Многие из нас использовали Zoom, но мало кто знает о его наиболее эффективных функциях. С помощью этих советов вы сможете сделать Zoom максимально удобным для всех.
Ключевые выводы
- Планируйте повторяющиеся встречи с помощью одной ссылки, чтобы сэкономить время и позволить участникам планировать заранее.
- Начинайте собрания с отключенными звуками участников, чтобы не отвлекаться и обеспечить эффективное общение.
- Отключите автоматическое обновление программного обеспечения, чтобы избежать задержек во время вызовов и обеспечить актуальность приложений.
По мере того, как виртуальное рабочее место становится нормой, все больше и больше людей полагаются на Zoom для онлайн-звонков. Звонки в Zoom стали стандартом де-факто для удаленных встреч и совместной работы.
С момента своего создания Zoom постоянно вводил новые функции, которые такие пользователи, как мы, могут использовать, чтобы сделать наши встречи более эффективными. Тем не менее, несмотря на всплеск его популярности, не многие из нас знают, как наилучшим образом использовать приложение.
В этой статье давайте рассмотрим несколько советов и приемов, которые сделают ваши звонки в Zoom более эффективными.
Если у вас есть какие-либо собрания, которые происходят через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.), настройка повторяющихся собраний — идеальный способ. В повторяющихся собраниях Zoom вы можете использовать один и тот же идентификатор собрания и настройки для каждого повторения.
Планирование повторяющихся совещаний может помочь вам запланировать несколько совещаний заранее, тем самым сократив время, затрачиваемое каждый раз на создание новых. Это также позволяет участникам заранее планировать свои мероприятия, так как они могут видеть все свои предстоящие встречи, когда они подключить свой календарь к Zoom.
Вы можете запланировать повторяющиеся встречи, нажав Запланировать мероприятие в клиенте Zoom.
2. Kickstart Meetings с участниками на Mute
Отвлекающие разговоры и фоновые шумы могут легко помешать продуктивному разговору. Как организатор собрания, вы можете выбрать, чтобы все, кто присоединится к вызову, начинали без звука. Это обеспечивает тихое место, где участники могут включить звук только тогда, когда они хотят говорить.
Вы можете либо попросить всех участников включить звук для себя, когда это необходимо, либо настроить процесс предварительного утверждения для включения звука для отдельных участников.
Вы можете включить это, перейдя в Настройки > Посмотреть дополнительные настройки > Запланировать встречу, затем включение Отключить звук всех участников, когда они присоединяются к собранию.
3. Отключить автоматическое обновление программного обеспечения
Zoom часто обновляет свое программное обеспечение, чтобы исправить ошибки и добавить новые возможности, и это здорово! Но ожидание запуска обновлений, когда вам нужно ответить на звонок, может быть очень раздражающим. Чтобы избежать этой проблемы, вы можете просто отключить автоматические обновления.
После завершения собрания вы можете проверить наличие доступных обновлений и установить их. Это сокращает задержки вызовов, а также гарантирует, что вы будете получать самую последнюю версию приложения.
Чтобы отключить автоматическое обновление программного обеспечения, перейдите на Настройки > Общий и снимите флажок для Автоматически обновлять настольный клиент Zoom.
4. Контролируйте свое пространство с помощью залов ожидания
Благодаря функции «Зал ожидания» в Zoom организатор может определить, когда гость присоединяется к вызову. У вас есть возможность допускать участников по одному или допускать всех сразу из Зала ожидания.
Если вы настроили комнату ожидания для своего собрания, участники увидят экран по умолчанию, когда они присоединятся к вызову. Zoom также позволяет настраивать этот экран. Вы можете добавить логотип своей компании, некоторый текст и вступительное видео, которое участники могут посмотреть, прежде чем присоединиться.
Чтобы включить залы ожидания, перейдите к Настройки > Посмотреть дополнительные настройки > Безопасность, и включите кнопку переключения для Зал ожидания.
5. Используйте потенциал комнат отдыха
Функция комнат обсуждения Zoom настоятельно рекомендуется для встреч, которые могут потребовать участия и сотрудничества нескольких небольших групп.
Это может быть идеальным для мозгового штурма или групповых проектов. Собрание Zoom можно разделить на 50 комнат обсуждения. Организатор может автоматически или вручную назначать посетителей в комнаты обсуждения.
Чтобы включить комнаты обсуждения, перейдите на Настройки > Посмотреть дополнительные настройки > На собрании (дополнительно), и включите кнопку переключения для Комната отдыха - Комнаты.
6. Изгнать фоновый шум
Онлайн-встречи очень чувствительны к помехам из-за фонового шума. Шум от уличного движения, детский плач в другой комнате или оповещения от бытовых приборов могут легко снизить эффективность вашего звонка.
Использование функции шумоподавления в Zoom может помочь улучшить качество звука Zoom путем уменьшения фонового шума. Функция шумоподавления Zoom предлагает различные уровни шумоподавления, которые вы можете выбрать в зависимости от вашего использования.
Чтобы использовать встроенную функцию шумоподавления Zoom, перейдите на Настройки > Аудио > Подавление фонового шумаи выберите оптимальный переключатель для вашей настройки (Авто, Низкий, Средний, Высокий).
7. Получите подписи на кончиках ваших пальцев
Расшифровка совещаний становится все более и более важной на рабочих местах, которые стремятся быть доступными и инклюзивными. Стенограммы также отлично подходят для создания заметок, отчетов и других письменных материалов после встречи.
Инструменты транскрипции, такие как Выдра или встроенная функция транскрипции в Крисп, используйте ИИ для расшифровки в реальном времени, чтобы всем участникам было легко следить за встречами. Помощник по встречам Otter также может создавать контент на основе данных встречи и отвечать на запросы в чате.
Чтобы включить комнаты обсуждения, перейдите на Настройки > Посмотреть дополнительные настройки > На собрании (дополнительно), и включите кнопку переключения для Автоматические субтитры.
8. Улучшите доступность с помощью выделения мышью
Если вы делаете презентацию или демонстрацию и хотите поделиться своим экраном, убедитесь, что опция подсветки мыши включена. Зрители смогут лучше сконцентрироваться на содержимом экрана и следовать вашим инструкциям во время просмотра. использование режима фокусировки в Zoom.
Когда функция прожектора мыши включена, цветной кружок или прожектор будут визуально выделять положение и движения вашего курсора. Вы также можете использовать функцию «Исчезающее перо», чтобы отмечать и делать заметки на доске или общем экране, не беспокоясь о том, чтобы стереть или отменить свои каракули.
При совместном использовании экрана во время собрания функция прожектора доступна только на панели инструментов «Аннотации» после того, как вы начнете предоставлять общий доступ к своему экрану.
9. Расширьте возможности встречи с помощью иммерсивного просмотра
Иммерсивный вид может помочь сделайте свой опыт работы с Zoom более увлекательным. Эта функция предоставляет несколько виртуальных фонов, таких как аудитория, классная комната и кафе, где могут быть показаны все посетители.
Если участник использует настольный клиент, мобильное приложение или Zoom Room, не поддерживающие иммерсивный просмотр, он увидит других участников в представлении галереи или выступающем по умолчанию.
Функция иммерсивного просмотра доступна при нажатии на Вид в правом верхнем углу экрана собрания.
10. Мастер-совещания с помощью сочетаний клавиш
Вы можете получить гораздо больше от Zoom, если вы потратите время на изучение и использование различных доступных сочетаний клавиш. Они позволяют быстро выполнять такие действия, как отключение или включение звука, переход в полноэкранный режим, демонстрация экрана и многое другое.
Вот несколько удобных сочетаний клавиш, которые можно попробовать:
- Альт + В чтобы запустить/остановить видео
- Альт + А отключить/включить свой звук
- Альт + Ф для входа/выхода из полноэкранного режима
- Альт + шифт + я чтобы скопировать ссылку приглашения на встречу
Чтобы просмотреть все сочетания клавиш, доступные в Zoom, идти к Настройки > Горячие клавиши.
Увеличьте свой путь через онлайн-звонки
Благодаря таким потрясающим функциям Zoom является идеальным инструментом для поддержания связи в удаленной рабочей или учебной среде. Это отличный способ поддерживать связь с людьми в наш век удаленной работы и социальной изоляции. встречаетесь ли вы с коллегами, разговариваете с родственниками или устраиваете виртуальный день рождения вечеринка.
Изучите советы и функции, упомянутые выше, для более эффективных звонков в Zoom, которые произведут впечатление на ваших коллег и друзей.
