Как выбрать правильный инструмент управления проектами

Если вы работаете над чем-то важным в небольшой команде или над личным проектом, важно быть в курсе дел и организовывать рабочий процесс. Лучший способ сделать это — инвестировать в инструмент управления проектами. Использование специализированного программного обеспечения может помочь оптимизировать рабочий процесс и организовать все движущиеся части.

Но как выбрать правильный из множества вариантов? Первым шагом является знание того, какие функции и аспекты следует искать. Сосредоточьтесь на том, что действительно важно для вас и вашей команды. Подумайте о функциональности, гибкости, интерфейсе, безопасности и поддержке.

1. Особенности и функциональность

Прежде чем искать инструмент управления проектами, вы должны выяснить функции, которые помогут вам эффективно выполнять задачи. Задайте себе несколько вопросов, прежде чем двигаться дальше. Например, вы будете работать в одиночку или в команде? Если второе, то каков размер и масштаб вашей команды? Какие инструменты вам нужны, а без чего можно обойтись?

Как правило, вам понадобятся параметры для создания задач, вех, расписаний и графиков, чтобы все были в курсе. Чем более настраиваемые и гибкие эти инструменты, тем лучше. Некоторые инструменты позволяют настраивать повторяющиеся задачи, зависимости и уведомления, чтобы обеспечить эффективное продвижение проектов.

Некоторые инструменты более универсальны, чем другие. Например, вы можете используйте ClickUp как инструмент личной продуктивности так и для небольших команд. Итак, первый шаг — это оценка потребностей вашего рабочего процесса, а затем выбор инструмента, который подходит ему лучше всего.

2. Интерфейс, который вы действительно будете использовать

Многие инструменты управления проектами очень универсальны и могут адаптироваться к различным ситуациям. Например, с Notion можно многое сделать, таких как создание заметок, создание списков дел или даже создание пользовательской CRM. Хотя это, пожалуй, один из лучших инструментов для повышения производительности, некоторые могут предпочесть что-то более простое, с чем можно быстро освоиться.

Если это так, ищите простой и интуитивно понятный дизайн, в котором легко перемещаться с помощью нескольких щелчков мыши. Функции должны быть легко доступны и не скрыты под слоями меню. Маркеры, нумерованные списки и большое количество пробелов облегчают просмотр инструкций и информации.

Приложение также должно иметь панель инструментов, которая дает краткий обзор задач, расписаний и уведомлений, чтобы помочь вам эффективно оставаться в курсе всего. Помните, что вы будете использовать этот инструмент почти каждый день, так что найдите то, что вам действительно понравится.

3. Параметры персонализации

Идеальный инструмент должен давать вам полный контроль над тем, какие функции и представления видны вам или вашей команде. Некоторым из вас может понадобиться простая канбан-доска и список задач, в то время как другие предпочитают диаграммы, графику и трекеры времени, помогающие визуализировать все эти данные. В любом случае разделы должны быть настраиваемыми и легко включаться и отключаться.

Вы также должны иметь возможность добавлять настраиваемые поля, представления и фильтры, чтобы отслеживать прогресс, который действительно имеет значение. Например, вы можете пометить определенные задачи именем клиента или уровнем приоритета. Точно так же вам может понадобиться настраиваемое представление, в котором отображаются только высокоприоритетные задачи, назначенные вашей команде.

4. Сотрудничество и общение

Сотрудничество является ключом к любому хорошему инструменту управления проектами. Вам нужно что-то, что позволит вам легко работать с членами команды и клиентами, чтобы каждый мог отслеживать прогресс и быть в курсе. Убедитесь, что вы можете добавлять пользователей и указывать их уровень доступа.

Вы должны иметь возможность добавлять администраторов, членов команды с разными разрешениями и клиентов с ограниченным доступом. Назначение задач и сроков также должно быть простым. Когда задача назначена, исполнитель должен быть немедленно предупрежден через уведомление. Помимо этого, члены команды должны иметь возможность комментировать задачи, делиться обновлениями, задавать вопросы и легко обмениваться файлами.

5. Гибкость

Хороший инструмент управления проектами — это тот, который адаптируется к вашим потребностям по мере роста объема, сложности и данных вашего проекта. Инструмент должен быть в состоянии справиться с этим увеличением данных и сложности без ущерба для производительности или совместной работы.

При дальнейшем расширении проекта вам в конечном итоге потребуется больше инструментов для обработки всех процессов. Таким образом, важно, чтобы этот инструмент хорошо интегрировался с другим программным обеспечением, таким как приложения для обмена файлами, службы электронной почты и бизнес-инструменты.

6. Мобильная доступность

Если некоторые члены вашей команды работают удаленно и не всегда имеют доступ к выделенному рабочему пространству, мобильное приложение может помочь им оставаться на связи практически из любого места. Проверьте, есть ли у инструмента специальное приложение для iOS или Android и перенесены ли функции из полной версии рабочего стола.

Как минимум, пользователи должны иметь возможность отвечать на комментарии, проверять поставленные задачи и следить за ходом проекта, используя мобильное приложение. В наши дни это не является проблемой, поскольку некоторые из лучшие инструменты управления проектами уже имеют специальные мобильные приложения, обеспечивающие продуктивную работу.

7. Безопасность и конфиденциальность данных

Хотя многие люди могут упускать из виду аспект безопасности, это важно, когда вы доверяете инструменту конфиденциальные данные, документы и информацию, связанные с проектом. Инструменты шифрования, такие как Сертификаты SSL очень важны. Это означает, что ваши данные и документы зашифрованы для предотвращения несанкционированного доступа.

Также важна двухфакторная аутентификация, требующая не только пароля, но и кода, отправленного на ваш телефон или в приложение для аутентификации. Это значительно усложняет доступ хакеров к вашей учетной записи.

Наконец, обратите внимание на инструменты резервного копирования и восстановления данных. Не исключено, что программные серверы могут выйти из строя или стать жертвой кибератак. В таких ситуациях жизненно важны регулярное автоматическое резервное копирование и план по резервному копированию и работе ваших данных.

8. Цены и планы

Многие инструменты управления проектами можно использовать бесплатно, но большинство из них имеют функции, заблокированные по подписке. Вы можете использовать определенный инструмент совершенно бесплатно, но вы получите ограниченный доступ к количеству людей, которых вы можете добавить на борт.

Убедитесь, что инструмент, который вы используете, имеет разумную цену и идеально соответствует бюджету вашего проекта. Учитывая цену, проверьте отзывы в Интернете, чтобы убедиться, что поддержка клиентов хороша. Вам нужен легкий доступ к чату, звонку или электронной почте компании в случае, если что-то пойдет не так.

Инструмент управления проектами очень важен для предприятий или людей, которые хотят построить что-то с потенциальным ростом в будущем. Это может быть не так важно для независимых фрилансеров, но все же очень помогает оптимизировать рабочий процесс и убедиться, что вы не срываете сроки.

Самое приятное то, что многие из этих инструментов представляют собой нечто большее, чем просто программное обеспечение для управления проектами. Вы можете использовать их для заметок, создания дорожных карт или даже в качестве рабочего календаря. Эта универсальная функциональность делает их очень ценными, если вы можете найти правильные варианты использования для каждой функции.