Попрощайтесь с хлопотами, связанными с ведением заметок, и поприветствуйте повышенную производительность.

Если вы отвечаете за ведение заметок о встрече и делитесь ими со своей командой, вы знаете, как сложно отслеживать все по ходу встречи. Вам необходимо сохранять организованность, записывать ключевые моменты, уточнять детали и назначать действия для участников во время участия в собрании.

К счастью, шаблон заметок о встрече в Документах Google упрощает этот процесс. Эта функция проста, но может значительно повысить продуктивность вашей встречи.

Как создавать и публиковать заметки о встречах в Документах Google

Шаблоны — это хлеб с маслом продуктивности. Вместо того, чтобы тратить драгоценное время на создание последовательной структуры ваших заметок, вы можете использовать Шаблоны Документов Google и сосредоточиться на важном. Этот шаблон получает сведения о собрании от вашего повестка дня встречи в Календаре Google— позволяя быстро делать заметки и делиться ими с коллегами.

Создавать заметки о встречах и делиться ими с помощью встроенного шаблона Google Docs довольно просто. Вот что вам нужно сделать:

instagram viewer

  1. Откройте файл Документов Google.
  2. Тип @ в документе и выберите Встречи заметки (находится под Строительные блоки) из раскрывающегося меню.
  3. Появится меню со всеми событиями из вашего Календаря Google. Выберите соответствующую встречу или событие.
  4. Добавьте участников и начните делать заметки.

Чтобы прикрепить заметки к событию календаря, нажмите кнопку Прикреплять кнопка справа. Это позволит участникам получить доступ к заметкам встречи из своего Календаря Google.

Кроме того, вы можете отправить участникам заметки о встрече по электронной почте. Для этого нажмите кнопку значок конверта слева.

Вы также можете прикрепить к заметкам встречи любые дополнительные файлы с Диска. Для этого щелкните три точки слева и нажмите кнопку Прикрепить файлы с Диска.

Как создавать и назначать элементы действий в Документах Google

В ходе встречи ваша команда, скорее всего, согласует определенные пункты действий это необходимо завершить. Документы Google предоставляют простой способ записать эти действия и назначить их конкретным членам вашей команды, что упрощает последующие действия. Вот как вы можете это сделать:

  1. Перечислите задачи, которые необходимо выполнить в разделе Пункты действий.
  2. Дважды щелкните задачу, чтобы выделить ее.
  3. Нажмите кнопку Добавить комментарий и введите свой комментарий.
  4. В том же текстовом поле введите знак at (@), за которым следует имя человека, ответственного за задачу.
  5. Установите флажок в поле комментария, чтобы назначить задачу. Вы должны установить этот флажок, чтобы человек получал уведомление об элементе действия.
  6. Наконец, нажмите Назначать.

Преимущества использования Документов Google для заметок

Использование шаблона заметок Google Docs может повысить продуктивность вашей встречи и улучшить совместную работу. Основное преимущество использования Документов Google перед другими инструменты для заметок для встреч заключается в том, что вы будете работать в знакомом рабочем пространстве и вам не придется устанавливать что-то новое.

Вот еще несколько причин, по которым вам следует начать использовать Документы Google для записи важных заметок и действий:

1. Сотрудничество в режиме реального времени

Инструменты совместной работы Google Docs в режиме реального времени разрешить всем участникам собрания видеть обновления, назначенные задачи и завершенные элементы по мере их выполнения.

2. Улучшение подотчетности

Назначение элементов действий с флажками соответствующим членам команды обеспечивает подотчетность и может стимулировать вашу команду выполнять задачи вовремя.

3. Удаленный доступ

Поскольку Документы Google размещены в облаке, ваши заметки о встречах доступны из любого места, где есть подключение к Интернету. Члены команды могут просматривать, редактировать и отслеживать заметки и задачи независимо от их физического местонахождения.

4. Эффективность времени

Удобный интерфейс и встроенный шаблон для заметок избавят вас от необходимости систематизировать заметки во время встречи. Это позволяет вам активно участвовать в совещании, а не увязнуть в ведении заметок и организации.

Оптимизируйте заметки совещаний с помощью Google Docs

Создавать заметки о встречах с помощью Google Docs настолько просто, насколько это возможно. Эта изящная функция позволяет записывать заметки быстрее и эффективнее, чем раньше.

Более того, полная интеграция с Календарем Google гарантирует, что вы и все другие участники сможете просматривать, сотрудничать и отслеживать задачи в режиме реального времени. Используя этот шаблон, вы можете повысить производительность и улучшить сотрудничество внутри своей команды.