможно. Эта изящная функция позволяет записывать заметки быстрее и эффективнее, чем раньше.
Более того, полная интеграция с Календарем Google гарантирует, что вы и все другие участники сможете просматривать, сотрудничать и отслеживать задачи в режиме реального времени. Используя этот шаблон, вы можете повысить производительность и улучшить сотрудничество внутри своей команды.
