Как избавиться от бумажного беспорядка и организовать свою жизнь в цифровом формате

Бумажный беспорядок может раздражать, особенно когда повсюду есть стопки. Независимо от того, насколько вы осторожны, бумага скапливается, и организация большого количества бумаги может быть непосильной задачей.

Тем не менее, использование экологически чистого подхода к организации бумаги и использование цифровой системы избавят ваше пространство от беспорядка и сделают его комфортным. Вот несколько шагов, которые помогут вам избавиться от бумажного беспорядка и организовать свою жизнь в цифровом виде.

1. Оцените свою текущую ситуацию

Расхламление и организация вашего пространства может быть подавляющим и напряженным процессом. Поначалу вы можете чувствовать себя неуверенно в том, как и с чего начать процесс уборки. Но если вы потратите несколько минут на то, чтобы оценить текущую ситуацию с бумажным беспорядком, прежде чем погрузиться в полное цифровое преобразование, это очень поможет.

Вы можете начать с классификации ваших документов в зависимости от того, насколько они важны. Затем определите, где у вас больше всего бумаг, например, в ящиках офиса, на столе или на книжных полках. Кроме того, определите, какие устройства хранения и ресурсы вам потребуются для цифровой организации, например бесплатное облачное хранилище, сканер изображений и мобильные приложения.

Оценка вашего пространства упрощает расхламление и позволяет спланировать эффективную стратегию оцифровки. Вы даже можете визуализировать свою цифровую систему и новое рабочее пространство, чтобы мотивировать себя на предстоящие задачи.

2. Оцифруйте существующие документы

Вы можете искать конкретный документ, но не можете его найти, потому что ваш рабочий стол завален стопками бумаг, старыми счетами, квитанциями и распечатанными электронными письмами. Оцифровка документов означает, что вам больше не нужно хранить стопки документов и счетов. Вам не придется рыться в шкафах и ящиках, чтобы найти нужные файлы.

Оцифруйте свои документы, сканируя и сохраняя их, что позволит вам получать информацию в любое время. Вы можете использовать сканер изображений или приложения для сканера на вашем iPhone и Android-смартфоне для захвата ваших документов. Затем вы можете сохранить свои сканы в формате JPG или PDF. Это позволит вам легко делиться своими файлами с другими, избавляя от необходимости составлять и отправлять документы курьером.

3. Включить выставление счетов и выписки онлайн

Представьте, что вы получаете все свои счета, квитанции и финансовые отчеты по электронной почте. Вам не нужно будет рыться в стопках квитанций и счетов-фактур в поисках нужной квитанции, а в вашем пространстве не будет бумаги.

Благодаря онлайн-биллингу и выпискам вы значительно уменьшите количество бумажного беспорядка вокруг вас. Это позволяет практиковать сохранение окружающей среды за счет снижения воздействия производства бумаги на окружающую среду.

Вы можете получать все свои счета и квитанции онлайн, что делает их легко доступными с вашего мобильного устройства или ноутбука. Онлайн-выставление счетов также помогает отслеживать историю платежей и записывать транзакции и расходы.

Кроме того, многочисленные приложения менеджера чеков и бесплатные приложения для выставления счетов предлагают такие функции, как отслеживание расходов и напоминания о платежах, которые позволяют вам оставаться в курсе и избегать пропущенных платежей.

4. Автоматизируйте цифровую подпись документов

Мир стал настолько цифровым, что вы можете легко справиться с трудностями подписания документов ручкой на бумаге. С онлайн-приложения для подписи документов, вы можете сэкономить время и устранить бумажный беспорядок, возникающий за счет печати и подписания физических копий документов.

Некоторые платформы для цифровой подписи документов также предлагают шифрование данных как мера безопасности, снижая риск подделки документов.

Внедрение практики цифровой подписи документов поможет вам развить безбумажное мышление, где вы станете более восприимчивы к использованию других методов расхламления бумаги и организации своего образа жизни в цифровом виде.

5. Храните документы в облаке

Облачное хранилище стало одним из самых инновационных в мире способов хранения и защиты конфиденциальных данных. Это отличный способ навести порядок в бумажном пространстве. Вам больше не нужно будет хранить или хранить много физических копий документов, что устраняет необходимость хранить документы в шкафах, папках и на полках.

Хранение файлов в облаке также помогает лучше управлять документами и систематизировать их. Многочисленные платформы облачных хранилищ предоставляют инструменты для простой организации, обеспечивающие легкий поиск файлов. Технология облачного хранения также предлагает высококачественные службы безопасности, которые защищают ваш документ, позволяя вам безопасно обмениваться файлами с другими.

При неправильном хранении физические документы более подвержены повреждению, потере и краже. Однако хранение ваших файлов в облаке обеспечивает их долгосрочную сохранность, защищая ваши документы от повреждений и потери.

Кроме того, облачное хранилище предлагает достаточно места для хранения любого количества документов и передачи их другим через мобильное устройство или ноутбук.

6. Установите для принтера по умолчанию значение «Двусторонний»

Двусторонняя печать включает в себя настройку принтера для автоматической печати на обеих сторонах бумаги. Это помогает уменьшить количество бумажного беспорядка в вашем пространстве.

Печать меньшего количества бумаги означает сокращение количества документов, которые вы физически храните в своих шкафах и на полках. Это также побуждает вас свести к минимуму использование бумаги и стремиться к организованной среде и образу жизни без беспорядка.

Двусторонняя печать не только помогает вдвое сократить объем бумажных беспорядков; это также позволяет сократить расходы на бумагу и способствует сохранению окружающей среды за счет сокращения количества деревьев, используемых для производства бумаги.

7. Исключите настольную бумагу / лотки для писем

Лотки для бумаги на столе часто становятся удобным местом для укладки входящих бумаг, что приводит к беспорядку бумаги. Вы можете начать организовывать свою жизнь в цифровом формате, избавившись от лотков для бумаги. Да, держать лотки для бумаги может быть заманчиво, особенно если вам нужен легкий доступ к вашим файлам.

Однако, если вы хотите иметь свободное от беспорядка и организованное рабочее пространство, вам следует выбрать цифровой подход к организации бумаги. Убрав лотки для бумаги, вы сможете быстрее обрабатывать входящие документы и управлять ими, а также поддерживать порядок на рабочем столе.

Кроме того, вы потратите меньше времени на организацию и очистку лотков для бумаги, когда храните документы и управляете ими в цифровом формате. Отказ от лотков для бумаги также поможет вам избавиться от беспорядка и подтолкнет вас к более организованному образу жизни.

Переход к безбумажному пространству

Бумага со временем накапливается во время работы — это нормально. Тем не менее, использование цифрового подхода к организации ваших документов и сохранению безбумажного пространства является более эффективным и устойчивым способом управления вашим бизнесом и жизнью.

Вы обнаружите, что оцифровка вашей бумаги помогает вам эффективно организовать свою личную и рабочую жизнь. Он также отдает приоритет важным документам, делая их легкодоступными и лучше хранящимися.