Не знаете, как написать электронное письмо с соболезнованиями коллеге? Вот как выразить свое сочувствие вдумчиво и профессионально.
Когда коллега переживает потерю, ваша вдумчивая демонстрация поддержки может стать для него большим утешением. Но выразить свои соболезнования по электронной почте может быть довольно сложно. Вместо того, чтобы утешить их, вы можете еще больше огорчить своего коллегу, случайно сказав что-то не так.
Вот почему вы должны знать, как написать профессиональное электронное письмо с соболезнованиями на работе. Читайте дальше, чтобы узнать, что можно, а что нельзя утешать по электронной почте. Мы также включили различные шаблоны электронных писем с соболезнованиями, которые вы можете использовать, чтобы выразить свои соболезнования.
Что делать при написании электронного письма с соболезнованиями
Вот некоторые вещи, которые вы должны сделать, когда пишете электронное письмо с соболезнованиями:
Соответствующая тема
Начните письмо с соответствующей строки темы. Вы можете использовать такие фразы, как «Сожалею о вашей утрате», «Мои соболезнования», «Мои соболезнования» или «Сожалею о вашей утрате».
Цель состоит в том, чтобы написать что-то краткое и по делу, чтобы ваш коллега сразу понял цель письма. Затем они могут решить, хотят ли они открыть его или нет.
Сразу к делу
Когда дело доходит до профессиональных настроек, есть некоторые распространенные ошибки, которых следует избегать в первых строках электронной почты. Поэтому никогда не сбивайтесь с пути и не говорите о несвязанных вещах, особенно при написании профессиональных электронных писем с соболезнованиями.
Вы должны понимать, что ваш коллега скорбит, поэтому не стоит тратить его время на излишне длинные электронные письма. Перейдите прямо к делу, сказав что-то вроде: «Я слышал о вашей утрате и приношу свои глубочайшие соболезнования» или просто: «Я очень сожалею о вашей утрате».
Сделайте это персонализированным
Если вы знаете, какие отношения были у вашего коллеги с умершим, рассмотрите возможность включения этой информации, чтобы электронное письмо выглядело более персонализированным. Примером может быть: «Мне очень жаль, что твой брат скончался».
Если вы лично знаете человека, который скончался, рассмотрите возможность включения общей памяти о нем в электронное письмо с соболезнованиями. Это не только почтит их память, но и продемонстрирует вашу поддержку скорбящим.
Предложите свою поддержку
В последнем разделе письма с соболезнованиями не забудьте предложить коллеге свою поддержку. Скажите им, что вы всегда будете рядом, и они могут рассчитывать на вашу полную поддержку в это трудное время. Таким образом, ваш коллега не будет чувствовать себя одиноким в процессе скорби.
Что еще более важно, будьте готовы предложить свою поддержку, если ваш коллега действительно попросит об этом, будь то в форме быстрого звонка или личного визита. Но даже если в данный момент помощь им не нужна, ваш коллега обязательно оценит такой жест.
Затем вы можете закончить электронное письмо, используя профессиональную подпись, поскольку это один из главный этикет электронной почты сделать это. Это не только заставляет вас выглядеть более профессионально, но и помогает получателю связаться с вами, если это необходимо.
Чего следует избегать при написании электронного письма с соболезнованиями
Вот несколько вещей, которых следует избегать любой ценой при написании электронного письма с соболезнованиями в профессиональной обстановке:
Случайное приветствие
Когда дело доходит до профессиональных электронных писем, эмпирическое правило заключается в том, чтобы держаться подальше от случайных приветствий. Это особенно важно, когда речь идет о письмах с соболезнованиями.
Вместо этого вы можете использовать различные профессиональные приветствия, такие как «Приветствия», «Уважаемый господин/миссис» или простое «мистер/миссис» перед именем вашего коллеги. Вы можете использовать «Здравствуйте», если скорбящий является близким другом по работе. Но что-то более непринужденное может показаться грубым.
Принятие религиозных убеждений
Предположение о религиозных убеждениях вашего коллеги и включение религиозных соболезнований в ваше электронное письмо на основе этих предположений никогда не является хорошей идеей. Ваш коллега может счесть это неуместным или откровенно неуважительным.
Но если вы находитесь рядом с скорбящими и искренне верите, что они утешатся, если упомянете знакомое религиозное изречение, вы можете это сделать. Но убедитесь, что он краток, а слова составлены правильно.
Давать непрошеные советы и сравнивать их потери со своими
Многие люди совершают ошибку, давая непрошенный совет, выражая соболезнования. Вы должны понимать, что в случае необходимости человек сам попросит совета. Так что держитесь подальше от фраз вроде: «Попробуй занять себя чем-нибудь, чтобы не думать об этой трагедии».
Кроме того, никто не хочет, чтобы его горе обесценивалось или сравнивалось с чьим-то другим. Поэтому не проводите параллели между потерей коллег и своей собственной.
Шаблоны писем с соболезнованиями
Вот несколько шаблонов электронных писем с соболезнованиями, которые вы можете использовать, чтобы выразить свою поддержку коллеге. Вы также можете создать:
Шаблон 1:
Сюжетная линия: Мои соболезнования
Привет [имя коллеги],
Я глубоко опечален известием о вашей утрате. Я хочу выразить свои глубочайшие соболезнования. [Имя покойного] был удивительным человеком, и я с любовью вспоминаю его с того времени, когда мы познакомились [Укажите, когда вы встретили покойного].
Я хочу, чтобы вы знали, что я здесь для вас, если вам что-нибудь понадобится.
Искренне Ваш,
[Ваше имя]
читать далее
Шаблон 2:
Сюжетная линия: Я сожалею о вашей потере.
Здравствуйте [имя коллеги],
Я слышал о недавней потере в вашей семье. Примите мои глубочайшие соболезнования. Я надеюсь, что вы найдете утешение в хороших воспоминаниях, которыми вы поделились с ними. [Вставьте общее хорошее воспоминание] до сих пор остается одним из моих самых ярких воспоминаний о них, которым я очень дорожу.
Если вам что-то нужно или вы хотите с кем-то поговорить, пожалуйста, знайте, что я на расстоянии одного звонка.
Искренне,
[Ваше имя]
читать далее
Шаблон 3:
Сюжетная линия: Мои симпатии.
Уважаемый [имя коллеги],
Мне очень жаль слышать, что [имя покойного] скончался. Я надеюсь, что у вас есть вся необходимая поддержка, чтобы пережить это трудное время. Пожалуйста, обращайтесь, если вам что-то понадобится.
Искренне Ваш,
[Ваше имя]
читать далее
Профессиональные электронные письма с соболезнованиями могут укрепить рабочие отношения
Это то, что нужно и что нельзя делать при написании профессионального электронного письма с соболезнованиями, а также некоторые шаблоны, которые помогут вам. Начните свое электронное письмо с краткой темы и используйте профессиональное приветствие.
Не забудьте сделать электронное письмо коротким, выразить свои соболезнования и показать свою поддержку. Кроме того, не забудьте еще раз прочитать свое электронное письмо, прежде чем нажимать «Отправить», чтобы убедиться, что вы случайно не скажете что-то, что усугубит ситуацию.