9 непрофессиональных ошибок при организации видеозвонков по работе

Многие профессионалы до сих пор недооценивают виртуальные встречи. Они практически не готовятся, поскольку эти звонки происходят через платформы видеоконференций, плюс они могут отключить камеру и микрофон.

Хотя виртуальные встречи удобнее личных встреч, они не менее важны. Плохая подготовка может привести к задержкам, затруднению сотрудничества или путанице в сообщениях. Чтобы обеспечить профессиональные и эффективные виртуальные встречи, следуйте этим советам при организации и посещении видеозвонков по работе.

1. Пренебрежение мерами безопасности

Пренебрегать мерами конфиденциальности перед тем, как приступить к видеозвонкам, связанным с работой, непрофессионально и небезопасно. Вы подвергнете свои собрания риску вторжения, когда третьи лица перехватывают случайные вызовы видеоконференции, например, взрыв в Zoom. Обратите внимание, что у злоумышленников разные мотивы. Некоторые из них — просто интернет-тролли, стремящиеся раздражать людей, а другие — опытные киберпреступники, осуществляющие кражу данных.

Лучший подход — обеспечить безопасность совещаний путем:

• Установка паролей: Установите уникальный пароль для каждого собрания — обязательно отправляйте его участникам конфиденциально.
• Включение залов ожидания: Они позволят вам проверить и подтвердить участников перед присоединением.
• Ограничение участников: Проще управлять виртуальными собраниями с ограниченным количеством участников.

Стоит прочитать о способах сохраняйте конфиденциальность при использовании платформ видеоконференций.

2. Оставляйте микрофон включенным во время собраний

Не оставляйте микрофон включенным во время видеоконференций. Он будет улавливать случайные шумы от находящихся рядом людей, ваших домашних животных и работающих приборов, которые могут отвлекать участников. В худшем случае звук с вашей стороны может заглушить голоса других.

Чтобы обеспечить четкость звука и голоса, разумно используйте функцию отключения звука. Включайте микрофон, когда говорите, отключайте звук, когда слушаете, и нажимайте на смайлы на экране, если вам нужно прервать выступающего.

Следует признать, что включение и выключение микрофона может раздражать во время длительных встреч. Но это простой, но эффективный способ проявить уважение к вкладу других и внимательность во время разговора.

3. Установка плохого фона видеовызова

Сотрудники должны найти аккуратный и профессиональный фон для виртуальных встреч — это улучшит впечатление, которое вы производите на других. Они увидят в вас организованного человека, который всегда в курсе событий. С другой стороны, беспорядочная и грязная обстановка заставляет вас выглядеть человеком, который почти не посещает онлайн-встречи или совместные мероприятия.

Конечно, это не значит, что вы должны построить библиотечные полки в своем домашнем офисе. Простая, чистая стена с минимальным количеством препятствий выглядит просто и минималистично, к тому же в ней нет отвлекающих элементов.

Но если вы работаете с ограниченным пространством, отредактируйте свой фон. Допустим, вы часто пользуетесь Zoom. Вы можете прокручивать виртуальные фоны Zoom или размывать окружение непосредственно перед началом вызова Zoom. Вы также можете узнать как создать свой собственный фон для Zoom.

4. Использование функций приватного чата для личных разговоров

Избегайте использования функции приватного чата в приложениях для видеоконференций для личных разговоров, особенно при обмене вопросами, не связанными с работой. Есть вероятность, что ваши руководители могут увидеть эти сообщения. Хотя организаторы не могут видеть частные чаты в режиме реального времени, некоторые приложения отображают их в записях собраний после звонков. Можно с уверенностью предположить, что работодатели имеют полный контроль над счетами, предоставляемыми компаниями.

Но даже если ваши менеджеры не просматривают личные разговоры вручную, оставлять пренебрежительные комментарии во время рабочих звонков неуместно. Вы можете быть оштрафованы, если кто-нибудь увидит ваши сообщения. Сосредоточьтесь на поддержании уважительной и продуктивной атмосферы — оставьте подшучивание для соответствующих каналов.

5. Посещение онлайн-встреч в неподходящих условиях

Пока модели удаленной и гибридной работы обеспечивают гибкость, вам все равно следует посещать виртуальные собрания с соответствующими настройками. Прекратите участвовать в рабочих звонках во время вождения, путешествия или еды. Вы просто отвлечете других, если будете давать бессистемные, бессмысленные ответы, когда ваше внимание разделено.

Лучший способ – рассказать о своей ситуации. Либо перенесите встречи на ближайшее свободное время, либо вообще откажитесь от участия — оба варианта более уместны, чем присоединение к ним с целью симулировать присутствие. Если у вас нет подходящего места для совершения звонков дома, вы также можете рассмотреть возможность присоединения к коворкингу. Если да, убедитесь, что вы учтите различные факторы, прежде чем выбирать коворкинг.

Перед тем, как уйти в отпуск, напишите профессиональное индивидуальное электронное письмо ООО. Убедитесь, что ваши коллеги знают, к кому обращаться со срочными запросами и сообщениями, иначе они прервут ваш перерыв.

6. Позднее присоединение к онлайн-встречам

Пунктуальность важна как для личных, так и для виртуальных встреч. Неблагоразумно приходить на вызов слишком поздно и вызывать задержки. Ты потратишь время всех на ожидание тебя.

Кроме того, большинство приложений для видеоконференций отображают оповещения, когда пользователи входят в комнату или выходят из нее, что может раздражать других. Возьмите Zoom в качестве примера. Он издает громкие пузырьковые звуки всякий раз, когда кто-то присоединяется к разговору — вы не можете просто проникнуть на встречу незамеченным. Вы можете даже прервать ход мыслей основного докладчика.

Чтобы избежать этих задержек, запланируйте напоминания в приложениях-календарях. Установите будильник так, чтобы он срабатывал за пять минут до встречи, а затем синхронизируйте его на всех своих рабочих и личных устройствах.

7. Не удалось подготовить устройство к совместному использованию экрана

Заранее подготовьте свои устройства, если вы будете использовать функцию совместного использования экрана для рабочего звонка. В идеале вам следует очистить все папки, по которым вы будете перемещаться. Скрывайте конфиденциальные файлы, личные файлы и неприемлемый контент, а также другие элементы, не связанные с работой, чтобы обеспечить удобство презентаций. Нет ничего более неловкого, чем когда ваши коллеги видят что-то личное.

Профессионалам, которые часто проводят презентации, следует попросить специальные рабочие устройства; в противном случае вы потратите время на очистку и восстановление файлов.

8. Не задумывайтесь о своей внешности

Перестаньте думать, что виртуальные встречи не требуют использования камеры. Ваши деловые партнеры или руководители могут время от времени просить вас включить камеру — вам следует позаботиться о том, как вы выглядите. Умойтесь, расчешите волосы и наденьте подходящий для работы топ. Кроме того, расположите камеру рядом с источником света, чтобы ваше лицо было четко видно.

9. Небрежное участие в непринужденном разговоре

Сотрудники часто ведут светскую беседу, ожидая, пока другие участники присоединятся к рабочим звонкам. Приятности нарушают неловкое молчание перед началом встречи. Хотя вы можете немного поднимать темы, не связанные с работой, пожалуйста, ограничьтесь комментариями, относящимися к работе. Не волнуйтесь только потому, что ваши друзья тоже на связи. Представьте, как было бы неловко, если бы к вам внезапно присоединились ваши деловые партнеры, клиенты, коллеги и руководители.

Если вы организуете звонок, включите комнату ожидания, чтобы вы могли проверять участников и предупреждать других пользователей. Прежде чем впускать авторитетных людей, убедитесь, что все собрались. При этом посетителям стоит обратить внимание на звуковые уведомления для новых участников.

Принимайте рабочие звонки как профессионал в бизнесе

Поскольку все больше компаний переходят на гибридную и удаленную работу, виртуальные встречи постепенно станут нормой. Вам следует перестать относиться к ним меньше, чем к личным встречам. Казалось бы, незначительные ошибки, такие как выключение камеры, неопрятный вид или использование неряшливого фона, считаются непрофессиональными. Ваша неподготовленность может в конечном итоге обидеть коллег.

Прежде чем приступать к видеозвонкам, создайте простой распорядок дня. Возьмите за привычку переодеваться в рабочую одежду, тестировать свои устройства и устанавливать достойные фоны.