Вам надоело звучать пассивно-агрессивно в ваших цифровых коммуникациях? Вот несколько фраз, которых следует избегать, чтобы улучшить свой профессиональный имидж.
Отсутствие невербальных сигналов в онлайн-общении затрудняет передачу сообщений. Вы должны тщательно выбирать слова. Использование жаргона и сленга без учета интересов другой стороны может создать неправильное впечатление.
Вы не можете предсказать, как люди увидят вас на цифровом рабочем месте. Однако избегание этих пассивно-агрессивных выражений предотвращает риск того, что коллеги неправильно истолковают ваши сообщения.
1. "Отмеченный"
«Отмечено» — это быстрый и удобный ответ, которым люди злоупотребляют в рабочих онлайн-разговорах. Он якобы подтверждает сообщения, но по иронии судьбы его краткость подразумевает отсутствие участия. Общие ответы, состоящие из одного слова, бездумны и пренебрежительны.
Вместо того, чтобы бездумно отправлять краткие ответы, взаимодействуйте с отправителем, задавая вопросы, делая разъяснения или резюмируя его сообщение. Покажите, что вы полностью их понимаете. Ваши коллеги оценят дополнительные усилия, которые вы приложили к своим сообщениям.
2. «Я ничего от тебя не слышал»
Начинать последующие электронные письма с фразы «Я еще ничего от вас не слышал» — это просто и удобно, но звучит грубо. Реципиенты редко хорошо реагируют на вступительные слова, вызывающие чувство вины. Они могут подумать, что вы заставляете их чувствовать себя плохо из-за того, что они не обращают внимания на ваши предыдущие сообщения.
Исследовать активные, но вежливые способы попросить о последующих действиях вместо того, чтобы требовать немедленного ответа. Обратите внимание, что у ваших коллег много дел в личной и профессиональной жизни — вы должны уважать их границы.
Укажите, нужен ли вам ответ другой стороны, чтобы продолжить работу над срочным проектом. Будьте вежливы, но не ходите вокруг да около.
3. "Я думал ты знаешь"
Фраза «Я думал, вы знаете эту [тему]» звучит снисходительно и перекладывает вину на адресата. Они могут даже обидеться, в зависимости от разговора. Это означает, что вы выполнили свои обязанности, но другая сторона проигнорировала свои. Никогда не бросайте эти обвинения на цифровое рабочее место.
Лучший подход — прямо прояснить недопонимание — неважно, кто прав, а кто не прав. Работайте вместе, чтобы решить проблемы с вашими коллегами. Если у вас есть жалобы на них, используйте соответствующие каналы, а не спорьте по электронной почте.
4. "Заранее спасибо"
Сказать «заранее спасибо» не всегда звучит весело — это также может показаться манипулятивным и требовательным. Получатели могут чувствовать себя вынужденными принять ваш запрос. Эта фраза создает сфабрикованное ощущение давления, которое может вызвать дискомфорт.
Избегайте подразумевающих предположений, когда выражаете благодарность. Поблагодарите получателя за то, что он прочитал ваше сообщение и рассмотрел вашу просьбу, но не говорите так, как будто он уже согласился с вами.
Или еще лучше, ищите активных способы завершения писем. Вы можете повторить основные моменты своего сообщения, вставить тонкую фразу с призывом к действию (CTA) или указать лучший способ, которым читатели могут связаться с вами. Удалите расплывчатые, общие заключительные строки из ваших электронных писем.
5. «Отслеживание [моего босса] для справки/видимости»
Внезапное высказывание «копирует [начальника] для справки или видимости» во время сложных дискуссий означает, что вы не доверяете своим коллегам. Они подумают, что вы диссоциируете себя, перекладывая ответственность на своего босса. Это свидетельствует о низком профессионализме с вашей стороны.
Привлекайте своего босса только в случае необходимости. Поспешное упоминание о них в каждой горячей ветке сообщений разрушает вашу рабочие отношения с начальством и коллеги. Вы должны научиться сотрудничать с другими и брать на себя ответственность за свои решения.
6. «Как вы, без сомнения, знаете»
Выпады типа «Как вы, без сомнения, знаете [субъект]» во время разговора звучат высокомерно и снисходительно. Они ставят под сомнение доверие к другой стороне и высмеивают ее опыт. Произнесение этих фраз только способствует обиде на рабочем месте, сводя к минимуму вероятность будущих проектов.
Ваши коллеги больше не захотят с вами работать. Всегда используйте тактичный язык на цифровом рабочем месте. Упомяните необходимые заметки и напоминания, не заставляя получателя чувствовать себя плохо из-за того, что он их не замечает.
7. «Повторное прикрепление [файла] для вашего удобства»
Сказать «Повторно прикрепляю [файл] для вашего удобства» — это пассивно-агрессивный способ вызвать ранее отправленные документы. Несмотря на кажущуюся вежливость, в нем есть нотки беспокойства и неудобства. Эта фраза побуждает получателей ответить, потому что вы якобы старались изо всех сил загружать старые файлы.
Избегайте таких вызывающих чувство вины фраз в последующих действиях. Просто загрузите любые отсутствующие или пропущенные вложения — не обвиняйте другую сторону в игнорировании ваших сообщений.
8. «Не уверен, что вы видели мое последнее письмо»
Строка «Не знаю, видели ли вы мое последнее письмо» подразумевает, что получатель часто пропускает важные рабочие электронные письма. Он обвиняет их в халатности и требует срочных ответов. В зависимости от контекста они могут даже воспринять это как личное нападение на их трудовую этику.
Создание тем — более вежливый способ сослаться на предыдущие сообщения. Ответьте на электронное письмо или сообщение в чате, на которое вы ссылаетесь, повторите основные моменты, а затем предложите план действий. Направляйте получателей, а не просто обвиняйте и покровительствуйте им.
Оставайтесь продуктивными создание систематической процедуры управления почтовыми ящиками. Мгновенная проверка каждого письма, которое приходит к вам, снижает производительность, но задержка ответов создает узкие места в рабочем процессе.
9. «Чтобы быть уверенным, что мы на одной волне»
Фраза «чтобы убедиться, что мы на одной волне» во время жарких дискуссий может звучать снисходительно. Это не добавляет ценности аргументам и лишь провоцирует другую сторону. Они могут даже подумать о вас плохо за то, что вы небрежно бросили общие остроты вместо того, чтобы должным образом изложить свое мнение.
Стремитесь к здоровым и конструктивным дискуссиям с коллегами. Относитесь к ним как к равным, прислушивайтесь к их мнению и поправляйте их, когда это необходимо, вместо того, чтобы отвергать их идеи. В противном случае ссоры могут перерасти в горечь и обиду на рабочем месте.
10. «Если это то, что вы хотите сделать»
Слова «Если это то, что вы хотите сделать, тогда [действуйте]» подрывают ценность совместной работы на цифровом рабочем месте. Он ставит гордость выше командного роста. Эта фраза подразумевает, что вы не согласны с другой стороной, но предпочитаете, чтобы они совершали ошибки, чем тратили время на мозговой штурм. Ваши коллеги могут обидеться на вас за неуважение к ним.
Ключ к вежливому, но открытому общению — модерируемый диалог. Проводите собрания, на которых вы и ваши товарищи по команде представляете идеи, делитесь конструктивной критикой и обсуждаете различные точки зрения. Убедитесь, что в этих звонках участвует беспристрастный руководитель.
Прекратите использовать грубые, пассивно-агрессивные фразы
Осведомленность и осторожность помогут вам исправить плохие коммуникативные привычки. Прочитайте свои черновики несколько раз и продолжайте искать способы лучше формулировать сложные утверждения. Всегда учитывайте, как приходят сообщения, прежде чем отправлять их.
И помимо пассивно-агрессивных фраз, проверьте свои старые рабочие сообщения на наличие других ошибок, из-за которых вы выглядите непрофессионально. Проверьте, используете ли вы неосознанно спамные строки темы, расплывчатые формулировки и общие заключительные утверждения.