7 основных функций Excel для владельцев малого бизнеса

Excel — это мощный инструмент для управления финансами владельца малого бизнеса. Арсенал инструментов для работы с данными поможет вам сэкономить время и силы при отслеживании расходов, доходов и других финансовых данных.

Функции — это основа Excel и источник его сверхспособностей. Если вы новичок в Excel, вот некоторые важные функции, которые вы должны изучить, чтобы эффективно управлять своими финансами.

1. СУММА

СУММ — это, пожалуй, наиболее часто используемая функция в Excel, которая еще более полезна в финансах. Это позволяет вам сложить диапазон ячеек и получить общее количество.

=SUM(values)

Вы можете передавать значения непосредственно в функцию СУММ или обращаться к ним как к ячейкам и диапазонам.

Например, вы можете использовать функцию СУММ, чтобы сложить общий объем продаж каждого товара за определенный период.

=SUM(D2:D8)

В этом примере Д2: Д8 — это диапазон ячеек, содержащий значение продаж, которое вы хотите добавить. Функция СУММ принимает все значения в этом диапазоне и вычисляет общий объем продаж всех товаров.

2. СРЕДНИЙ

Функция СРЗНАЧ — еще одна полезная функция при работе с числами. СРЗНАЧ вычисляет среднее значение диапазона ячеек.

=AVERAGE(range)

Например, вы можете использовать функцию СРЗНАЧ для расчета средней цены для различных товаров.

=AVERAGE(B2:B8)

В этой формуле В2: В8 — это диапазон ячеек, содержащих цены товаров, для которых вы хотите рассчитать среднее значение. Функция СРЗНАЧ рассчитает среднее значение всех чисел в этом диапазоне и выведет среднюю цену товара.

3. СЧИТАТЬ

Функция COUNT подсчитывает количество ячеек, содержащих числовое значение.

=COUNT(range)

Вы можете использовать эту функцию, чтобы получить количество товаров, которые были проданы. Если счетчик продаж товара пуст или не является числовым, COUNT не будет его учитывать.

=COUNT(C2:C8)

В этом примере COUNT просматривает продажи в С2:С8 и возвращает количество товаров с продажами. Продукт A и продукт D не имеют продаж, поэтому COUNT их не учитывает.

Ноль также является числом, и функция COUNT включит его в свой вывод. В результате эта настройка работает только в том случае, если вы не вводите ноль для товаров без продаж и вместо этого оставляете их пустыми. Ты можешь используйте COUNTIF и COUNTIFS, чтобы указать пользовательские условия для ячеек, которые вы хотите подсчитать.

4. СЧЁТЕСЛИ

COUNTIF — это более продвинутая версия COUNT. Если COUNT подсчитывает только ячейки с числовыми значениями в них, COUNTIF подсчитывает ячейки, которые соответствуют определенному условию.

=COUNTIF(range, criteria)

В этом синтаксисе диапазон это диапазон, в котором вы хотите, чтобы СЧЁТЕСЛИ искал значения, соответствующие критерии.

Вы можете использовать СЧЁТЕСЛИ, чтобы подсчитать количество товаров, проданных на сумму, превышающую заданную.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

В этом примере COUNTIF просматривает продажи в Д2: Д8 и возвращает количество товаров, проданных на сумму не менее 600 долларов США.

5. ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ проверяет условие и возвращает значение на основе результата проверки. Вы можете установить пользовательские выходные данные для обоих результатов теста.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

В синтаксисе логическое_выражение это условие, которое вы хотите проверить. ЕСЛИ вернётся output_if_true или output_if_false, в зависимости от результатов теста. Ты можешь вложить несколько функций ЕСЛИ друг в друга указать различные условия.

Например, вы можете использовать функцию ЕСЛИ, чтобы проверить, достиг ли конкретный товар своей цели по продажам, и вернуть сообщение на основе результата.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

В этой формуле Д2 это ячейка с общим объемом продаж товара, а Е2 — это ячейка с целевым показателем продаж этого товара. Если значение в D2 больше или равно E2, функция ЕСЛИ вернет Цель достигнута. Если значение в D2 меньше, чем E2, функция ЕСЛИ вернет Цель не удалась.

Вы можете перетащить маркер автозаполнения на остальные ячейки, чтобы заполнить их. Для дополнительного акцента вы можете использовать условное форматирование в Excel для отображения результатов IF в различных стилях.

6. ВПР

Функция ВПР может найти значение в таблице и вернуть соответствующее значение в той же строке.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

В синтаксисе искомое_значение это то, что вы хотите найти, таблица_массив где вы хотите искать, и col_index_num — это номер столбца table_array, который содержит возвращаемое значение. range_lookup является необязательным аргументом, который позволяет вам решить, следует ли искать приблизительные результаты. Ввод истинный позволяет приблизительные совпадения и ввод ЛОЖЬ допускает только точные совпадения.

Например, если у вас есть таблица, содержащая названия продуктов и цены, и вы хотите отобразить цену конкретного продукта в другом месте, вы можете использовать функцию ВПР.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

В этом примере продукт A в ячейке А2 это значение, которое вы хотите найти в справочной таблице, Л2:Н8 это диапазон ячеек, который содержит таблицу, 2 это номер столбца, который содержит цены на продукты, и ЛОЖЬ говорит ВПР вернуть точное совпадение.

7. СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ объединяет несколько значений или ячеек вместе и отображает их в одной ячейке.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Синтаксис оператора CONCATENATE прост. Вы вызываете функцию и вводите значения, которые хотите объединить, через запятую.

Вы можете использовать эту функцию для объединения и суммирования данных из нескольких ячеек. Например, допустим, у вас есть электронная таблица с финансовыми данными для вашего бизнеса. Вы можете создать сводку для каждого товара, включая его тег, целевую продажу и фактическую продажу.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Не пугайтесь длины этой формулы. Все аргументы одного типа и представляют собой части полного предложения. В этой формуле СЦЕПИТЬ получает имя элемента из А2, категория из F2, количество проданных единиц из С2, а общий объем продаж от Д2. Текстовые строки соединяют значения вместе, чтобы сформировать предложение.

При работе с такими длинными формулами важно обращать внимание на запятые и кавычки. Поместите текстовые строки в кавычки и дважды проверьте, что вы закрываете каждую кавычку и ставите запятую между аргументами. Вы можете добавить пробелы или символы, такие как знак доллара, в текстовую строку до или после значения.

Развивайте свой бизнес с помощью Excel

Управление финансовыми данными и манипулирование ими необходимы для любого бизнеса; ваш не исключение. Excel является мощным инструментом для этой цели. Обладая надлежащим знанием функций и возможностей Excel, вы можете превратить Excel из устрашающего противника в дружелюбного делового партнера.

Освоив описанные здесь основные функции Excel, вы сможете эффективно управлять финансами своего малого бизнеса. Последовательная практика работы с Excel может помочь вам стать экспертом в использовании этой программы и расширить свой бизнес за его нынешние пределы.